Was früher normal war, birgt heutzutage große Herausforderungen: die Planung und Umsetzbarkeit von Veranstaltungen. Sowohl für Anbieter von Eventräumlichkeiten als auch für Dienstleister, die ein Veranstaltungspaket von A bis Z anbieten, wird die aktuelle Pandemie-Situation zur besonderen Challenge. Aus Locationsicht funktionieren Events aktuell nur mit einem Perspektivwechsel. Flexibilität, Kreativität, Transparenz gegenüber dem Kunden und Mut zu innovativen Ideen, wie beispielsweise digitale oder hybride Formen, sind bei der Konzeption von Events zu elementaren Kriterien geworden.

Wie sich wandelnde Prozesse auf den Geschäftsbetrieb auswirken und welche Chancen in einer Krisenlage entstehen, zeigt sich vor allem bei den Locations selbst. Ein Gespräch mit dem OutOfOffice im Frankfurter Westend.

Wir haben mit Shabbana Azimi, seit 2019 General Manager bei OutOfOffice in Frankfurt, gesprochen und sie zu der herausfordernden Zeit für ihre Location und für die gesamte Branche befragt. In beiden Räumlichkeiten in Frankfurt haben die Mitarbeiter mittlerweile eine sichere und regelkonforme Umgebung für die Kunden schaffen können.

Safety first: Hygienekonzept und transparente Kommunikation

Wie bereiten sich Locations darauf vor, in diesen Zeiten Veranstaltungen durchführen zu können?

Shabbana Azimi: „Um unsere Locations für Veranstaltungen unseren Kunden zur Verfügung stellen zu können, ist es unerlässlich die derzeitigen gesetzlichen Rahmenbedingungen zu kennen. Nur wenn sichergestellt werden kann, dass die Regularien eingehalten werden, können die Veranstaltungen stattfinden. Seit Beginn der Corona-Krise informieren wir uns regelmäßig über die gesetzlichen Vorschriften um unsere Kunden rund um das Thema Corona und die Auswirkungen auf geplante Veranstaltungen beraten zu können.

Mit welchen Einschränkungen und Herausforderungen sieht sich das OutOfOffice konfrontiert?

Shabbana Azimi: „Maßnahmen, die von der Stadt verordnet werden, beziehen sich teilweise nur auf einen gewissen Zeitraum. Das erschwert die Planung der Veranstaltung sowohl für unsere Kunden als auch für uns. Entsprechend kurzfristig werden mittlerweile Veranstaltungen geplant aber auch wieder abgesagt.

Wie sieht das Hygienekonzept im Allgemeinen aus?

Shabbana Azimi: „ Unsere Location hat hygienetechnisch betrachtet einen Vorteil gegenüber Business-Centern, Coworking-Spaces oder Hotels – denn wir vermieten unsere Räumlichkeiten exklusiv an nur einen Kunden und können so gewährleisten, dass es zu keiner Vermischung von unbekannten Gästen kommt. Wir bieten sehr großzügige Locations zwischen 140-400 m² an, die den Sicherheitsabstand ermöglichen ohne einzuengen. Darüber hinaus profitieren unsere Räume von großen Fenstern, um stets für frische Luft zu sorgen, sowie von einem permanenten Zugang zu unseren wunderschönen Dachterrassen mit freiem Blick.

Unsere Location wird vor jeder Veranstaltung desinfizierend gereinigt. Desinfektionsmittel stehen am Eingang zu den Räumlichkeiten sowie auf den Toiletten zur Verfügung. Arbeitsmaterialien (zum Beispiel Schreibutensilien, sonstiges Equipment) werden ebenfalls vor jedem Event desinfizierend gereinigt. Das Setting (Einrichtung und Bestuhlung der Location) garantiert den Mindestabstand zwischen Personen von 1,5 Metern. Event-Betreuer tragen zu jeder Zeit Mundschutzmasken und sind umfassend hinsichtlich Hygieneanforderungen geschult.

Last but not least – verzichten wir zwar auf den Handschlag, aber nicht auf das Lächeln (selbstverständlich unter der Maske).”

Welche Vorkehrungen mussten am Standort vorgenommen werden, um während dieser besonderen Zeit für Gäste zu öffnen?

