Wie organisiere ich hybride Konferenzen?

Seit acht Monaten findet unser Leben vermehrt im digitalen Raum statt. Besonders die Eventbranche hat sich mit dieser neuen Situation verändern müssen. Große Herausforderungen, aber gleichzeitig auch ein spannender Wandel, gehen damit einher. Eventplaner und -veranstalter haben die Zeit genutzt, um sich mit der Vielzahl an Tools vertraut zu machen, mit deren Hilfe sich digitale Formate umsetzen lassen. Seit Veranstaltungen unter entsprechenden Hygienemaßnahmen wieder erlaubt sind, gibt es vermehrt hybride, also real stattfindende Events mit Teilnehmern vor Ort, die gleichzeitig digital abgebildet werden, an denen man also auch online teilnehmen kann. Zusätzlich ermöglichen solche Veranstaltungsformen, wie beispielsweise auch hybride Konferenzen, dass verschiedene Inhalte, Elemente und Ereignisse zeit- und ortsunabhängig miteinander kombiniert werden können.

Die Schwierigkeit des hybriden Formats ist neben der bloßen Umsetzung vor allem die Verbindung beider Welten. Ziel ist es in der Regel nicht, zwei parallele Event-Welten zu schaffen, sondern ein gemeinsames Erlebnis. Wir möchten in diesem Leitfaden die wichtigsten Schritte durchlaufen, die diese Verbindung schaffen sollen.

1. Das Format: Hybrid oder rein virtuell?

Nicht jedes Event ist für das hybride Format geeignet, weshalb Sie sich vorab fragen sollten, ob sich der doppelte Aufwand lohnt. Nicht gut geeignet sind beispielsweise Veranstaltungen mit hoher „No-Show Rate“ (z.B. kostenlose Veranstaltungen) oder solche bei denen die Teilnahme vor Ort nicht absehbar ist. Durch die Abstandsregelungen kann nur eine reduzierte Anzahl an Tickets für die Offline-Teilnahme an einer Veranstaltung ausgegeben werden. Wenn nun aber nicht sicher ist, wie viele der Ticketkäufer auch wirklich kommen möchten, sitzt man schnell in einer halbleeren Location oder die Leute stehen draußen Schlange. 

Wer sich aber für ein hybrides Konferenzformat entscheidet, sollte darauf achten, ein ausgewogenes Maß an Speakern vor Ort und remote zugeschaltet zu haben. Mehr als zwei virtuelle Redner sollten es nicht sein, allein um die technische Komplexität im Rahmen zu halten. Wenn also nur einzelne Speaker vor Ort sein können, ist ein rein virtuelles Format eventuell die bessere Wahl.
Ein großer Vorteil von hybriden Events ist natürlich der Kontakt vor Ort zu einem Teil der Teilnehmer. In Tools wie Brella und Hopin können Sponsoren, Partner oder Aussteller präsentiert werden. Sie können Videos und Infomaterial hochladen oder im Chat mit Teilnehmern in Kontakt treten und deren Fragen beantworten, aber dies ersetzt nicht den persönlichen Kontakt vor Ort. Vielen Partnern ist deshalb der Offline-Anteil wichtig. Aber beachten Sie auch: Einige Firmen erlauben ihren Mitarbeitern als Schutzmaßnahme aktuell keine Teilnahme an offline Events. Hier sollten Sie sich vorab informieren.

2. Location

Der Mittelpunkt einer jeden offline stattfindenden Veranstaltung ist die Location. Groß genug muss sie sein, mit der richtigen Raumaufteilung und passendem Ambiente. Wenn dann noch der Preis stimmt, ist man der perfekten Location schon ein Stück näher. 

Durch Corona haben sich einige der Prioritäten drastisch verschoben. Eine Location muss genügend Platz bieten, um die vorausgesetzten 1,5 Meter Abstand einzuhalten und ein individuelles Hygienekonzept vorweisen. Neben der stark reduzierten Teilnehmerzahl werden auch Bühnensituationen zur Herausforderung. So müssen beispielsweise bei Konferenzen Redner im Idealfall im Einbahnstraßen-Verfahren die Bühne betreten und verlassen. Außerdem muss sichergestellt werden, dass zwischen den Sitzen der Mindestabstand eingehalten wird. So kommen bei vier Speakern und einem Moderator (der auch einen festen Platz benötigt) ca. 8-9 Meter zusammen, die die Bühne in der Breite messen muss (Mindestabstand plus Breite der äußeren Sitze und etwas Platz zum Bühnenrand). 

Hier eine geeignete Location finden

Sollte es einen festen Cateringpartner vor Ort geben, muss dieser ebenfalls die gängigen Schutzmaßnahmen umsetzen. Die meisten Caterer haben hierfür bereits kreative Konzepte entwickelt. Sprechen Sie mit Ihnen, um Überraschungen zu vermeiden.

3. Das richtige Tool & technisches Setup

Die Auswahl eines oder mehrerer Tools ist entscheidend für den Erfolg eines jeden Events mit virtuellem Anteil. Diese Thematik hat die Firma Openers  ausführlich in einem White Paper behandelt, welches Sie hier downloaden können. 

