Tipps und Tricks zum Thema Gema für Eventplaner

In der Eventplanung müssen Veranstalter sich in den unterschiedlichsten Disziplinen beweisen. Im Zusammenhang mit Musiknutzung ist die Auseinandersetzung mit der Gema nur ein Beispiel. Doch was macht Musik Gema-pflichtig, wie viel kostet die Lizenzierung und gibt es auch Gema-Alternativen?
Vor allem Live-Musik und die Wiedergabe von Tonträgern sind Arten der Musiknutzung, mit denen sich Eventplaner konfrontiert sehen. Die Event IncRedakteure gehen im Detail auf diese beiden Veranstaltungstypen ein und informieren außerdem über die Gema generell.

Was ist die Gema?

Die Gesellschaft für musikalische Aufführungs- und mechanische Vervielfältigungsrechte, kurz Gema, ist ein Verein mit mehr als 70.000 Mitgliedern aus Musikurhebern, wie Komponisten oder Textdichtern, und Musikverlegern. Da sich ein einzelner Komponist kaum selbst um das Entgelt für die Nutzung seiner Musik kümmern kann, ist dies die Aufgabe der Gema als einzige deutsche Verwertungsgesellschaft mit Sitz in Berlin. Durch die Kontrolle des Patent- und Markenamts (DPMA) und des Bundeskartellamts (BKartA) unterliegt sie dem Urheberwahrnehmungsgesetz (UrhWG) zufolge dem Staat. In der Umsetzung schließen Veranstalter Verträge, indem sie ihre Musiknutzung anmelden und dafür entsprechende Lizenzen bezahlen. Die Einnahmen erhalten die Urheber oder Verleger, die Gema selbst macht als Verein keinen Gewinn. Es handelt sich zusammenfassend um eine Initiative von und für Musikurheber.

Wann muss eine Veranstaltung angemeldet werden?

Eine Anmeldung und Gebühren werden fällig, wenn es sich um öffentliche Musiknutzung handelt. Per gesetzlicher Definition des Urheberrechts ist Musiknutzung öffentlich, wenn sie für mehrere Mitglieder der Öffentlichkeit bestimmt ist. Das schließt jeden ein, der nicht mit dem Musikverwerter oder mit den anderen Musikhörern beziehungsweise Veranstaltungsteilnehmern durch eine persönliche Beziehung verbunden ist. Eingeschlossen sind jegliche öffentliche Veranstaltung mit Musik, ob Vereinsfest oder Firmenevent. Die private Nutzung hingegen ist umsonst, in der Eventbranche jedoch von weniger Relevanz.
Die öffentliche Musiknutzung muss im Voraus vom Veranstalter angemeldet und lizensiert werden. Hierfür stehen je nach Art des Events unterschiedliche Tarife zur Verfügung, die zum Beispiel auf der offiziellen Webseite zugänglich sind. Die Lizenzierung der Musiknutzung wird insofern erleichtert, da Veranstalter wegen der Nutzungsrechte nicht mit jedem Musikurheber einzeln in Kontakt treten müssen.

Speziell bei der Nutzung von Live-Musik ist außerdem eine Musikfolge beziehungsweise Playlist anzugeben, also eine Liste aller Werke, die gespielt werden. Dies dient der genauen Verteilung der Einnahmen an die jeweiligen Urheber. Bei der Wiedergabe von Tonträgern auf öffentlichen Veranstaltungen greifen neben dem Urheberrecht auch die Leistungsschutzrechte an einem Werk, die durch die Aufzeichnung eines Werkes entstehen. Darum kümmert sich die Gesellschaft zur Verwertung von Lizenzschutzrechten, kurz GVL, für die zusätzliche Gebühren anfallen. Veranstalter müssen sich jedoch nicht extra an die GVL wenden, da die Gema das Inkasso dafür übernimmt.

Welcher Tarif ist der richtige?

Um den passenden Tarif zu finden, kann eine Veranstaltung auf der Gema-Webseite in zwei Kategorien eingeordnet werden, der entsprechende Tarifvertrag mit den jeweiligen Informationen wird anschließend angezeigt. Die beiden Tarife, die für Eventplaner von besonderem Interesse sind, stellen einerseits die Aufführungen von Live-Musik und andererseits die Wiedergabe von Tonträgern dar. Die beiden Arten der Musiknutzung können weiter in spezielle Event-Typen unterteilt werden, wobei sich für jede Unterteilung ein eigener Tarifvertrag ergibt. Events mit Live-Musik können beispielsweise Straßenfeste, Festivals, Theater- oder Sportveranstaltungen sein. Für reine Konzerte gilt ein eigener Tarif. Die Wiedergabe von Tonträgern als Hintergrundmusik wiederum kann zum Beispiel Bestandteil von Messen oder Ausstellungen sein.

