Der ultimative Bauplan für Ihr Veranstaltungskonzept

Damit das nächste Event ein einzigartiges und nachhaltiges Erlebnis wird und sich ein positiver Erinnerungswert in den Köpfen verankert, ist ein ausgefeiltes Eventkonzept unabdingbar. Eine Reihe von Faktoren sind bei einem Veranstaltungskonzept zu beachten: Zielsetzungen erfüllen und die Erwartungen der Veranstaltungsteilnehmer im besten Fall übertreffen.

Das Eventkonzept beantwortet, welche Ziele Sie mit dem geplanten Event erreichen wollen, wie diese Ziele umgesetzt werden können und wer daran beteiligt ist. Außerdem klärt ein Konzept, wo und wie lange das Event stattfindet, was es kostet und welche Rahmenfaktoren Sie bei der Umsetzung beachten müssen. Ein Eventkonzept ist somit Bauplan und kreativer Leitfaden zugleich, um den Überblick bei der Planung, Durchführung und Nachbereitung zu behalten. Worauf es bei einem Eventkonzept ankommt, wie es konkret aufgebaut ist sowie hilfreiche Tipps zur Ideenfindung und Definition der Ziele, stellen die Experten von Event Inc im Folgenden vor.

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Allgemeine Informationen

Wer sollte ein Eventkonzept erstellen?

Es ist rechtlich nicht vorgeschrieben, ein detailliertes Konzept im Rahmen der Veranstaltungsplanung zu erstellen. Die Organisation eines Events ist jedoch eine verantwortungsvolle Aufgabe und kann nur zum Erfolg führen, wenn Sie die Veranstaltung systematisch konzipieren. Ein Eventkonzept erstellen sollte jeder, der eine größere Veranstaltung plant: Insbesondere für Event-Entscheider, die mit der Veranstaltung bestimmte Ziele erreichen wollen. Das Veranstaltungskonzept dient der Übersichtlichkeit und ermöglicht, die Veranstaltung im Nachhinein zu evaluieren. Das Konzept erstellt entweder die beauftragte Eventagentur in Abstimmung mit den Verantwortlichen oder der betriebsinterne Eventmanager.

Wieso ist ein Eventkonzept so wichtig?

Ergebnis der Konzeption soll die Erschaffung eines möglichst einzigartigen Eventlayouts sein. Das Veranstaltungskonzept führt die einzelnen Posten auf, die bei der Planung und Umsetzung des Events von Bedeutung sind. Doch warum ist ein Eventkonzept nun so wichtig? Durch das anfängliche Skizzieren von Ideen werden Zielvorstellungen „zu Papier“ gebracht und nehmen eine konkrete Form an. Meistens erschließt sich erst dadurch, welche Arbeitsschritte zu welchem Zeitpunkt anfallen. So sortieren und strukturieren Sie das anfängliche Chaos und setzen die erarbeiteten Ideen in die Tat um. Die grobe Zielvorstellung: Ein Markenerlebnis in einer beeindruckenden Location zu schaffen. Zur Marke passende Eventlocations zu finden, Besichtigungstermine festzulegen oder Buchungsvorgänge abzuschließen, sind hingegen Teilziele, die erst im Rahmen des Eventkonzeptes erschlossen werden können. Ein Konzept verschafft Überblick über die zahlreichen Aufgaben, die zu erledigen sind. Es sorgt dafür, dass wichtige Vertragsfristen, wie beipielsweise Zahlungsziele, in der Menge der Aufgaben nicht untergehen. Durch die zeitige Erstellung eines Eventkonzeptes können Fehler bei der Eventplanung selbst vermieden werden.

Wann beginne ich mit dem Veranstaltungskonzept?

Die eigentliche Veranstaltung ist nur ein geringer Teil der gesamten Organisation, weshalb Sie rechtzeitig mit der Konzepterstellung beginnen sollten. Der genaue Zeitpunkt der Erstellung und der Umfang des Eventkonzeptes hängen ganz von der Größe und Art der Veranstaltung ab. Je größer und spektakulärer das Event, desto eher sollte die konkrete Planung und Einbindung aller Beteiligten beginnen.

