Neues Jahr, neue Vorsätze: mit frischer Motivation und Energie lassen sich nicht nur privat, sondern auch beruflich Pläne und Zielsetzungen für das bevorstehende Arbeitsjahr festlegen. Dabei muss das Blatt grundsätzlich nicht neu erfunden werden, denn oft ist es leichter, mit kleinen, aber effektiven Maßnahmen, elementare Workflows zu optimieren. Dadurch kann der Arbeitsalltag schnell entspannter und zufriedener ablaufen. Vor allem in der Event- und Veranstaltungsbranche geht es oft hektisch zu, sowohl aus Sicht von Eventplanenden als auch aus der Perspektive von Location-Betreiber:innen. Daher helfen oft schon minimale Änderungen, um Locations clever zu vermarkten.
Event Anfragen bearbeiten, Event Wünsche umsetzen sowie generell als Eventdienstleister fungieren, Location in Stand halten und technische Standards auf ein professionell hohes Level bringen sind einige der zentralen Arbeitsfelder und Herausforderungen von Locations. Die Pandemie hat vieles auf den Kopf gestellt, aber auch gezeigt, wie wichtig digitale Organisations- und Planungsprozesse sind – um den Überblick zu behalten und um als attraktiver Location-Anbieter auf dem Markt ganz oben wahrgenommen zu werden. Wie Sie schon jetzt mit wenig Aufwand Ihr Daily Location Business optimieren und digitalisieren können, schlüsseln wir hier auf.
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Tipps für die Vermarktung von Locations
Ready for 2022? Auch wenn der Blick in die kommenden Wochen und Monate noch von Ungewissheit geplagt ist, können zentrale Funktionen im täglichen Arbeitsablauf schon jetzt digitalisiert und verbessert werden. Damit es beim großen Buchungsschwung, der garantiert kommen wird, an keinen Abläufen hakt.
„Im Vergleich zu Pre-Covid, Oktober 2019, konnten wir in Oktober 2021 eine Steigerung der Event-Anfragen um 4,8 Prozent feststellen – ein gutes Zeichen.”
Event Inc Group CEO Dr. Paul Philipp Hermann
„Es ist wichtig, schnell und pragmatisch zu sein. Vor allem in diesen Monaten und zukünftigen Jahren des digitalen Zeitalters”, so Paul Hermann, „wir sehen schon jetzt, dass die Anfragen für Live-Veranstaltungen ab Frühjahr 2022 zunehmen und sich die Unternehmen wieder mit ihren Business-Partnern persönlich treffen wollen. Daher empfehlen wir Locations, jetzt folgende Faktoren gegen zu checken und wenn nötig, zu optimieren.”
Kerngeschäft fokussieren
In schnelllebigen Zeiten mit permanenten Veränderungen und einer rasanten digitalen Transformation in allen Lebensbereichen, ist es noch wichtiger geworden, sich auf die zentralen ToDo’s im Business zu konzentrieren. Dazu gehört im Wesentlichen, die Location für Events zu verkaufen und den Kund:innen im Anschluss ein großartiges Event vor Ort zu organisieren. Ein weiterer wichtiger Punkt ist die digitale Vermarktung der Eventlocation. Da die digitale Sichtbarkeit ein ausschlaggebender Faktor dafür ist, überhaupt erst Aufmerksamkeit und Anfragen zu generieren, empfehlen wir von der Event Inc Group hier aus dem Vollen zu schöpfen und das Vorgehen an Expert:innen abzugeben.
Hochwertiges Foto- oder Videomaterial
Der erste Eindruck zählt – und den ersten Touchpoint, den interessierte Kund:innen mit Ihrer Location haben, sind Fotos oder Videos Ihrer Location. Diese sollten hochwertig sein und die Location authentisch vermarkten. Auch wenn verschiedene Anlässe buchbar sind, wie beispielsweise Tagung und Hochzeit, ist es vorteilhaft, beide Kulissen bildlich oder im Video darzustellen. Damit liefern Sie dem Kunden unmittelbar Anreize, sich weitere Informationen zu Ihrer Location einzuholen.
