BACK TO THE FUTURE – Eventgestaltung neu denken

Die pandemische Lage hält die Event-, Gastronomie-, und Hotelleriebranche weiterhin in Schach. Auch in den ersten Monaten des Jahres konnten anvisierte oder bereits geplante Live-Veranstaltungen in Locations vor Ort nicht stattfinden oder wurden als hybrid oder rein digitale Events umgesetzt. Die Hoffnung auf eine schnelle Entspannung der Situation ist getrübt und eine Erholung für die Eventwirtschaft zieht sich weiter – in die zukünftigen Monate von 2021 und sicher auch ins nächste Jahr. Die Zeit ist reif, um die Eventgestaltung schon jetzt neu zu denken.

„Kreativität & Mut für innovative Strategien sind gefragter denn je.”

Doch wo eine Krise andauert, in Veranstaltungsräumen und Hotelgängen gähnende Leere herrscht und Bartresen zu Staubfängern werden, da braucht es kreative Anstöße und Mut für neue Ideen und Konzepte. Locations verwandeln sich in digitale Streaming-Studios, Hotels bieten Räumlichkeiten als Hotel Office an. Und gleichzeitig wird offensichtlich, dass die Veranstaltungsbranche gerade einen ganzheitlichen Wandel erlebt. Ein Wandel, der bereits gültigen Standards in der Eventplanung einen größeren Wert zuschreibt und neue Ansprüche der Teilnehmer:innen an ein Event sichtbar macht. Gesamtgesellschaftliche Entwicklungen gestalten die „neue” Eventplanung, decken optimistische Perspektiven auf – und katapultieren uns damit zurück in die Zukunft.

New Normal: Beginn eines neuen Zeitalters

Bewegung statt Stillstand: Die Zeichen in der Eventbranche standen nie stärker auf Veränderung als momentan. Bereits vorhandene Expertisen lassen sich nutzen, um sie an die neue Realität anzupassen sowie den Weg für den Restart mitzugestalten, kreativ zu werden und in den Austausch mit fachlichen Branchenprofis zu treten. Und damit markiert der jetzige Zustand den Beginn einer neuen Ära. Events werden neu gedacht, geplant und mit innovativen Digital-Lösungen umgesetzt. Vor allem hybride Formate, die Onsite-Events in einer Location digital per Streaming verlängern und damit eine Mischform darstellen, haben an Attraktivität in vielerlei Hinsicht gewonnen und sind längst kein Plan B mehr. Sie decken fundamentale Standards im New Normal ab.

„Neue Leitlinien bestimmen die zukünftige Eventplanung.”

Risiko reduzieren

No risk, no loss: mit dem Feuer spielen war gestern, heute vermeiden Eventplaner:innen risikobehaftete Pläne lieber. Spontane Absagen einer Präsenzveranstaltung und unklare Aussichten auf einen Neuversuch führen dazu, dass bereits investierte Kosten nicht wieder eingeholt werden können und verfallen. Wirtschaftlich gesehen zieht das unschöne Folgen mit sich. Auch wenn ein gut durchdachter Notfallplan zu einer reinen Offline-Veranstaltung funktionieren kann, so überwiegt das Gefühl von Unsicherheit und der Wunsch danach, das Risiko eines finanziellen Schadens zu minimieren. 

Grundsätzlich wirft das Fragen für die zukünftige Eventplanung auf. Werden Events überhaupt noch weit im Voraus und auf lange Sicht geplant? Werden Großveranstaltungen teilweise oder sogar grundsätzlich auf einen Hybrid-Part ummodelliert? Wer das Risiko so gut es geht reduzieren möchte, wird an der digitalen Einbindung nicht vorbei kommen. 

Flexibilität

Flexibel fahren – von der Planung bis zur Durchführung. Sowohl aus Sicht der Eventplanenden als auch aus Perspektive der Locations wird Flexibilität die Organisation von Veranstaltungen zukünftig bestimmen. Ob bei der Wahl des Eventformats, in vertragsrechtlichen Bestimmungen oder hinsichtlich von Stornierungsmöglichkeiten – variable Optionen gewinnen an Bedeutung und sind zukünftig nicht mehr wegzudenken. Und auch um Kosten zu minimieren. Flexible Bedingungen schränken zwar das Gefühl von planerischer Sicherheit ein, aber ermutigen dennoch dazu, (Präsenz-) Events auf lange Sicht ins Auge zu fassen und zu gestalten.

Spontanität

Schnell anpassen statt stagnieren: spontane Änderungen und Neuerungen gehören in der aktuellen Zeit zur Tagesordnung, was eine gut durchdachte Event-Idee schnell aus dem Konzept bringen kann. Spontanität wird daher zu einer prägnanten Eigenschaft für die künftige Gestaltung von Events. Für mögliche Szenarien, wie die erneute Begrenzung der Teilnehmer:innenzahl, sollte vorab schon ein Plan B entwickelt werden. Wer transparent im Vorfeld mit allen teilnehmenden Personen kommuniziert, fährt mit Spontanität zum Erfolg.

Sicherheit? Standard!

Safety first: streng geplante und professionell überprüfte Hygiene- und Sicherheitskonzepte sind ein wichtiger Bestandteil, um zukünftig Veranstaltungen in diversen Größen wieder stattfinden lassen zu können und um das Vertrauen der Menschen in Hybrid- oder Präsenzveranstaltungen wieder herzustellen. Dafür werden aktuell bereits extra geschulte Corona-Expert:innen eingesetzt, die die Schutzmaßnahmen gründlich prüfen und absegnen. Sicherheitsvorkehrungen erlangen durch die Pandemie einen neuen Stellenwert und werden gleichermaßen zu einem ausschlaggebenden Buchungskriterium bei der Wahl einer geeigneten Location. Auch digitale Tools zur Kontaktverfolgung, wie die Luca App oder eine Event-Registrierung per Corona-Warn-App, helfen bei der sicheren Durchführung von Live-Events ebenso wie das Angebot von einem kostenlosen Schnelltest im Vorfeld. Auch ein Impfnachweis könnte zukünftig dazu führen, dass sich Eventteilnehmer:innen auf einer Offline-Veranstaltung noch sicherer fühlen werden.  

Digitaler Schutzraum

Sicher online veranstalten: virtuelle Formate oder ein hybrider Mix aus on- und offline sprechen den gegenwärtigen Zeitgeist der Eventbranche an. Und auch im digitalen Raum müssen gewisse Sicherheitsregeln eingehalten werden. Während physische Hygienekonzepte bei hybriden Events zum Einsatz kommen, dreht es sich im Netz vorrangig um den Schutz personenbezogener Daten und Sicherheitsstandards, die jede Software beglaubigen lassen sollte. Denn die Teilnehmenden erwarten eine sichere digitale Umgebung, die gleichzeitig ausschlaggebend für die Partizipation ist. Die Anforderungen an professionelle Online-Lösungen wachsen stetig – und zukünftig weiter. Sie bieten mit einem geprüften Safe Space die Chance, Events noch viraler gehen zu lassen und langlebig mit Bestand Erfolge zu feiern. 

Let’s share: Haben Sie weitere Aspekte oder Ideen, wie sich die Eventplanung in Zukunft gestalten wird? Hinterlassen Sie gerne einen Kommentar oder schicken Sie uns eine E-Mail. Wir freuen uns auf spannende Denkanstöße und interessanten Input.