Zwischen Wunsch und Wirklichkeit: Der Weg zur perfekten Festival-Location

Festivals finden heutzutage nicht mehr nur auf Stoppelfeldern zu lauter Rockmusik statt. Der Facettenreichtum ist groß: es gibt Food Festivals, Travel Festivals, Design Festivals und vieles mehr. Im Gastbeitrag von Robert Stolt, Veranstalter der Netzwerkmesse Future of Festivals und Geschäftsführer der Festivalberatung Fuchs & Hirsch erfahren Sie, worauf es bei der Festivalplanung ankommt:

Bei der Suche nach einer passenden Festival-Location steht man vor einigen Herausforderungen. Diese persönliche Erfahrung bestätigte mir der kürzlich veröffentlichte Trend Report des Ticketinganbieters Eventbrite. Von über 270 befragten Veranstaltern in Deutschland, empfinden 46 Prozent die Suche nach dem richtigen Veranstaltungsort als keine einfache Aufgabe.

Hier kommen ein paar Tipps, wie man bei die Suche nach der passenden Location für ein Festival (ob groß oder klein) vorgehen sollte.

Eventkonzept

Um Frustration von Beginn an zu vermeiden, benötigt es ein ausgearbeitetes Eventkonzept. Wichtigster Tipp: Bevor man damit beginnt, sollte zuerst ein klares Budget festgelegt werden. Erst wenn klar ist, bis wohin man monetär gehen kann und will, macht man sich auf die Suche nach einer passenden Location. Außerdem soll aus dem Konzept hervorgehen: 

• Wer steckt hinter der Veranstaltung und wie kam es zu der Idee?
• Welche Musikrichtung oder welches Thema möchte man bedienen?
• Wie viele Leute werden kommen?
• Über welchen Zeitraum wird sich die Veranstaltung erstrecken? 

Dabei berechnet man den schlimmsten und besten Fall – sprich das Minimum und Maximum an Besuchern und Dauer.

Locationsuche

Wichtigster Tipp: Es ist immens hilfreich, wenn vor Ort schon Mal eine Veranstaltung stattgefunden hat, die Infrastruktur also vorhanden ist. Man spart sich dadurch sehr viel Zeit, Mühe und Nerven. Wer eine blanke Wiese entdeckt und denkt: “Das ist es!”, wird schnell enttäuscht. Ordnungsamt und Co. haben schon einigen Veranstaltern prompt einen Strich durch die Rechnung gemacht. Daher ist es unabdingbar, zuerst eine gründliche Recherche über den Veranstaltungsort zu betreiben. Die folgenden Punkte sind für die Entscheidung relevant:

• Hat hier in der Vergangenheit bereits eine Veranstaltung stattgefunden?
• Wenn ja, wie kurz oder lange durfte sie dauern?
• Passt mein Veranstaltungsformat dorthin?
• Handelt es sich um ein Naturschutzgebiet?
• Gab es vorab Ärger mit Behörden oder Anwohnern?

Zusätzlich überlegt man sich im Vorfeld zentrale Punkte, deren Priorität die Suche nach einer Location vereinfachen. Für die Future of Festivals wurde zum Beispiel festgelegt, dass wir normale und klassische Messehallen ausschließen und nach einer besonderen Location suchen. Außerdem sollte unser Handeln unter dem Aspekt der Nachhaltigkeit geschehen. Daher war eine zentrale Lage sowie gute öffentliche Anbindung essentiell. Die endgültige Entscheidung für das Wriezener Karree war dadurch einfach – als ehemalige DDR Papierfabrik definitiv eine besondere Messelocation und – neben dem Ostbahnhof in Berlin gelegen – zudem perfekt erreichbar. 

Ordnungsamt

Wichtigster Tipp: Das Ordnungsamt ist keine Nebensache. Am besten stellt man sich und das fertige Eventkonzept beim Amt persönlich vor. Danach sollte am Konzept nicht mehr gerüttelt werden. Stellt man eine Woche später fest, dass man sich um 10.000 Besucher verkalkuliert hat, sagt einem das Amt mit hoher Wahrscheinlichkeit komplett ab. Daher: Reden Sie mit den Ämtern, gehen Sie auf sie ein, stehen Sie immer mit ihnen im Austausch und lernen Sie im besten Fall die Nachbarschaft kennen. Das Ordnungsamt kann Ihre Veranstaltung sogar noch bis kurz vor zwölf absagen. Für das Ordnungsamt ist es wichtig, die Veranstalter vorab zu Gesicht zu bekommen und zu wissen, wer verantwortlich ist. Außerdem ist es immer gut, mit der Ortsfeuerwehr vorab in Kontakt zu treten, um mögliche Vorsichtsmaßnahmen zu besprechen.

Weitere Tipps kann man sich direkt von Locationsbesitzern bei der Future of Festivals im März holen. Dort wird unter anderem die Location Klingemühle ausstellen, was die Möglichkeit zu einem direkten Austausch bietet.

Robert Stolt ist seit vier Jahren Geschäftsführer der Festivalberatung Fuchs & Hirsch. Bevor er in die beratende Funktion überging, fungierte er sieben Jahre als Projektleiter beim Tag am Meer Festival. Seinen Fuß in die Branche setzte er bereits im Jahr 2004 als Label Manager, worauf Schlüsselpositonen als Event- und Produkt-Manager folgten. Er ist seit jeher von der Musik- und Veranstaltungsbranche begeistert.

Die erste Netzwerkmesse Future of Festivals ist eine Liebeserklärung an die Festivalbranche in all ihren Facetten. Das Konzept der Messe setzt sich aus drei Formaten zusammen:

Exhibition – mit über 150 Veranstaltern, Dienstleistern und branchennahen Unternehmen, die sich auf der Ausstellungsfläche präsentieren; Congress – mit über 80 nationalen und internationalen Speakern, darunter beispielsweise Fritz Dyckerhoff (Garbicz Festival); Talents – ein Bereich der speziell dem Networken mit und von Nachwuchstalenten gewidmet ist. Mehr Informationen unter: www.futureoffestivals.com