Jedes Jahr finden in Deutschland tausende Kongresse statt. Die dort diskutierten Themen ziehen oftmals große Publikumszahlen an. Bei diesen großen Veranstaltungen müssen also nicht nur die technische Ausstattung und der Ablauf reibungslos funktionieren, sondern auch die Tagungs- und Kongresssicherheit muss gut durchgeplant werden. Hierzu zählt beispielsweise, dass das Brandschutzkonzept auf dem aktuellen Stand ist und aktuelle Gebäudebestimmungen eingehalten werden.
Was ist Tagungs- und Kongresssicherheit?
„Die Sicherheit des Besuchers hat absoluten Vorrang vor wirtschaftlichen Interessen des Veranstalters“ – dieser Satz entstammt einem Urteil des Bundesgerichtshofes. Dieses Zitat sollte allerdings nicht falsch verstanden werden. Der Veranstalter kann den Besucher nicht vor allen Gefahren schützen, auch hier gibt es Aspekte, die nicht beeinflussbar sind. Es ist daher ausreichend, wenn der Kongressveranstalter sich um das kümmert, was erforderlich und zumutbar für ihn ist. Die Definition der konkreten Tagungs- und Kongresssicherheit ist also im Allgemeinen nicht konkret formuliert, sollte aber von jedem Veranstalter im Vorhinein bestmöglich definiert werden.
Notausgänge als ein Muss
Wie kann die Tagungs- und Kongresssicherheit gewährleistet werden?
In erster Linie ist die Formulierung eines Sicherheitskonzeptes bei großen Kongressen verpflichtend. Hierbei wird sichergestellt, dass sowohl die Tagungslocation, als auch der Ablauf selbst reibungslos ineinandergeifen. Um beurteilen zu können, ob eine sichere Durchführung des Events möglich ist, müssen u.a. folgende Aspekte im Vorhinein in einem solchen Konzept geklärt werden:
- Festlegung der Besucherkapazität
- Lage, Zustand und Kennzeichnung von Verkehrswegen, Fluchtwegen, Notausgängen etc.
- Sichere Wegführung in der Veranstaltungsstätte
- Sicherheit der technischen Einrichtungen
- Barrierefreie Zugänge.
Ist ein Sicherheitskonzept auch für Kleinveranstaltungen nötig?
Wie bereits beschrieben, ist ein Sicherheitskonzept dazu da, in einem Ernstfall die wichtigen Vorgänge, wie den Notruf, zu regeln. Laut Gesetz muss ein solches Sicherheitskonzept erst ab einer Besucherzahl von 5000 Personen erstellt werden. Es sollte allerdings jedem Veranstalter klar sein, dass auch bei einer Kleinveranstaltung Unfälle passieren können, für die ein Konzept zur Bewältigung dieser Probleme sinnvoll wäre. Ein Plan bietet sich nicht nur durch den reinen Wunsch der Katastrophenverhinderung an. Wenn der Schaden durch Zeitverlust noch größer wird, dann kann der Veranstalter hierfür haftbar gemacht werden. Es sollten sich also auch bei kleinen Events grundlegende Gedanken um die Tagungs- und Kongresssicherheit gemacht werden.
Sicherheitskonzept für Tagungen
Fazit
Um die Tagungs- und Kongresssicherheit zu gewährleisten, sollte ein Sicherheitskonzept mit detaillierten Zahlen, Zeiten und Verantwortlichkeiten aufgesetzt werden. Gleichzeitig sollten vor Beginn der Tagung die möglichen Gefahrenherde beurteilt und entsprechende Gegenmaßnahmen entwickelt werden. Für die Klärung der rechtlichen Rahmenbedingungen empfiehlt es sich, Experten aus der Sicherheitsbranche hinzuzuziehen.
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