Shabbana Azimi: „Insbesondere die Maßnahmen zur Einhaltung des vorgeschriebenen Mindestabstandes zwischen Personen als auch die notwendigen Hygienemaßnahmen wirkten sich auf die Gestaltung unserer Locations aus. So übermitteln wir unseren Kunden vor der Veranstaltung einen Setting-Plan aus der die Bestuhlung hervorgeht, die die Einhaltung des Mindestabstands sicherstellt. So wird schon zu einem frühen Zeitpunkt deutlich, ob eine Veranstaltung stattfinden kann.

Aufgrund der Teilnehmereinschränkungen werden sogenannte Hybrid-Events, bei denen die Veranstaltung von einem Live-Publikum und von einem interaktiven Publikum online besucht wird, immer beliebter. Auch die Möglichkeit des Live-Streamings von Speakern wird immer häufiger nachgefragt.

Um eine reibungslose Durchführung von solchen Online-Events sicherzustellen, arbeiten wir hier mit Equipment-Partnern zusammen, die eine funktionierende digitale Infrastruktur zur Verfügung stellen. Das bietet unseren Kunden die Möglichkeit Veranstaltungen durchzuführen, an denen eine größere Personenanzahl teilnehmen kann, wenn auch teilweise nur digital.”

Was sind die häufigsten Fragen von Kunden? Buchen sie zögerlich und wie überzeugen Sie sie, Veranstaltungen zu organisieren?

Shabbana Azimi: „Die am häufigsten gestellten Fragen sind regulatorischer Natur und zielen in die Richtung, ob und unter welchen Bedingungen Veranstaltungen stattfinden können. Zudem möchten die Kunden gerne wissen, wie wir bei weiteren Lockdowns umgehen würden bezüglich der Stornierungsfristen. Als Team haben wir diesbezüglich gute Lösungen gefunden und können unseren Kunden die Möglichkeit bieten, Veranstaltungen auch kurzfristig stornieren zu können.

Trend-Event: Live-Streaming und hybride Formate

Haben Sie neue Veranstaltungsformate entwickelt, beispielsweise eine Hybrid – Kombination aus offline-online?

Shabbana Azimi: „Wir haben uns noch mehr darauf konzentriert unseren Kunden die Möglichkeit von Live-Streaming und Hybrid-Events anzubieten. Durch die enge Zusammenarbeit mit unseren Equipment-Partnern können wir gezielt auf die Wünsche unserer Kunden eingehen. Wir sehen momentan eher ein großes Interesse an Live-Streaming, aber gehen davon aus, dass die Nachfrage nach Hybrid-Events sich künftig erhöhen wird. Dies ist darin begründet, dass Unternehmen auch mittelfristig wieder Workshops und Seminare durchführen wollen.”

Wie ist das Feedback von Kunden im Allgemeinen zu neuen Konzepten?

Shabbana Azimi: „Insgesamt ist das Feedback sehr positiv. Oft sind unsere Kunden überrascht, wie gut vorbereitet wir auf ihre Fragen sind. Unsere Kunden schätzen es, dass wir auf die Einhaltung der Vorschriften großen Wert legen. In enger Abstimmung versuchen wir hier im Rahmen der Möglichkeiten eine schöne, aber auch sichere Veranstaltung zu organisieren. Wir haben die Erfahrung gemacht, dass sich die Teilnehmer sehr darüber freuen ihre Kollegen wiederzusehen und für einige Stunden das Home Office verlassen zu können.

Sehen Sie Zukunftschancen durch neue Angebote für Ihren Standort?

Shabbana Azimi: „Die Einschränkungen zeigen deutlich auf, wie wichtig physischer, zwischenmenschlicher Kontakt ist. Wir glauben, dass Räumlichkeiten wie unsere künftig umso wichtiger werden, da es ein Ort sein wird, an dem Kollegen und Mitarbeiter sich gezielt treffen und Zeit verbringen. Insbesondere in diesen schwierigen Zeiten ist eine lockere und kreative Umgebung eine willkommene Abwechselung und umso wichtiger.”

Vielen Dank an Shabbana Azimi und das Team des OutOfOffice für das Interview.

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