Abgestempelt sein ist jetzt nicht mehr uncool, sondern eine schützende Eigenschaft, die eine sichere Umgebung ausmacht. Corona konforme Räumlichkeiten und Orte schaffen, um sich und andere vor dem Coronavirus zu schützen, stehen gegenwärtig bei Locations ganz oben auf der Tagesordnung, bestenfalls noch verifiziert mit einem Hygienesiegel. Bereits in den vergangenen Monaten haben viele Inhaber von Veranstaltungslocations Hygienemaßnahmen ausgearbeitet, Räume neu konzipiert oder luftreinigende Technik installiert. Desinfektionsmittel, Tisch-Trennwände und Kontaktformulare zur Rückverfolgung sind aus den Locations nicht mehr wegzudenken.

Event Inc Hygienesiegel für Corona konforme Locations

Corona konforme Locations haben aktuell höchste Priorität bei der Wahl für ein Business- oder Teammeeting im kleinen Rahmen. Bei Event Inc finden Sie ab sofort verifizierte Locations, die sich mit einem sicheren Hygienekonzept und passenden Schutzmaßnahmen auszeichnen – versehen mit einem Hygienesiegel.

Tipps für die Eventplanung

Die Corona Pandemie beeinflusst nicht nur unser alltägliches Leben und den Berufsalltag, sondern auch die Eventplanung weiterhin sehr stark. Hygienekonzepte und Abstandsregeln gehören in die neue Normalität genauso wie flexible Arbeitsmodelle und hybride Eventgestaltungen. Der Wunsch nach persönlichen Meetings mit Geschäftspartnern oder Kollegen, Messen zum Networken oder unterhaltsamen Aktivitäten fürs Teambuildung wächst zunehmend und ist mittlerweile mit verschiedenen Maßnahmen kreativ gestaltbar.

Aufgrund des anhaltenden Lockdowns sind aktuell nur Meetings mit stark reduzierter Teilnehmerzahl umsetzbar. Um die entsprechenden Schutzmaßnahmen einzuhalten, hilft eine Corona konforme Location mit Hygienesiegel.

Trotz Krise ein erfolgreiches Meeting oder zukünftig auch eine Veranstaltung im größeren Rahmen umsetzen? Mit diesen Tipps sind Sie aktuell auf einem guten und sicheren Weg.

Oberstes Gebot – Flexibilität & Spontanität

Um in der gegenwärtigen Zeit ein Event zu planen und durchzuführen, bedarf es vor allem Flexibilität, da es je nach Entwicklung der Fallzahlen lokal und regional zu neuen Kontaktbeschränkungen im öffentlichen Leben kommen kann. Daher kann es für Sie nur von Vorteil sein, sich bei der Planung für ein “Worst-Case”-Szenario zu wappnen und einen Plan B zu erarbeiten – für den Fall, das Ihre Veranstaltung im vorgesehenen Rahmen in der gebuchten Location nicht oder nur mit einem Teil der angedachten Teilnehmer stattfinden kann. Hierfür bietet sich eine hybride Eventgestaltung an – eine Kombination aus offline und online Slots.

Rahmenbedingungen sind das A&O

Bevor es in die detaillierte Eventplanung geht, sind elementare Punkte zu beachten, um eine Veranstaltung Corona konform auszurichten:

  • News Check: Um stets auf dem aktuellen Pandemie-Stand zu sein, empfehlen wir Ihnen, sich bei vertrauenswürdigen Quellen zu informieren. Dazu gehören die Weltgesundheitsorganisation (WHO), das Robert-Koch-Institut (RKI) oder die Seite des Bundesgesundheitsministeriums.
  • Hard Facts: Vorab alle nötigen Informationen zusammentragen und einen Krisenplan zur aktuellen Situation, zu möglichen Einschränkungen und weiteren Vorkehrungen entwickeln.
  • AHA – Abstandsregel, Hygienemaßnahmen, Alltagsmaske – Standards integrieren ebenso wie zur Nutzung der Corona-Warn-App hinweisen, regelmäßiges Lüften bedenken und die 3Gs – komplett geschlossene Räume, Gruppen und Gedränge, Gespräche in lebhafter Atmosphäre – möglichst vermeiden.
  • Teilnehmerzahl festlegen: Kontaktverfolgung aller Personen vor Ort muss gewährleistet sein, Registrierungsvorgang beschließen. Bestenfalls werden Tickets ausgestellt, um eine Begrenzung von Besuchern zu garantieren.
  • Locationcheck: Kann vor Ort ein Mindestabstand von 1,5m in allen notwendigen und begehbaren Räumen eingehalten werden? Lässt sich der Einlass am Standort mit Abstand gewährleisten? Wie sind die Belüftungsmöglichkeiten in der Location?