Eventkonzept – Ein beispielhafter Aufbau

Alle Konzepte werden stets nach einem bestimmten Schema aufgestellt, wobei es hierfür keine festgelegten Regelungen gibt. Je nach Größe und Art der Veranstaltung unterscheidet sich die Ausführung der Konzeption. Folgende Inhalte sind bei der Aufstellung für ein Eventkonzept jedoch maßgeblich:

• Eckdaten des Events (Ausgangssituation, Zielvorgaben, Anlass des Events,Termin und Zeitrahmen etc.)
• Deckblatt (Veranstalter, Titel, Datum der Konzepterstellung, Agentur/Verantwortlicher)
• Event-Ziele und Event-Zielgruppe
• Zentrale Botschaft, die vermittelt werden soll
• Vorüberlegungen / Ideenfindung
• Zentrale Eventidee (z.B. Motto, roter Faden)
• Ablauf des Events (Timetable)
• Inhalte des Events / Details der Umsetzung: Einladungen bzw. Bekanntmachung des Events, Rahmenprogramm u.s.w.
• Eingebundene Leistungen wie Location, Catering, Künstler, Technik, Hotel, Transport, Dekoration, Logistik etc.
• Begleitende Kommunikation (z.B. Promotion, PR- Maßnahmen, social media)
• Budgetplan / Kostenkalkulation
• Zeitplan mit Meilensteinen (wesentliche Aufgaben innerhalb der Planung von Zeitpunkt der Präsentation bis zum Event)
• Nachbereitung des Events

So bringen Sie Struktur in Ihr Eventkonzept

Das Veranstaltungskonzept, von der Zielsetzung und Analyse der Anforderungen über die Umsetzung bis hin zur Abrechnung, verläuft nach dem Grundprinzip des Projektmanagements. Beginnen Sie mit der Erstellung eines Zeitplans am Besten rechtzeitig und verteilen Sie die Verantwortlichkeiten im Team. Da sich gerade bei der Planung von größeren Veranstaltungen einzelne Teams im Projekt bilden, ist das Risiko fehlender Abstimmungen hoch. Ein Aktivitäten-Raster schafft Überblick über die Aufgaben der jeweiligen verantwortlichen Personen und Ansprechpartner. Der Projektleiter hat dafür zu sorgen, dass Entscheidungen abgestimmt sind und keine Widersprüche entstehen.

Ein strukturierter Zeitplan mit Meilensteinen ist wichtig, um Teilziele visuell festzuhalten. So werden wichtige Fristen mit den Vertragspartnern, wie zum Beispiel der Eventdienstleister, eingehalten.

Ein detaillierter Budgetplan bzw. die Kostenkalkulation ist wichtiger Bestandteil der Konzeption und darf nicht fehlen. In regelmäßigen Team-Meetings wird ein Status Update durchgeführt, erreichte Meilensteine präsentiert und Anpassungen kommuniziert.

Mithilfe von Checklisten behalten Sie den Überblick über bereits erledigte Aufgaben und offene Posten.

Elementare Faktoren für ein Eventkonzept

1. Das Briefing

Am Anfang eines jeden Events und somit auch bevor das eigentliche Veranstaltungskonzept erstellt werden kann, müssen alle wichtigen Eckdaten für den Evententscheider übersichtlich zusammengefasst werden. Aus diesen Informationen können Sie den Veranstaltungsplan konzipieren.

2. Ziele und Zielgruppe festlegen

Viele Events scheitern daran, dass die Ziele im Voraus nicht ausreichend durchdacht und kommuniziert wurden. Dabei hängt der Event-Erfolg wesentlich von den definierten Wünschen und Visionen ab. Was soll mit der Veranstaltung erreicht werden? Zu den quantitativen Faktoren zählen unter anderem Absatzsteigerung, Erhöhung des Marktanteils, Kundengewinnung, Imagesteigerung und Mitarbeitermotivation. Zu den qualitativen Faktoren gehören die Aktivierung und das emotionale Erreichen der Zielgruppe, positive Medienresonanz des Events sowie die Erzeugung einer ausdrucksstarken und nachhaltigen Eventbotschaft. Es ist generell ratsam in der Planungsphase das Event grob von hinten nach vorne zu planen, damit die Ziele und die damit einhergehende Ideenfindung klar werden. Zudem sollten Ziele messbar sein, schriftlich vereinbart und in Tabellenform festgehalten werden.

