Schnell und unkompliziert zum perfekten Meetingraum

Egal, wie schön die Räumlichkeiten des eigenen Büros sind oder wie zentral es gelegen ist – es gibt zahlreiche Gründe, weswegen ein Meeting außerhalb der eigenen Büroräume von Vorteil sein kann: sei es die verkehrsgünstige Lage, falls Teilnehmer aus anderen Städten anreisen, eine bessere technische Ausstattung, ein neutraler Boden für Mitarbeitergespräche oder als „Out-of-the-box“-Raum, der die Kreativität anregen soll. Dieser Tage kommt wegen der Corona Pandemie noch hinzu, dass viele Büros geschlossen sind. Und selbst wenn ein Meeting in den eigenen Räumlichkeiten möglich wäre, ist der aktuell erforderliche Hygienestandard oftmals nicht gegeben, da die Reinigung nicht regelmäßig stattfindet. Ein externer Meetingraum muss her – und das am besten schnell und unkompliziert!

Mit DirectBooking zum perfekten Meetingraum

Um die oft langwierige Suche nach dem idealen Konferenzraum zu vereinfachen und letztlich zu verkürzen, haben wir bei Event Inc die Recherche und die Buchung von Meetingräumen optimiert. Nach der Vorauswahl für die Stadt, in der das Meeting stattfinden soll, sowie des Anlasses, gibt es nun die Möglichkeit, sich auf der Ergebnisseite mit nur einem Klick alle direkt buchbaren Räumen anzeigen zu lassen.

Die verfügbaren Meetingräume werden dann inklusive Stundenpreis angezeigt, so dass Sie unmittelbar eine grobe Auswahl nach Preiskategorie vornehmen können. 

Ist die Wahl auf einen Meetingraum gefallen, kann die Buchungsanfrage gestartet werden. Im Anfrageprozess wählen Sie neben dem Datum auch die Uhrzeit und somit die Dauer des Meetings. Entsprechend errechnet sich die Raummiete in Echtzeit und wird im rechten Fenster dargestellt.

Erhält der Anbieter Ihre DirectBooking Anfrage, ist es ihm ein leichtes, diese direkt zu verarbeiten. Aufgrund der zuvor eingegebenen Informationen ist der Preis bereits festgelegt und er kann die Buchungsanfrage und Verfügbarkeit des Raumes sofort bestätigen. 

Natürlich gibt es weiterhin die Möglichkeit, Catering und Sonderwünsche hinzuzufügen. Hierfür erstellt der Anbieter nach Erhalt der Buchungsanfrage ein separates Angebot. 

Tipps für die Suche nach dem geeigneten Meetingraum

Neben der optimalen Ausstattung übernimmt ein externer Meetingraum noch eine ganz andere, nicht so offensichtliche Aufgabe: er steht repräsentativ für das Unternehmen. Das spielt bei firmeninternen Veranstaltungen sicher eine untergeordnete Rolle, aber gerade wenn Geschäftspartner eingeladen werden oder eine Produktpräsentation für Kunden ansteht, ist die Atmosphäre des Raums maßgeblich. Daher haben wir für Sie Tipps zusammengestellt, auf die es bei der Suche nach dem optimalen Meetingraum ankommt: 

Thema und Ziel des Meetings

Handelt es sich nur um ein schnelles internes Get-Together, lässt sich dieser Punkt schnell abhaken, da die Ansprüche an den Raum nicht hoch sind. Handelt es sich um ein Meeting oder eine Konferenz zu einem bestimmten Thema, kann die Lage des Raumes (z.B. etwas maritimes, ein Loft mit Weitblick über die Stadt, eine Villa im ländlichen Stil) das Thema unterstreichen. Ebenfalls gilt zu prüfen, ob für die Umsetzung des Meetings eine bestimmte technische Ausstattung benötigt wird. Soll aus Informationszwecken eine Präsentation gezeigt werden oder soll mit Dolby Surround Sound von einem Produkt überzeugt werden?

Die Größe des Meetingraums

Auch auf die Größe des Raumes sollte bei der Meeting-Planung genauer geachtet werden. Nicht nur in Zeiten der Corona-Pandemie darf ein Raum auf keinen Fall zu klein sein. Die Teilnehmer dürfen sich nicht eingeengt fühlen. Auf der anderen Seite sollte der Raum auch nicht zu groß sein, da sich die Meeting-Gäste sonst verloren vorkommen könnten. Bei einer Konferenz, bei der sich die Teilnehmer nicht kennen, könnte sogar der Eindruck entstehen, dass nicht alle Gäste erschienen sind. 

Bei Event Inc gibt es in den einzelnen Location-Profilen, neben der Information über die Quadratmeterzahl des Raumes, auch eine Information darüber, für wie viele Personen bei welcher Art von Bestuhlung der Raum geeignet ist. 

Die Einrichtung des Meetingraums

Bei der Einrichtung eines Meetingraums kann der Anlass auch wieder eine Rolle spielen: soll der Raum eher schlicht sein oder im Rahmen einer Produktpräsentation das Thema unterstreichen? Wichtig ist in jedem Fall, dass keine Säulen, Stützbalken oder Ecken die Sicht auf die Präsentationsfläche stören. 

Achten Sie außerdem auf die Lichtverhältnisse! Bei einer Präsentation mit dem Beamer sollte gewährleistet sein, dass sich die Fenster abdunkeln lassen und während einer Live-Präsentation sollte hingegen ausreichend Tageslicht vorhanden sein. 

Nicht zuletzt sollte auch dem Mobiliar Beachtung geschenkt werden: Niemand sitzt gerne stundenlang auf ungepolsterten Holzstühlen.

Die Lage des Meetingraums

Ganz wichtig: Die Location für ein Meeting oder eine Konferenz sollte für alle Teilnehmer leicht erreichbar sein – auch mit öffentlichen Verkehrsmitteln. Reisen Teilnehmer aus anderen Städten an, empfiehlt sich ein zentral gelegener Meetingraum in der Nähe des Bahnhofs. Handelt es sich um eine internationale Konferenz, wäre ein Veranstaltungsraum in der Nähe des Flughafens denkbar.

Aus aktuellem Anlass: die Hygienestandards

In Anlehnung an die Empfehlungen der Bundeszentrale für gesundheitliche Aufklärung hat Event Inc bei eine Umfrage zur Einhaltung der allgemeingültigen Hygieneregeln unternommen. Locations, die die Hygieneregeln in vollem Umfang einhalten, erhalten auf unserer Webseite ein Corona-Hygienesiegel. Aufgrund der anhaltenden Kontaktbeschränkungen wurden bislang nur Siegel an Meetingräume vergeben. Sobald Events im größeren Rahmen wieder stattfinden dürfen, erhalten auch weitere Locations exklusive Hygienesiegel von uns.

Neben der Location selbst, müssen sich auch die Meeting-Teilnehmer der Situation anpassen und ein paar Corona-Verhaltensregeln beachten. In dem Artikel „Meetings in Zeiten von Corona: Worauf Sie jetzt achten müssen” haben wir Ihnen Tipps und Hinweise zusammengestellt, die es möglich machen, endlich wieder gemeinsam in einem Raum kreativ sein zu können.