8 Schritte zu einer sicheren Corona Eventplanung

Da die Schutzverordnung von Bundesland zu Bundesland variiert, empfehlen wir eine Prüfung der geltenden Regelungen für das jeweilige Bundesland, in dem das Event stattfinden soll.

  1. Aufklärung Hygiene- und Infektionsschutz: Übersichtsblatt entwerfen mit Hinweisen für die Besucher in Bezug auf gründliches Händewaschen, Husten und Niesen in die Armbeuge, Vermeidung von Körperkontakt wie Hände zur Begrüßung schütteln oder Umarmen. Bestenfalls die Informationen schon vorab digital an alle Teilnehmer mailen und in den Veranstaltungsräumen, Sanitäranlagen sowie im Eingangsbereich aushängen.
  2. AHA-Regel: Einhaltung des 1,5m-Mindestabstands in allen relevanten Räumlichkeiten der Location – vorteilhaft dafür sind Markierungen auf dem Boden sowie Hinweise mit Schildern. Dort, wo ein Mindestabstand nicht gewährleistet werden kann, wie beispielsweise in der Garderobenschlange, muss von den Besuchern ein Mund-Nasen-Schutz getragen werden. Auf das verpflichtende Tragen einer Maske in solchen Situationen mit Aushängen sowie am Eingang hinweisen. Enge Räumlichkeiten können zusätzlich mit einer Maximalzahl an Personen begrenzt werden, um ein Kontaktrisiko zu vermeiden.
  3. AHA-Regel +A, +L, -3G: Zusätzlich zu den allseits bekannten Hygienestandards empfiehlt das RKI auch auf die Installierung und Nutzung der Corona-Warn-App [+A für App] im Vorfeld hinzuweisen. Ebenso ist regelmäßiges Lüften aller Räume, besonders im Herbst und Winter [+L], von hoher Bedeutung. Sowohl ganz Geschlossene Räume, Gruppen und Gedränge als auch Gespräche in lebhafter Atmosphäre [-3G] sollten nach Möglichkeit vermieden werden.
  4. Belüftungsmöglichkeiten: Vorab sicherstellen, dass die Eventlocation über genügend Belüftungsmöglichkeiten verfügt und während der Veranstaltung alle Räumlichkeiten und Sanitäranlangen regelmäßig gut durchlüften.
  5. Reinigungs- und Hygieneservice: Desinfektionsmittelspender am Ein- und Ausgang, im Gastronomie- und Vortragsbereich sowie vor und in den Sanitäranlagen aufstellen. Ebenfalls darauf achten, dass häufig genutzte Oberflächen wie Türklinken oder auch Mikrofone und Headsets von Sprechern permanent gereinigt und desinfiziert werden. Die Sanitärbereiche sollten mit ausreichend Seifenspendern ausgestattet werden.
  6. Tracking von Besucherzahlen und Zugangskontrolle: Wie viele Besucher an einer Veranstaltung im geschlossenen Raum teilnehmen dürfen, variiert von Bundesland zu Bundesland und orientiert sich jeweils am aktuellen Infektionsgeschehen. Generell muss jede Location im Vorfeld prüfen, wie sich die Wege vor Ort – je nach Veranstaltungsformat – am besten gestalten lassen und zusätzlich mit Personal den Besuchern allgemeine Laufwege und Richtungen aufzeigen und ggf. begleiten. Bei größeren Veranstaltungen hilft eine digitale Besucher-Tracking-Anzeige im Eingangsbereich, um überfüllte Räumlichkeiten zu vermeiden.
  7. Registrierung und Datenverarbeitung: Bestenfalls registrieren sich die Besucher schon vor dem Event digital mit ihren Daten. Hierfür eignet sich das Scannen eines QR-Codes, der am Eingang ausgehängt wird. Zudem ist es hilfreich, die Teilnehmer darüber aufzuklären, wie lange ihre Daten aufbewahrt und wie diese im Anschluss vernichtet werden.
  8. Verpflegung: Die gastronomische Versorgung muss mit den allgemeinen Hygienevorschriften vereinbar sein, von einem großen Buffet kann derzeit beispielsweise abgeraten werden. Besser machen sich vorgefertigte und portionierte Snacks oder Menüs, alternativ auch individualisierte Food-Bags.
  9. Teilnahmehinweis #zusammengegencorona: Und ganz wichtig, der Appell an die Gesundheit der Teilnehmer und den möglichen präventiven Schutz aller Event-beteiligten Personen. Hier kann ein entsprechender Hinweis vorab per Mail verschickt werden mit der Bitte, sich mit coronatypischen Symptomen, als Kontaktperson von einem Infizierten oder als Reiserückkehrer aus einem Risikogebiet sich zur Sicherheit aller Teilnehmer vom Event abzumelden.

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