Von einem klassischen Online Team-Meeting bis hin zu einer virtuellen Konferenz sind im letzten Jahr und mit Beginn der Corona-Pandemie digitale Formate zum Trend in der Berufswelt geworden. Statt auf einen Kaffee in der Büroküche mit Kollegen oder einem Meeting mit Geschäftspartnern, haben Arbeitgeber und Arbeitnehmer sich online getroffen. Auch Messen oder Konferenzen konnten mit der richtigen  Software im virtuellen Raum umgesetzt werden – mit kreativen Features, Breakout-Sessions, Lounges zum Networken oder auch Live-Chat- und Video-Funktionen. Digitale und innovative Tech-Formate sind in kurzer Zeit zu Eventplattformen der Zukunft geworden.

Events im „New Normal”: Innovative Tech-Formate als Perspektive?

Die Anforderungen der Teilnehmer an die Eventgestaltung im „New Normal” steigen und somit etablieren sich innovative Tech-Formate. Auch wenn digitale Lösungen dem persönlichen Charakter eines reinen Offline-Events bislang nicht das Wasser reichen konnten, so sind sie mittlerweile nah dran. Und bieten der Eventbranche enormes Potenzial für die Zukunft. Doch zunächst, und auch um die Branche für die digitale Zukunft zu sortieren, hilft eine kurze Übersicht, welche unterschiedlichen Plattformen es aktuell gibt – und welche Formate sich für welche Art von Veranstaltung eignen. 

Was früher in persona easy umsetzbar war, wird heute zur Herausforderung: dem Teilnehmer einen Mehrwert bieten. Denn persönliche Atmosphäre und soziales Miteinander lassen sich virtuell bei weitem nicht so gut erzeugen wie vor Ort. Daher wird die Kommunikation von Inhalten nun umso wichtiger.

Webinar – kommunikatives Seminar im digitalen Raum

Aus Web und Seminar wird Webinar: Im digitalen Raum kommen Teilnehmer und Referenten zu einem Online-Seminar zusammen –Diskussionen, Q&A-Runden und Live-Chat inklusive. Diese Form eines digitalen Events charakterisiert sich als interaktiv, audiovisuell und lebhaft. Kommunikation miteinander ist dabei äußerst erwünscht, Präsentationen und Wortmeldungen motivieren zu einem regen Austausch untereinander, ebenso wie zu informativen Diskursen an. Die kommunikative Komponente des Webinars kann durch einsetzbare Tools wie Umfragen, Tests zum vermittelten Wissen oder auch durch Call-to-Action-Formate unterstützt werden. Als sogenannte Call-to-Action-Buttons dienen beispielsweise Hinweise zu Anmeldungen für den Newsletter oder zum nächsten Webinar. Webinare können online über eine bestimmte Software durchgeführt werden, die Teilnehmerzahl ist dabei meistens unbegrenzt. Eine kleine Austauschrunde mit wenigen Personen entwickelt sich also auch mal schnell zu einer Großveranstaltung. Dennoch fungiert jedes Webinar als einzelnes Event mit inhaltlichen Schwerpunkten und erfordert eine Anmeldung im Vorfeld. So erfolgt eine konkrete Abgrenzung zu einer Webkonferenz, da sich Teilnehmer bewusst und aus persönlichem Interesse anmelden. Software Tools für Webinar-Formate ermöglichen eine Aufnahme der Veranstaltung, sodass verhinderte Teilnehmer sich auch nach dem Event Inhalte aneignen können.

Webcast – Streaming als „One Way Show”

Aus Web und Broadcast wird Webcast: Im Unterschied zu einem Webinar kennzeichnet sich ein Webcast durch einen audiovisuellen Beitrag – eine Sendung, die extra für das Netz produziert und infolgedessen live oder online per Streaming ausgestrahlt wird. Bestimmte Inhalte werden einseitig an ein Publikum ausgestrahlt. Daher ist die Interaktion mit Teilnehmern der Veranstaltung bei diesem Format begrenzt oder gar nicht vorhanden. Ein gutes Beispiel für ein Webcast ist die Übertragung einer Pressekonferenz zu einem vorab geplanten, fixen Termin. Meistens werden solche Events aufgezeichnet und können anschließend on-demand ausgestrahlt werden. Bei diesem Format steht vor allem die Wissensvermittlung im Vordergrund, weniger der gemeinsame Austausch zwischen Speaker und Teilnehmer.