Wie berechnen sich die Gebühren?

Die Höhe der Lizenzgebühren ergibt sich aus der Fläche des Veranstaltungsraumes und der Höhe des Eintrittsgeldes. Bei Veranstaltungen mit geladenen Gästen ohne Eintrittsgeld werden die Ausgaben für die Musiknutzung, also Künstlerhonorare, Bühnenaufbau, Technik oder Moderatoren, durch die Anzahl der geladenen Gäste dividiert. Das Ergebnis als fiktives Entgelt wird zur Tariffindung genutzt. Dieser Fall tritt beispielsweise bei Firmenveranstaltungen, Empfängen oder Werbeveranstaltungen ein.

Gebühren bei Veranstaltungen mit Live-Musik

Für Veranstaltungen mit Live-Musik werden in dieser Berechnung zum Beispiel bei bis zu 2€ Eintrittsgeld und 100m² Veranstaltungsraum 23,30€ an Gebühren fällig. Bei 3000m² Veranstaltungsraum und 30€ Eintrittsgeld kostet die Lizenz 5.701,64€. Für jeden weiteren Euro Eintrittsgeld ab 30,01€ fallen je 140€ mehr an Gebühren an. Es handelt sich dabei um Tarife des Jahres 2017 und um Nettobeträge, die sich um 7% Umsatzsteuer erhöhen. Eine Tarifübersicht zu Veranstaltungen mit Live-Musik findet sich auf der Gema-Webseite.
Sollten zusätzlich zu Live-Musik Original-CDs abgespielt werden, beispielsweise in Pausen, erhöhen sich die Gebühren nach der GVL um 10%. Wenn die Nutzung von Original-CDs die Live-Musik überwiegt, werden 20% Preiserhöhung fällig. Auch bei der Überschreitung bestimmter Zeiten kann es zu Tariferhöhungen kommen. Dies betrifft Veranstaltungen, die länger als acht Stunden dauern. Nach acht Stunden beträgt der Zeitzuschlag pro weitere zwei Stunden 25%. Events im Freien und ohne Eintritt, wie Bürger-, Straßen-, Dorf- und Stadtfeste, bilden eine Ausnahme. Hier gelten andere Vergütungssätze, nach denen pro 500m² Veranstaltungsraum 81,55€ an Gebühren aufkommen.

Veranstaltungen mit Live-Musik. Quelle: pixabay.com

Gebühren bei Veranstaltungen mit Tonträgerwiedergabe

Der Tarif bei der Wiedergabe von Tonträgern übersteigt die Kosten für Live-Musik. Die Mindestgebühren für eine Veranstaltung mit bis zu 2€ Eintrittsgeld und 100m² Veranstaltungsraum betragen 27,96€. Bei einer Veranstaltungsfläche von 3000m² und 30€ Eintrittsgeld fallen 6.841,97€ Gebühren an. Eine Übersicht dieses Tarifs findet sich ebenfalls auf der Gema-Webseite.
Die aufgeführten Preisbeispiele gelten lediglich für die Musikwiedergabe von Originaltonträgern, für die Nutzung von vervielfältigten CDs, MP3 oder Festplatten sind zusätzlich Vervielfältigungsrechte notwendig. Bei Bürger-, Straßen-, Dorf- und Stadtfesten mit Tonträgerwiedergabe gelten darüber hinaus dieselben Regeln wie bei der Nutzung von Live-Musik im Freien und ohne Eintritt. Ebenso kann es bei der Überschreitung bestimmter Uhrzeiten zu einer Erhöhung der Gebühren kommen.
Die Gebühren für gängige Event-Typen können auf der Gema-Webseite eingesehen werden, mit einer Registrierung werden die genauen Gebühren für Ihre Eventplanung berechnet.

Die Wiedergabe von Tonträgern. Quelle: https://pixabay.com/de/cd-cd-player-musikanlage-cd-player-864407/

Was ist beim Hochladen eines Event-Videos ins Internet zu beachten?

In der Nachbereitung einer Veranstaltung können Eventplaner zum Beispiel auf einen After-Movie zurückgreifen. Aufnahmen der Veranstaltung werden als Video online gestellt – inklusive der genutzten Musik. Eine weitere Option ist ein Live-Stream des Events im Internet, ebenfalls wird auch damit die Musik ins Internet hochgeladen.

