Ein Jahr Pandemie hat uns gezeigt, dass digitale und hybride Eventformate aus dem (Berufs-)Alltag nicht mehr wegzudenken sind. Und definitiv auch im Post-Corona Zeitalter Bestand haben werden. Wer bereits müde ist von den vielen Videokonferenzen und rein digitalen Veranstaltungen mit den Kollegen, Partnern und Kunden, dem kommt ein Mix aus onsite und digital sicher gelegen. Ein hybrides Event verbindet zwei Welten miteinander, die zukünftig nur gemeinsam Bestand haben werden – die Corona-Krise macht die Vorteile mehr als deutlich.

Da ein hybrides Eventformat an zwei oder mehreren Orten gleichzeitig stattfinden kann, bedingt es einer gut durchdachten Planung und Organisation. Mit einem stringenten Konzept, einem angestrebten und realisierbaren Ziel vor Augen sowie dem richtigen Zeitmanagement kann das erste hybride Event kommen – und nachhaltig bleiben. 

Hybrid against virtual: Welche Vorteile bringt ein hybrides Event?

Kurz gesagt, definiert sich ein hybrides Event als eine Live-Veranstaltung mit digitaler Verlängerung. Zwei Eventkonzepte vereinen sich damit in einer Veranstaltung. Sicherlich stellen Sie sich zunächst Fragen zum hybriden Eventformat: Wie sieht dieses genau aus? Warum ist es für meine Veranstaltung geeignet? Inwiefern ist es effektiver als ein rein digitales Event? Ist eine Präsenz von Vorteil, was bewirkt sie?

Flexibilität

In aktuellen Zeiten definitiv die wichtigste Komponente bei der Eventplanung: flexibel denken. Hybrid kann dabei zum Plan A statt Plan B werden. Durch die Verlagerung an einen realen Veranstaltungsort mit digitaler Ausweitung entsteht keine unmittelbare Abhängigkeit von einer Plattform und gleichzeitig noch vielfältige Gestaltungsmöglichkeiten. Die Location samt präsenter Personen schalten sich beispielsweise über einen Monitor, Leinwand oder Bildschirm mit den Online Teilnehmern zusammen. Perspektivenwechsel bringen mehr Abwechslung, höhere Aufmerksamkeit und kreative Inspiration ins Veranstaltungsformat. Ein geringerer Planungsaufwand spart zudem Kosten, die allgemeinen Hygienemaßnahmen können easy eingehalten werden, ohne aufwendige Konzepte, die eine reine Präsenzveranstaltung verlangen würde, zu erarbeiten. 

Reichweite 

Generell erzielen hybride Events mit ihrer Online-Kopplung an eine Präsenzveranstaltung eine höhere Reichweite als eine schlichte Offline-Veranstaltung. Es können nicht nur mehr Personen an einer Veranstaltung teilnehmen sowie partizipieren, sondern gleichzeitig auch neue Zielgruppen erreicht werden. Zusätzlich lässt sich mit einem effektiven Marketingplan die Reichweite erweitern und mit on-demand Inhalten die zeitliche Präsenz des Events strecken. Ebenfalls kann Eventmaterial im Nachhinein für Social Media Content oder Werbeanzeigen und Filme verwertet werden.

Nachhaltigkeit

Hybride Events leben länger – denn wie eben bereits beschrieben, können sie auch nach Veranstaltungsende Aufmerksamkeit erzielen, sich in der digitalen Welt weiter verbreiten und thematisiert werden. Weiterhin verhalten sich hybride Events klimaneutraler als Offline-Veranstaltungen. Geringerer Reiseaufwand vermindert den CO2 Ausstoß, die Müllproduktion wird verringert und der Ressourcenverbrauch von beispielsweise Strom  kann eingedämmt werden. Aber hier gilt zu beachten: Ob die Ressourcen-Balance am Ende tatsächlich zugunsten der Online-Teilnahme ausfällt, hängt davon ab, ob die von Ihnen eingesetzte IT nachhaltig gehostet wird.  

Lebendigkeit

Personen vor Ort in einer realen Umgebung verleihen dem Hybrid-Event mehr Live-Charakter als ein rein virtuelles Event. Anschaulich gestaltete Bühnenbilder und Perspektivwechsel durch verschiedene Speaker oder Kameraeinstellungen erhöhen zusätzlich die Attraktivität des Eventformats. 

Hybride Herausforderungen

Die größte Herausforderung hierbei ist, dass zwei Welten, online und offline, zusammengebracht werden, was einen höheren Aufwand erfordern könnte. Statt einem Event, planen Sie zwei gleichzeitig, was das gesamte Projekt komplexer gestaltet. Dafür sollten Sie unbedingt ordentlich Zeit einplanen, vor allem wenn Sie (noch) unerfahren sind. Voraussetzung ist zudem eine stabile und professionelle Technik, die maßgeblich zum Erfolg des Events beiträgt. Bestenfalls recherchieren Sie direkt nach einer Location, die mit technischen Skills und hybriden Features punkten kann. Falls Sie den Wald vor lauter Bäumen nicht sehen und Unterstützung sowie Beratung bei Ihrem Hybrid Event benötigen, steht Ihnen unser Event Inc Virtual Team jederzeit zur Seite.

Kostenloser Support für Ihr hybrides Event

Let’s get a plan: Timeline für Ihr erstes hybrides Event

Früh übt sich, was ein Meister werden will: Auch wenn gefühlt weniger Aufwand betrieben werden muss, um ein hybrides Event durchzuführen, sollten Sie rechtzeitig mit der Planung beginnen. Denn wie auch bei reinen Präsenzveranstaltungen lohnt es sich eine großzügige Zeitspanne vorzugeben und kleine Puffer einzubauen.