Virtuelle Konferenz – flexibel, ressourcensparend & klimafair

Unabhängig von Zeit und Ort, dazu ressourcensparend und stressfrei in der Planung und Umsetzung: Virtuelle Konferenzen bieten die Möglichkeit im digitalen Raum mit vielen Menschen gleichzeitig zusammen zu kommen – ohne aufwändiges Hygienekonzept und der Gefahr einer Ansteckung mit dem Coronavirus. Es bedarf ausschließlich einer einwandfrei funktionierenden Technik einer professionellen Software, bestenfalls mit vielfältigen Elementen zur Organisation einer Konferenz. Dazu zählen beispielsweise Features wie Chats, moderierte Räume für kleinere Teilnehmergruppen, Lounges zum Austausch oder auch Umfrage-Buttons, 3D-Visualierungsoptionen und die Möglichkeit, Feedback zu geben. Virtuelle Konferenzen oder auch „visuelle Meetings” charakterisieren sich vorrangig durch Interaktionen und Austausch der Teilnehmer – so wie es sonst auch auf einer realen Konferenz ablaufen würde. Zudem treffen diese Formate den modernen Kommunikations-Zeitgeist. Zeit und Geld werden eingespart, da keine Anreise- oder Übernachtungskosten für Teilnehmer entstehen. Innovative Tech-Formate wie virtuelle Konferenzen wirken daher umweltschonend, da sich der CO2-Ausstoß verringert.

Virtuelle Messe – von zuhause mittendrin statt nur dabei

Virtuell Erlebbarkeit vermitteln und Kontakte knüpfen – die obersten Ziele einer jeden Messe gelten ebenfalls für den digitalen Eventraum. Dort eine erfolgreiche Messe zu veranstalten wirkt bei weitem erstmal schwieriger als in einer realen Location. Auch wenn ein großer Planungsaufwand aufgrund von zeitlicher und örtlicher Unabhängigkeit wegfällt, müssen sich Veranstalter im Vorfeld intensive Gedanken machen, wie sie den Teilnehmern ein optimales Erlebnis schaffen. Denn die Ansprüche sind meistens sehr hoch. Besucher möchten wie auf einer Offline-Messe verschiedene Anbieter vergleichen und einen Marktüberblick über ihr Segment erhalten. Zudem wünschen sie sich, Partner und Produkte erleben zu können sowie neue Kontakte zu finden und in einen kommunikativen Austausch zu treten. All diese Ansprüche können mittels hochwertiger und professioneller Technik auch im virtuellen Raum umgesetzt werden, beispielsweise mit Live-Sessions, Augmented Reality, 3D-Produktinteraktionen oder auch hybriden Features. Kommunikations-Features wie Chats, Lounges und individuelle Meetingräume zum Networken charakterisieren ebenfalls wichtige Elemente einer virtuellen Messe. Denn Geselligkeit, Unterhaltung und Wissensaustausch dürfen auch bei diesem innovativen Format nicht zu kurz kommen.

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Vorteile digitale & virtuelle Events

  • Dezentral: ortsunabhängig und daher weniger Planungs- und Kostenaufwand
  • direkter Live-Austausch und Kundenberatung
  • minimaler Einsatz von Ressourcen, z.B. für Eventmarketing
  • Dauer der Veranstaltung flexibel
  • Kreativ gestaltbar durch Kombination verschiedener virtueller Elemente
  • moderne und innovative Infrastruktur: kaum technischer Aufwand
  • Ausgeglichenheit Kosten – Einsatz