Ebenso wichtig bei der Eventkonzeption ist die Zielgruppe. Nur wenn die Zielgruppe genau definiert ist, kann ein Zielgruppen-adäquates Eventkonzept entstehen. Bei der Bestimmung der Zielgruppe kann man sich folgende Fragen stellen:

1. Welche Personengruppe gehört zu den potentiellen oder tatsächlichen Käufern des Produktes bzw. Nutzern der Leistung?
2. In welchem Verhältnis steht die Zielgruppe zum Unternehmen?
3. Wie erzeuge ich Interesse bei der Zielgruppe? Wer soll wie auf das Event aufmerksam gemacht werden?

3. Dramaturgie im Eventkonzept schaffen

Sobald die Zieldefinition abgeschlossen ist und alle weiteren Eckdaten für das Event feststehen, geht es an die Ausarbeitung der Idee, also dem Clou, des Events. Hierbei kommt es darauf an, einen USP (unique selling proposition) für die eigene Veranstaltung herzustellen. Hilfreiche Fragen dazu sind:

1. Wodurch hebt sich die Veranstaltung von anderen ab?
2. Wie schaffe ich es, die Markeneigenschaften in das Event zu integrieren?
3. Ist die Idee umsetzbar, auch im Hinblick auf das Budget?

Alle Aspekte des Veranstaltungsprogramms sollten sich eng an dem Motto orientieren und wie ein roter Faden durch das Event ziehen. Die Eventdramaturgie – der aufgebaute Spannungsbogen – sollte sich nicht nur auf das Main-Event beschränken.

Sie sollte sich über die Einladung, das Marketing des Events und alle Follow-up-Aktivitäten erstrecken. Dadurch wecken Sie bereits im Vorfeld Neugierde bei den Teilnehmern und rufen im Nachhinein das Erlebte in Erinnerung.

Wichtiger Tipp: Die Marke sollte durch das Event sinnlich erlebbar gemacht werden. Sie sollten dabei Erlebnisse inszenieren statt Information an Information zu reihen. Wenn man mit allen Sinnen erlebt, setzt sich die Botschaft konstant in den Gedächtnisstrukturen fest.

4. Evaluierung

Die Fragestellungen hier:

1. Wie kam das Event bei der Zielgruppe an?
2. Wurden die im Eventkonzept gesetzten Ziele erreicht?

Um Antworten auf die Fragen zu erhalten, ist die Zielsetzung am Anfang der Konzeption so wichtig. Nur, wenn Sie die Ziele im Vorfeld ausreichend festgelegt und kategorisiert haben, besteht die Möglichkeit einer hochwertigen Evaluierung. Um die qualitativen Ziele zu messen, bieten sich sowohl Umfragen direkt am Ende der Veranstaltung als auch ein Vorjahresvergleich oder Social Media Responses gut an. Zur Überprüfung der quantitativen Ziele ist eine Berechnung der Zielgrößen nötig, wie zum Beispiel die Erlöse, die durch den Eintritt generiert wurden oder die Steigerung der Verkaufszahlen. Durch die interne Auswertung der Veranstaltung können Sie Verbesserungsvorschläge und Potentiale für zukünftige Veranstaltungen ableiten.

Eventkonzept – Unser Fazit

Ein Veranstaltungskonzept zu erstellen, erfordert viel Arbeitsaufwand, Personalressourcen und damit verbunden auch Ausgaben. Eine strukturierte Konzeption ist für die Planung der Veranstaltung unerlässlich, um den Überblick zu behalten und das Budget einzuhalten. Ziel eines Eventkonzepts ist die Gestaltung eines einzigartigen Eventlayouts. Die Eventbotschaft soll sich nachhaltig in den Köpfen der Zielgruppe festsetzen. Wichtige Parameter der Konzeption sind dabei die Zielsetzung und Dramaturgie des Events. Der jeweilige Umfang des Eventkonzeptes hängt von der Größe und den Zielen der Veranstaltung ab, ist jedoch maßgeblich immer nach dem gleichen Prinzip aufgebaut.

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Quelle Titelbild: pexels.com