Wie eingangs erwähnt, ist es wichtig, online und offline Publikum nicht separat zu betrachten, sondern an möglichst vielen Stellen eine Verbindung herzustellen. Bei hybriden Konferenzen bieten Q&A und Umfrage-Tools wie Sli.do die Möglichkeit hierfür: Teilnehmer online oder vor Ort können während Vorträgen und Diskussionen ihre eigenen Fragen stellen, andere upvoten oder auf Umfragen antworten. Sofern gewollt, können Speaker jene Fragen und Antworten direkt auf der Bühne einbinden. Je nach Konzept müssen dafür gegebenenfalls mehrere Tools miteinander kombiniert werden. Planen Sie auf jeden Fall ausreichend Zeit für die Recherche und technische Konzeption ein.

Wichtig ist es, zunächst die Ziele und das Vorhaben klar zu benennen. Wie hoch ist die Teilnehmerzahl? Worauf liegt der Fokus? Wie wichtig ist es, dass die Teilnehmer auch untereinander interagieren und kommunizieren? Sind es etwa am Ende des Tages die Kontakte der Teilnehmer, auf die Sie Ihren Fokus legen? Je präziser dieser Kriterienkatalog definiert ist, umso besser lässt sich das geeignete Tool bestimmen.

4. Virtuelles Networking

Wer über die Chatfunktionen der genutzten Software hinaus für Interaktion zwischen den Teilnehmern sorgen möchte, kommt um die Einbindung weiterer Tools nicht herum. HopIn beispielsweise bietet Speed Networking (man wird zufällig mit Gesprächspartnern verbunden), darüber hinaus besteht die Möglichkeit, in sogenannten „Sessions“, vergleichbar mit einem Workshop oder Roundtable, sehr gezielt zu einem bestimmten Thema zu diskutieren und zu interagieren. 

Brella bietet Networking per Algorithmus: Es werden passende Profile anderer Teilnehmer vorgeschlagen, die man dann mit der Anfrage für 10/15-minütige Calls anstelle eines Meetings kontaktieren kann. 

Auch bereits gängige Softwarelösungen wie Zoom bieten die Möglichkeit eines Austausches von zwei Personen oder in Kleingruppen in Networking-’Räumen’. Wichtig hier: Slots kurz halten, und moderieren! Des Weiteren sollten Sie Ihre Teilnehmer rechtzeitig und regelmäßig über die verfügbaren Funktionen informieren. Hier gilt: lieber einmal zu viel informieren, als zu wenig. Sie würden sich wundern, wie viele Informationen an Ihren Teilnehmern vorbei gehen. Und vergessen Sie die Teilnehmer vor Ort nicht, lassen Sie den Moderator erwähnen, welches Tool sie nutzen und wie es vor Ort genutzt werden soll oder verwenden Sie Aufsteller und Plakate dafür, damit die Teilnehmer sich untereinander vernetzen. 

5. Verschiedene Perspektiven

Bei virtuellen Events sind alle Speaker remote zugeschaltet und alle sehen dieselbe Ansicht, in der Regel das Interface eines Online-Meetings oder einer Webinar Software wie Zoom. Der Unterschied zu hybriden Events ist, dass nicht alle Speaker remote dazugeschaltet werden. Das bedeutet, die Speaker brauchen ein funktionierendes Bild-Ton-System ohne zeitliche Verzögerung von der Bühne. Gleiches gilt andersherum für die Besetzung vor Ort (über einen Monitor in ihrer Blickrichtung) und auch die Zuschauer im Raum (etwa über eine Projektionsfläche). Eine Kombination der verschiedenen Bilder wird dann schlussendlich an die virtuellen Zuschauer gesendet. 

Ein Probedurchlauf kann allen Beteiligten helfen, einen guten Eindruck für das Setup zu bekommen. Auf diese Weise vermeiden Sie Probleme im Ablauf und geben den Speakern ein besseres Gefühl, da Sie sich außerhalb ihrer Komfortzone bewegen. 

Fazit

Wir sind uns sicher, dass einige Errungenschaften aus der Pandemie Zeit im Eventbereich bleiben werden und ihre Daseinsberechtigung haben, aber eine reine Übersetzung von Events in den virtuellen Raum wird sich wohl kaum durchsetzen. Zu wichtig sind reale Begegnungen etwa im Bereich Networking. 

Gleichzeitig bringen (teilweise) virtuelle Formate auch viele Vorteile mit sich: etwa die schier unendliche Reichweite, die zumindest geographisch nicht begrenzt ist  – wobei Sie Zeitzonen und Firewalls der Länder beachten sollten! Außerdem sorgen virtuelle Formate für einen reduzierten Reiseaufwand, der sich finanziell, aber auch ökologisch niederschlägt. 

Jetzt ist die Zeit, sich diese Vorteile zu Nutze zu machen. Nicht nur, weil wir alle flexible Lösungen brauchen, um unser Überleben zu sichern, sondern weil die Branche sich aktuell unglaublich stark bewegt. Wer sich (berechtigterweise) unwohl in dem neuen Terrain fühlt, sollte sich einen Partner suchen, der Unterstützung bieten kann. 

Weitere Infos zu hybriden Konferenzen finden Sie in einem weiteren White Paper der Firma Openers. 

Leitfaden für hybride Events

Dieser Artikel entstand in Zusammenarbeit mit Openers. Die Firma wurde 2013 von Kerstin Bock, Carolin Lessoued und Niko Woischnik in Berlin gegründet. Das mittlerweile 19-köpfige Team unterstützt innovative Firmen dabei, sich im deutschen Markt zu etablieren bzw. den Zugang zur Digital- und Startupszene zu schaffen. Zum Service Angebot gehören neben der Konzeption und Umsetzung von Eventproduktionen (offline und virtuell) auch Media Relations & PR, Community Building, Influencer Relations sowie Digitale Innovationsberatung.