Angebotserstellung optimieren
Ein Berg an Anfragen und viele unterschiedliche Angebote, die verschickt werden müssen: Eine Pre-Covid Studie, die Event Inc Group mit mehr als 2700 gelisteten Locations durchführte, ergab, dass es teilweise bis zu 10 Arbeitstage braucht, den Kund:innen ein Angebot zu ihrer Anfrage zu übermitteln. 10 Tage in einer Zeit, in der Einkäufe innerhalb von 10 Minuten nachhause geliefert werden, ist definitiv nicht effizient. „Die Kund:innen wünschen in der Regel eine Antwort innerhalb von 2 Stunden”, erläutert Gregor Meyenberg, Head of Product bei Event Inc Group. „Nach 10 Tagen braucht man kein Angebot mehr abgeben, denn dann hat sich der Kunde bereits woanders umgesehen”.
Von ihrer grundsätzlichen Struktur her, sind Angebote für eine Weihnachtsfeier oder Tagung ohne ihre Extras immer ähnlich. Die Eckdaten einer Location sind als Basis identisch und relativ einfach zu definieren. Nun muss daraus eine Formel gebildet werden und schon hat man eine automatisierte Vorlage, die als Grundlage dient. „Professionelle Locations arbeiten heutzutage so, um sich einen Zeitvorteil zu verschaffen. Weitere Extras können mit den Kund:innen dann immer noch on top verhandelt werden”, so Gregor Meyenberg weiter.
Mit einem Angebotsgenerator, wie Event Inc Group ihn seit einigen Wochen anbietet, lassen sich vorab erstellte Angebotsvorlagen und Preisübersichten auf Knopfdruck versenden. Die Grafik zeigt, wie sich einheitliche Angebote mit klar definierten Posten positiv auf den weiteren Buchungsverlauf auswirken. Mit der Nutzung eines Angebotsgenerators schließen Locations im Durchschnitt 13 mal so viele Buchungen ab und ersparen sich dabei eine manuelle Erstellung und zeitlichen Aufwand.
Wie Sie im Detail mit dem Angebotsgenerator Ihren Umsatz steigern können, verraten die Event Inc Group Expert:innen in einem exklusiven Webinar am 08. Februar.
Welche Vorteile bietet eine verbesserte Angebotserstellung?
Ein schnelles indikatives Angebot abzuliefern, bedeutet weniger Arbeit für Ihre Location und eine schnellere Information für Ihre Kund:innen. Wer fix Feedback auf eine Anfrage bekommt, ist generell zunächst positiv gestimmt und fühlt sich direkt abgeholt. Über sämtliche Einzelheiten und Details des Angebots kann anschließend zeitnah gesprochen werden, sofern der grobe Budgetrahmen passt. Und auch falls zunächst kein Deal zustande kommt, bleibt Ihre Location mit schneller Reaktion und übersichtlichen Angeboten in guter Erinnerung.
Digital denken – für mehr Entspannung im Daily Business
Digitale Prozessoptimierungen klingen erstmal aufwändig, vereinfachen aber nachhaltig enorm das Tagesgeschäft. Laut unserer Umfrage arbeiteten vor der Pandemie beispielsweise nur sehr wenige Locations mit einem digitalen Kalender. 20 Prozent gaben an, mit einem Buch- oder Wandkalender zu arbeiten, was den Planungsprozess stark verlangsamte und ferner betrachtet auch zu Umsatzeinbußen geführt haben könnte.
In einem Instant-Zeitalter muss man mit der Zeit gehen, sich digitalisieren und dahingehend Prozesse anpassen. Zu jedem Zeitpunkt und für jeden Zustand up-to-date zu sein, ist eine Herausforderung, aber nicht unmöglich. Wichtig ist, dass die Erkenntnis passiert und ein Wandel stattfindet, um auf dem Markt attraktiv zu bleiben.
Process to impress – eine eindrucksvolle Location anbieten
Entscheidungen werden heute viel mehr digital geschlossen und auch die Möglichkeiten, Ihre Location zu präsentieren, sind besser. Beispielsweise sind 360 Grad-Rundgänge per Internet möglich. Auch das Digital Native ändert sich massiv. „Das ganze (wahre) Leben ist mehr Event“ als je zuvor, so Eventpodcaster Bano Diop im Gespräch mit Paul Hermann. Die Arbeitnehmer:innen erwarten bei Firmenfeiern und Tagungen, dass mehr passiert, als das was sie aus der Vergangenheit kennen. Einzigartigkeit, Detailliebe und Vielfalt sind hier auch von Seite der Location gefragt.
Sie haben Fragen oder Anregungen zum Thema? Wir freuen uns über Ihre Nachricht im Kommentar oder per Mail an presse@eventinc.de Gern unterstützen wir Sie und Ihre Location bei der Vermarktung.
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