Find your match: Nicht nur bei einer Offline-Veranstaltung fragen sich Eventplaner und Organisatoren, welches Format mit welcher Veranstaltungsform am besten harmoniert. Und somit am geeignetsten zu ihrer Art von Event passt. Die Wahl ist zunächst abhängig von der angedachten Teilnehmer:innenzahl, die über die Größe des Events und folglich auch über Raum, Technik und Ausstattung entscheidet. Ähnlich präsentiert sich die digitale Welt – nur wird hier die Entscheidung auf eine virtuelle Veranstaltungsplattform ausgelegt, die andere strukturelle Herausforderungen sowie neue Anforderungen seitens der Teilnehmer:innen mit sich bringt. Bei einem digitalen Event ist die Abstimmung von Format auf Veranstaltungsform besonders wichtig. Ein eindrucksvolles, digitales Event steht und fällt mit dem Format, passend zur Veranstaltungsform, einer darauf ausgelegten, professionellen Software und den technischen Voraussetzungen, um eine reibungslose Umsetzung zu gewährleisten.

Strategisch starten, zielsicher zusammenkommen – der Fahrplan zum digitalen Eventformat

Konzept & Planung sowie Zielsetzung für die Veranstaltung

Kein Neuland für erfahrene Eventplaner – eine gut strukturierte und durchdachte Vorgehensweise für eine anstehende Veranstaltung, die bestenfalls frühzeitig und mit ausreichendem Zeitpuffer geplant wird. Doch ist das für ein digitales Event überhaupt nötig, wenn ortsunabhängig veranstaltet wird? Schließlich kann an einem Event mit wenigen Klicks teilgenommen werden. Die Antwort ist ja. Denn obwohl es so aussieht, als würde eine rein digitale Veranstaltung weniger Aufwand und Energie kosten, so stellen hier technische Struktur und Bedienbarkeit eine große Herausforderung dar. Die Umgebung sollte möglichst einfach zu bedienen sein und auf jegliches digitales Know-how ausgelegt werden. Als zeitintensiv gestaltet sich auch die Anfrage von Speakern sowie die  Akquise von Teilnehmer:innen, die passgenau für das inhaltliche Konzept der Veranstaltung ausgewählt und recherchiert werden müssen und gleichzeitig wichtig für das Ziel des Events sind. Für die Gestaltung und Ausarbeitung eines Online-Events empfehlen wir mindestens zwei Monate im voraus mit der Planung zu beginnen – dies ist natürlich individuell abhängig davon, in welcher Größe und Form die anstehende Veranstaltung umgesetzt werden soll. 

Event-Art bestimmen & Zielgruppenanalyse durchführen

Durch den digitalen Dschungel: Online sind der Gestaltung von Events kaum Grenzen gesetzt. Vielfältige Möglichkeiten und Features verleihen der Veranstaltung einen richtigen Wow-Effekt und versuchen damit bestmöglich an ein Live-Erlebnis anzudocken. Dennoch ist mehr nicht gleich besser. Die Anwendungsbereiche von digitalen Events sind extrem vielfältig, die Zusammensetzung aus Eventformat und der darauf ausgelegten Zielgruppe bestimmen den Erfolg. Um dem Format für ein digitales Event näher zu kommen, erweist sich die Festlegung auf eine Veranstaltungsform als richtungsweisend. Allgemein kann erstmal zwischen internen und externen Events unterschieden werden. Ob ein internes Teammeeting oder eine Betriebsversammlung im Unternehmen, ein externes Kundenevent mit Produktpräsentation oder eine internationale Konferenz –  sämtliche Formen bringen besondere Anforderungen und Zielgruppen mit, welche zu berücksichtigen sind. Hilfreich ist es daher, sich auf eine generelle Art festzulegen, um der Zielgruppe ein Stück näher zu kommen. Wer seine Zielgruppe vorab analysiert, deren Anforderungen erschließen und definieren kann, ist dem Ziel einen großen Schritt näher gerückt. 

