Der folgende Ratgeber soll Sie mit Ideen und Anregungen für eine gelungene Betriebsfeier versorgen. Um ein Betriebsfest entspannt planen zu können, geben die Event Inc Redakteure einen Überblick über die wichtigsten Punkte, die während der Organisation der Betriebsfeier zu beachten sind.

Die Rahmenbedingungen der Betriebsfeier

Die Planung der Betriebsfeier sollte mindestens sechs Monate im Voraus beginnen. Zu Beginn der Organisation ist es hilfreich, Einzelheiten der vergangenen Veranstaltungen, wie Ort und Daten, zu recherchieren. Außerdem können Kollegen nach ihren Eindrücken gefragt werden. Im nächsten Schritt kann in Erfahrung gebracht werden, wie viele Personen zur diesjährigen Betriebsfeier eingeladen werden sollen und welches Budget pro Person zur Verfügung steht. Die Gründung eines Projekt-Teams kann Erwägung gezogen werden, sodass sich die folgenden Aufgaben auf mehrere Schultern verteilen.

Betriebsfeier

Betriebsfeier planen Quelle: https://www.pexels.com/photo/people-notes-meeting-team-7095/

Datum und Veranstaltungstyp

Zunächst gilt es, sich Gedanken über die Art und den Umfang der Betriebsfeier zu machen. Handelt es sich um eine Jubiläumsfeier, ein Sommerfest oder eine Weihnachtsfeier? Wer soll eingeladen werden? Bevor das Datum festgelegt wird, sollte mit dem Auftraggeber abgeklärt werden, ob das Betriebsfest unter der Woche oder am Wochenende stattfinden soll und ob tagsüber oder am Abend gefeiert wird. Bei der Wahl des Datums ist es außerdem sehr wichtig, zu klären, ob um das anvisierte Veranstaltungsdatum keine anderen Ereignisse, wie zum Beispiel Feiertage oder Messen liegen, sodass womöglich einige Kollegen nicht teilnehmen können.

Die Location der Betriebsfeier

Der Veranstaltungsort sollte mindestens fünf Monate vorher ausgewählt werden, sonst ist die Location zum festgelegten Termin möglicherweise schon vermietet. Es ist wichtig, dass der Ort der Betriebsfeier für alle geladenen Gäste gut zu erreichen ist. Falls nicht, muss eine Transfermöglichkeit organisiert werden. Soll das Betriebsfest in den unternehmenseigenen Räumlichkeiten stattfinden, in einem Restaurant, Club oder Hotel, unter freiem Himmel oder lieber in einer ausgefallenen Location wie beispielsweise einer ausgebauten Lagerhalle oder auf einem Schiff?  Eine kreative Wahl des Veranstaltungsortes macht die Betriebsfeier zu einem besonderen Erlebnis. Eine vielseitige Auswahl geeigneter Business-Locations finden Sie auf Event Inc.

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Betriebsfeier Location Quelle: https://www.pexels.com/photo/party-glass-architecture-windows-34173/

Entertainment für das Betriebsfest

Unterhaltung ist eine sehr wichtige Komponente des Betriebsfestes. So sorgt ein Entertainment-Act, zum Beispiel eine Band oder ein DJ, für ausgelassene Stimmung. Live-Cooking ist ebenso eine außergewöhnliche Idee, um die Gäste zu unterhalten, beispielsweise als Sommerfest bei dem gegrillt wird. Eignet sich der Anlass des Betriebsfestes für ein Motto? Im Falle eines Sommerfestes können Mottos wie „Hawaii“ oder „Notte Italia“ in Frage kommen. Es gibt außerdem die Möglichkeit, ein festes Programm des Betriebsfestes festzulegen. Informationen dazu, ob Reden gehalten werden wollen sollten frühzeitig eingeholt und eingeplant werden.

Catering für das Betriebsfest

Vier Monate im Voraus sollte das Catering für die Betriebsfeier organisiert werden. Besteht bei der ausgewählten Location die Möglichkeit, Essen zu bestellen oder wird lieber ein Cateringservice engagiert? Das Catering kann ideal das Motto und die Location unterstützen. Beispielsweise passt ein rustikales Buffet zu einem Landgut oder einer Burg. Die Frage „Menü oder Buffet?“ sollte sehr genau überlegt werden. Ein großer Vorteil des Menüs ist, dass der zeitliche Ablauf des Abends gut planbar ist und die Gäste nicht aufstehen und anstehen müssen. Das Buffet ermöglicht es dagegen viele Alternativen anzubieten, die jeder Essgewohnheit entsprechen.  Vergessen Sie nicht, auch für eine umfangreiche Getränkeauswahl bei der Betriebsfeier zu sorgen. Hier können Getränkepauschalen festgelegt oder die Abrechnung nach Verbrauch mit dem Caterer abgestimmt werden. Eine Auswahl an Cateringservicen in unterschiedlichen Städten finden Sie im Event Inc Portfolio.

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Organisation ist alles

Die Entwicklung eines zeitlichen Ablaufplans des Betriebsfestes sowie die Abstimmung mit Zulieferern, wie dem Catering und Entertainment, empfiehlt sich, um zu vermeiden, dass sich die Zulieferer beim Auf- und Abbau gegenseitig behindern.

Die finale Einladung mit Datum, Uhrzeit, Ort, Motto und gegebenenfalls Essenswunsch wird am besten acht Wochen vorher versendet. Außerdem sollte in der Einladung um Rückantwort bis zu einem festgelegten Termin gebeten werden. Ebenso sollten über den Dresscode und den Zeitrahmen des Betriebsfestes Informieren Sie die eingeladenen Personen mit einem kurzen Satz auf der Einladung auch über den Dresscode und den Zeitrahmen des Betriebsfestes.

Fazit

Dieser Ratgeber sollte die Planung Ihrer Betriebsfeier unterstützen und Ideen und Anregungen für die einzelnen Schritte liefern. Sind Sie auf der Suche nach einer Location oder dem richtigen Caterer? Bei Event Inc finden Sie die passenden Dienstleister.

Credits Titelbild: https://www.pexels.com/photo/bar-drinks-party-champagne-16408/

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