Wird die Veranstaltung inklusive Musiknutzung ins Internet übertragen, muss eine zusätzliche Lizenz für die Zugänglichmachung von Musik im Internet eingeholt werden. Das bedeutet, dass 10,25% der geldwerten Vorteile fällig werden, die durch die Wiedergabe des Videos erzielt wurden. Gemeint sind vor allem Einnahmen, die generiert werden, indem Internetnutzern Login-Rechte vergeben werden. Ebenso zählen sonstige Entgelte von Sponsoring oder Werbung dazu. Die Mindestvergütung für die Zugänglichmachung von Musik im Internet beträgt 113€ pro begonnenen 10.000 Zugriffen.

Welche Alternativen und Vergünstigungen der Gema gibt es?

Obwohl die Gema eine Vielfalt an verschiedenen Events und verschiedenen Arten der Musiknutzung regelt, greift der Verein nicht in allen Fällen. Die Option der Gema-freien Musik sowie Vergünstigungen durch Rabatte im Voraus oder die Angemessenheitsregelung im Nachhinein werden nachfolgend vorgestellt. Alternativ kann man die Kosten in anderen Bereichen der Events lesen. Mehr dazu finden Sie hier.

Gema-freie Musik

Bei der Wiedergabe von Tonträgern können Gebühren durch Gema-freie Musik umgangen werden. Da die Gema selbst nicht mitfinanziert werden muss, bedeutet Gema-freie Musik einen Preisvorteil und auch die Lizenzierung gestaltet sich unbürokratischer und damit schneller. Während Gema-freie Musik ursprünglich mit qualitativen Einbußen in Verbindung gebracht wurde, hat sich inzwischen eine Vielzahl an Gema-freien Werken angesammelt, die mit Gema-lizensierter Musik auf einem Level ist. Gema-freie Musik stellt somit eine echte Alternative dar. Doch wann genau ist Musik Gema-frei?
Musik gilt in zwei Fällen als Gema-frei. Wenn der Musikurheber kein Mitglied der Gema ist, verwaltet er die Nutzung seiner Werke selbst. Lizenzen zur öffentlichen Nutzung müssen dann bei den Künstlern direkt eingeholt werden, die Gema hat mit diesem Prozess nichts zu tun. Der Musikurheber also der Komponist oder Verlag eines Werkes, kann die Gema-Freiheit bescheinigen. Eine einmalige Bescheinigung ist dabei ausreichend, denn sie ist nicht zeitlich begrenzt, das Ausstelldatum ist somit irrelevant. Des Weiteren erlischt das Urheberrecht, wenn der Musikurheber vor mindestens 70 Jahren gestorben ist.
Die Lizenzierung Gema-freier Musik ist außerdem auf diversen Online-Portalen möglich, über die Musikurheber die Nutzung ihrer Werke selbst verwalten können. Zumeist handelt es sich bei einer solchen Online-Lizenz um einen einmaligen Kostenfaktor. Beispielsweise kann eine Lizenz für die Beschallung von Messen, Public Viewing, Restaurants, Hotels, Geschäften, Bars, Aufführungen, Kindergarten-, Schul- und Universitätsfesten, Theatern etc. bei audeeyah für 13€ oder bei musicfox für 15€ pro Musiktitel für eine unbegrenzte Anzahl von Menschen und auch zeitlich unbegrenzt erworben werden. Kostenfreie Gema-freie Musik lässt sich ebenfalls auf verschiedenen Online-Portalen finden. Teilweise dürfen Gema-freie Musikwerke nur für nicht-kommerzielle Zwecke kostenfrei genutzt werden, teilweise ist die kommerzielle Nutzung erlaubt, sofern der Urheber genannt wird. Dies unterscheidet sich von Portal zu Portal und muss individuell ermittelt werden.

Die Lizenzierung eines Musiktitels als Gema-frei schließt auch ein Freistellungsdokument mit ein. In dieser Freistellung wird der Komponist des Musiktitels und die schriftliche Bestätigung eingefügt, dass der Urheber kein Gema-Mitglied ist und der Musiktitel nicht Gema-pflichtig ist. Dieses Freistellungsdokument ist elementar, da die Gema davon ausgeht, dass jeder Musikurheber mit ihnen unter Vertrag steht, solange das Gegenteil nicht bewiesen ist – die sogenannte Gema-Vermutung. Das Freistellungsdokument wird also für mögliche Kontrollen benötigt.