Step 1 – Startschuss

6 Monate bis zum Event…: Im ersten Schritt gilt es, grundsätzliche Fragen zum Eventformat und zur Art des Events in Abhängigkeit von der gewünschten Teilnehmerzahl zu klären. Hierunter fällt ebenfalls, die Eckdaten Ihrer Veranstaltung festzulegen sowie ein grobes Konzept zu entwerfen und Ziele für das Event zu definieren. Auch ein Budgetplan kann für die Gestaltung Abhilfe schaffen, möglicherweise können geeignete Sponsoren unterstützen und von einer reichweitenstarken Präsenz profitieren. Danach geht es an die Recherche passender Live-Speaker sowie einer passenden Location für die Umsetzung einer hybriden Veranstaltung. Bestenfalls filtern Sie direkt nach virtuellen/hybriden Eigenschaften oder lassen sich kostenlos von einem Expertenteam beraten. Wichtig ist zudem, die technischen Voraussetzungen, wie eine leicht bedienbare Online-Plattform, eine stabile Internetverbindung oder eine hochmoderne Streaming-Qualität, nicht außer acht zu lassen. Denn mit der Technik steht und fällt Ihre digitale Veranstaltung. Dabei ist es auch von Vorteil, im Vorwege die Bedürfnisse der Teilnehmer in Abhängigkeit von der Art des Events zu analysieren. Welche Ansprüche haben sie? Wie schaffe ich ein hybrides Event mit Wow-Effekt und weg von einseitigem Videostreaming?

Step 2 – Konkretisierung

3 Monate bis zum Event…: Nun geht es in die Vertiefung der Planung und um die Frage, welche Tools und Features Ihr hybrides Event beinhalten soll. Die Auswahl trifft sich am besten anhand der gesetzten Ziele für die Veranstaltung. Interaktion und Partizipation der Teilnehmer sowie Möglichkeiten zum Networken gilt es definitiv zu fokussieren. Auch ein aktiver Austausch zwischen Speakern und Gästen sowohl vor Ort, als auch gekoppelt an die digitale Plattform, sollte gewährleistet werden. Für jeden Punkt sollte separat entschieden werden, in welchem Rahmen der Austausch (live, parallel in einem Chat oder Forum, am Ende eines Vortrages etc). stattfinden soll.  

Als sinnvoll erweist sich bereits frühzeitig einen Ablaufplan zu kreieren, der mit Blick auf folgende Punkte erstellt werden kann:

  •  Kurzes (zehn- bis fünfzehnminütiges) „Intro“ oder „Warm-up“ vor inhaltlichem Start
  •  Bewusster Einsatz von Themenwechseln 
  •  Inhaltliche Programmpunkte als Input und Impuls, daran anschließend Networking    und Kommunikation 
  •  Geplanter Einsatz von zehn- bis fünfzehnminütigen Pausen 
  • Emotionen transportieren von onsite auf online
  •  Szenen- bzw. Perspektivenwechsel ermöglichen 
  •  Inhaltliches „Highlight“ am Ende der Veranstaltung, sodass Teilnehmer bis dahin dabei bleiben 

Lang lebe das Event – da hybrid den nachhaltigen Bestand des Events ermöglicht, empfehlen wir Ihnen, auch bereits in diesem Step zu überlegen, ob das Event aufgezeichnet und als Mitschnitt in der Zukunft bereitgestellt werden soll. Dies eignet sich vor allem für interessierte Teilnehmer, die terminlich absagen oder aus anderen Gründen nicht teilnehmen können. Weiterhin können Ausschnitte aus dem Video für Marketing und PR-Zwecke verwendet werden. 

Step 3 – Aufmerksamkeit generieren

1 Monat bis zum Event…: Grundgerüst, Ablaufplan sowie technische Voraussetzungen stehen, teilnehmende Personen und Speaker (vor Ort und online) sind eingeladen und weitere Plätze können noch besetzt werden. Nun heißt es: Let’s go viral! Mit kurzen und knackigen Teasern auf diversen Social Media Kanälen, gegebenenfalls unterstützt durch Budget, machen Sie auf Ihr hybrides Event aufmerksam. Medien- und Influencerkooperationen oder der Aussand einer Pressemitteilung können die Reichweite pushen, weiteres Interesse wecken und zusätzliche Anmeldungen generieren. Eine weitere attraktive Idee: Goodie Bags zusammenstellen und an bereits zugesagte Teilnehmer verschicken. Denn Vorfreude ist ja bekanntlich eine große.

Gleichzeitig hilft in diesem Zeitraum ein Probedurchlauf durch das Event, um mögliche Schwierigkeiten und (technische) Probleme zu erkennen und diese rechtzeitig vor dem großen Start beheben zu können.

Step 4 – Last Minute Check

1 Woche bis zum Event…: Die Planung befindet sich in den finalen Zügen und die letzten Tage vor der Umsetzung lassen sich für technische Checks, Tests aller Inhalte und mit allen Beteiligten sowie für einen letzten E-Mail Reminder zum Event nutzen. Sollte es noch freie Plätze geben, empfiehlt sich auch ein weiterer Social Media oder PR-Push. Und danach heißt es dann auch schon: Let’s go live! 

Step 5 – Post Event

Nach dem Event ist vor dem Event: Wenn Sie sich für eine Aufzeichnung entschieden haben, kann diese an interessierte Personen oder fehlende Teilnehmer versendet sowie für weitere Marketing-Zwecke genutzt werden. Holen Sie sich auch Feedback von allen beteiligten Personen zum hybriden Event ein, daraus lassen sich Learnings für kommende Veranstaltungen ziehen. Interne Reportings und Evaluierungen zeigen den nachhaltigen Effekt des Events auf und ob das Gesamtpaket erfolgreich war. 

EVENT INC VIRTUAL
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