Festlegung auf Teilnehmer:innenzahl

Auf die Größe kommt es an: Nach Bestimmung der Zielgruppe samt Bedürfnisse an ein Event, gilt es, die Zahl der teilnehmenden Personen festzulegen. Wie viele Personen machen für welche Art von Veranstaltung Sinn? Wie lassen sich Personen bestmöglich integrieren und mit anderen Teilnehmer:innen interagieren? Eine Konferenz bringt andere Anforderungen mit als ein kleines Meeting. Ein externes Networking Event wünscht sich viele Teilnehmer und regen Austausch während ein internes Training oder Seminar neue Inhalte für eine spezielle Zielgruppe vermittelt. Je mehr Teilnehmer:innen an einer internen oder externen Veranstaltung teilnehmen sollen, desto wichtiger wird die technische Infrastruktur – die Wahl einer professionellen, einwandfrei einsetzbaren Software und weiteren Side-Tools. Oftmals sind Softwaretools oder Lösungen für digitale Events an eine Maximalzahl von teilnehmenden Personen geknüpft, eine Beratung im Vorfeld zu den Grundvoraussetzungen könnte also hilfreich sein. 

Attention is everything: Eine höhere Teilnehmer:innenzahl geht oftmals mit einer geringeren Aufmerksamkeitsspanne einher – abhängig ist dies von den Anforderungen der teilnehmenden Personen an die Veranstaltung, von der technischen Umsetzung und davon, wie die Teilnehmer:innen in die Veranstaltung eingebunden werden. Einseitig kommunizierte Inhalte wirken auf Dauer oft ermüdend, hier ist kreativer Input, auch visuell, gefragt. 

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Grobe Ablaufstruktur & Gestaltungselemente

Ansprechend entwerfen: Abhängig von der Art des Events und der teilnehmenden Personenzahl kann es von Vorteil sein, einen groben Ablaufplan der digitalen Veranstaltung zu skizzieren. Dadurch lässt sich möglicherweise ein Eventformat schneller festlegen, sofern es noch Unsicherheiten gibt. Ein Ablaufplan ist ebenfalls sinnvoll, wenn die Teilnehmer:innenzahl hoch ist, wie beispielsweise bei einer virtuellen Messe oder externen Konferenz. Hierfür ist eine Eventstruktur mit speziellen Gestaltungselementen sinnvoll. Beispielsweise eignet sich zum Ankommen ein Rezeptions-Tool, um den Teilnehmenden einen grundsätzlichen Überblick über den Ablauf der Veranstaltung zu geben. Ob eine große Messe im digitalen Raum oder ein kleines Meeting – solch ein Tool ist hilfreich für weitestgehend jedes Eventformat. Ebenso Breakout Sessions, damit sich Teilnehmer:innen in kleinen Gruppen zum Austausch treffen können, Bühnen für zentrale Moderationen oder Vorträge von Speaker sowie zugehörige Backstage-Bereiche, die von einem ausgebildeten Technik-Team betreut werden und indem sich Vortragende austauschen und beraten können. Für virtuelle Messen eignen sich 3D-Visualisierungen in Form von Messeständen und Produktpräsentationen sowie Networking Rooms, um neue Kontakte zu knüpfen.

Generell gilt aber auch bei den vielfältig einsetzbaren Gestaltungselementen: weniger ist mehr. Die teilnehmenden Personen können sich sonst schnell überfordert fühlen. Jedes Gestaltungstool wird bestenfalls vorher genauestens gecheckt und auf Sinnhaftigkeit für die jeweilige Event-Art geprüft.

Finale Wahl des Formats

Find & get your perfect match: Mit all diesen Steps lässt sich das optimale Format zu einer Veranstaltungsform für ein digitales Event im virtuellen Raum finden und festlegen. Das Format legt den Grundstein für die Wahl einer passenden Software-Lösung, die formatabhängig unterschiedliche Anforderungen erfüllen muss. Im weiteren Schritt können zusätzliche Tools und Features ausgewählt sowie treffendes Eventmarketing betrieben werden, die das Event zu einem besonderen und gleichzeitig erfolgreichen machen. Welche neuen Tech-Formate aktuell den Markt revolutionieren, lesen Sie hier.

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