Darüber hinaus können Gema-Mitglieder vergütungsfreie Lizenzen für ihre Werke ausstellen. Hierfür muss eine Meldung für die Nutzung unter einer vergütungsfreien Lizenz eingereicht werden.

Rabatte für Verbandsmitglieder

Eventplaner haben die Chance auf Rabatte, wenn sie Verbandsmitglieder sind. Die Gema schließt zunächst Gesamtverträge mit Vereinigungen wie musikverbundenen oder kulturellen Vereinen und Sozialverbänden, die mindestens 46 Mitglieder haben. Durch einen solchen Gesamtvertrag verpflichtet sich der Verband zur Gesamtvertragshilfe, das bedeutet zum Beispiel die Information und Aufklärung der Verbandsmitglieder oder die Schlichtung im Streitfall. Dafür erhalten die Mitglieder bei der rechtzeitigen Anmeldung einer Veranstaltung wiederum einen Gesamtvertragsnachlass von bis zu 20%.

Angemessenheitsregelung im Falle eines Veranstaltungsflops

Für den Fall, dass eine Veranstaltung nicht so erfolgreich abläuft wie geplant, können Eventplaner im Rahmen der Angemessenheitsregelung, ehemals Härtefallnachlassregelung, eine Reduktion der Lizenzrechnung beantragen. Die Gema-Rechnung darf nämlich höchstens 10% des sogenannten geldwerten Vorteils einer Veranstaltung betragen. Das bedeutet, dass die Gebühren nicht höher als 10% der Einnahmen aus dem Ticketverkauf oder sonstigen Entgelten wie Sponsoring, Werbeinnahmen oder öffentlichen Förderungen ausfallen dürfen. Sollten also zum Beispiel weniger Tickets als geplant verkauft werden, können Veranstalter eine Reduzierung der 10% beantragen, ohne dass das Event selbst ein Defizit gemacht haben muss.

Das Formular für die Beantragung der Angemessenheitsregelung steht online auf der Webseite zur Verfügung. Zusätzlich ist eine Aufstellung von Einnahmen und Ausgaben notwendig, die den Misserfolg belegen. Das Formular und die Belege müssen außerdem bis spätestens sechs Wochen nach Rechnungsstellung schriftlich bei der zuständigen Bezirksdirektion eingehändigt werden. Sollten innerhalb dieser sechs Wochen noch Belege fehlen, empfiehlt sich eine Einreichung des Antrags mit dem Hinweis darauf, dass noch Belege nachgereicht werden.
Veranstaltern, die bei der Gema einen Kontingentvertrag beziehungswiese einen Jahrespauschalvertrag abgeschlossen haben, ist diese Möglichkeit verwehrt.

Welche Konsequenzen folgen auf eine fehlende Anmeldung?

Ohne eine Anmeldung öffentlicher Musiknutzung auf Veranstaltungen gilt dies als Straftat, genauer als Diebstahl. Wird die Gema aufmerksam auf eine fehlende Anmeldung, können sich die eigentlichen Kosten für die Musiknutzung verdoppeln. Das ergibt sich aus dem Recht der Gema auf Schadensersatz in Höhe der Kontrollkosten, die mit einem Kontrollkostenzuschlag von, in der Regel, 100% des Regeltarifs berechnet werden. Der Fall geht vor Gericht, wenn die Schadensrechnung nicht bezahlt wird.
Vorsicht ist außerdem geboten, da  die Anmeldung von Veranstaltungen mit öffentlicher Musiknutzung auch im Nachhinein überprüft wird. Es wird abgeglichen ob für vergangene Veranstaltungen Anmeldungen vorliegen.

Fazit

Zusammenfassend agiert die Gema in ihrem Schaffen zum Wohl der Musikurheber. Für Eventplaner bedeutet die öffentliche Nutzung von Gema-pflichtiger Musik eine Anmeldung dessen unter dem jeweiligen Tarifvertrag. Der Anmeldevorgang kann online auf der offiziellen Webseite erfolgen, wo auch eine Übersicht aller Tarifverträge und Services bereitsteht. Die voraussichtlichen Kosten können ebenso online berechnet werden, sodass sich die Anmeldung einer Veranstaltung einigermaßen transparent gestaltet. Ohne die Anmeldung kann öffentliche Musiknutzung für Eventplaner zum hohen Kostenfaktor werden, wenn dies ermittelt wird. Es empfiehlt sich folglich, die Gema in der Eventplanung weit genug im Voraus zu berücksichtigen, um voraussichtliche Kosten einschätzen zu können und eine Anmeldung, wenn notwendig, rechtzeitig einzureichen.

Credits Titelbild: pixabay.com