Die Eventbranche ist überschaubar groß, die Kommunikation erfolgt häufig unbürokratisch und “per Du”. Jedoch gibt es auch viele Gelegenheiten, bei der ein souveränes Auftreten unverzichtbar ist – vor allem der professionelle Auftritt auf einer Messe. Unser Expertenratgeber enthält die wichtigsten Grundsätze der Messe-Knigge. Damit wird der Messeauftitt zum Erfolg.

Messe-Knigge – Für einen gelungenen Messeauftritt

Der Messeauftritt eines Unternehmens kann viele Vorteile mit sich bringen. Doch zum gelungenen Auftritt sollten die entsprechenden Mitarbeiter vor Ort das eine oder andere beachten. Neben Praxiserfahrung und Know-how ist die Planung der wohl wichtigste Schritt, um optimal in ein solches Event zu starten, aber auch der richtige Umgang mit potenziellen Kunden und nicht zuletzt ein sicheres, positives und sympathisches Auftreten sollten keinesfalls vernachlässigt werden.

Messe-Auftritt – Die Vorbereitung

Was soll mit dem Messebesuch erreicht werden?

Ein Messebesuch sollte zu einem bestimmten Zweck stattfinden, der Aussteller sollte sich also bereits im Vorfeld ein gewisses Ziel stecken. Darunter fällt einerseits sicherlich das Werben von Neukunden, andererseits kann und sollte die Messezeit jedoch auch dafür genutzt werden, um gezielt Veranstaltungen zu besuchen, neue Trends des jeweiligen Themengebiets aufzugreifen und sich mit anderen auszutauschen. Viele Messen bieten zu diesem Zweck ein umfassendes und interessantes Rahmenprogramm, welches am besten schon vorab studiert werden sollte, damit alle relevanten Veranstaltungen und Workshops auch wirklich aufgesucht werden können. Gegebenenfalls macht es Sinn, sich an den vorhandenen Kontakten im Adressbuch entlang zu hangeln, damit auch wirklich mit all denen in Kontakt getreten werden kann, die ebenfalls vor Ort sind. Auch hier gilt es sich entsprechend Gedanken zu machen: Welche Partner oder Kunden haben Priorität oder wurden schon lange nicht mehr persönlich angetroffen? Welche Kontakte sind besonders lohnenswert?

Abseits dessen sollte aber auch die Planung keineswegs zu spät beginnen, denn ansonsten kann es schnell stressig werden. Unter anderem sollte sichergestellt werden, dass die Messe den betrieblichen Ablauf nicht stört und der Aufwand hinsichtlich Zeit, Kosten und Entfernung vertretbar ist. Aber auch die Anreise inkl. Hotel und Hinfahrt sollte geplant werden, wobei vor allem die Buchung eines Hotels frühzeitig zu erledigen ist – denn gerade bei gut besuchten Messen können nahegelegene Unterkünfte ansonsten schnell ausgebucht sein und es muss entweder auf teure oder weit entfernte Hotels zurückgegriffen werden.

Auf Zielgruppe vorbereiten und Gespräche planen

Grundsätzlich geht es bei einer Messe vor allem darum, in möglichst kurzer Zeit möglichst viele Kontakte zu knüpfen. Das klingt jedoch einfacher, als es ist und gerade deshalb ist es so wichtig, sich auf potenzielle Kunden einzustellen und womöglich auch mit wenigen schlagkräftigen Argumenten überzeugen zu können.  Zudem finden Messegespräche unter ungewohnten, meist schwierigen Bedingungen statt – neben einer guten Vorbereitung und Probe verschiedener Gesprächsabläufe kann es daher mitunter ebenfalls sinnvoll sein, ein praxisnahes, nachhaltiges Messecoaching durchzuführen, das Sicherheit und Struktur für alle Mitarbeiter bietet.

Messe-Knigge-Vorbereitung

Grundsätzliches zum Messeauftritt

Feste Regeln auf der Messe berücksichtigen

Neben der eigenen und individuellen Vorbereitung auf ein Messe-Event sollten auch einige grundlegende Regeln beherzigt werden. Diese sind im Grunde zwar simpel, aber gleichermaßen wichtig:

  • Gepflegtes Äußeres, frischer Atem
  • Angemessene Kleidung (je nach Zielgruppe), Corporate Identity
  • Namensschilder am linken Revers tragen
  • Hände oberhalb der Gürtellinie und offen halten
  • Handy und PC sollten bei Leerlauf am Stand nicht genutzt werden
  • Die Messetheke ist nicht mit einer Bar gleichzusetzen
  • Wer den Stand oder das Abend-Event verlässt, hat sich bei der Messeleitung abzumelden
  • Auf das Messeformular gehört das Kürzel, ebenso ist auf eine leserliche Schrift zu achten
  • Ein Kontakt, der mithilfe des Messeformulars nachverfolgt werden kann, sollte direkt mit einer Priorität versehen werden (zum Beispiel: H=High / L=Low)
  • Pünktlich, ausgeruht und fit am Stand erscheinen (dafür muss die Messeparty am Abend ggf. auch einmal ausgelassen werden)

Klassische Fehler vermeiden

Neben grundsätzlichen Verhaltensweisen gibt es auch eine ganze Reihe an Fehlern, die vermieden werden sollten (aber leider regelmäßig vorkommen). Auf folgende Punkte sollte bei den Messemitarbeitern geachtet werden, damit der Messebesuch ein Erfolg wird:

  • Am Stand sollten sich die Mitarbeiter immer aufmerksam und positiv präsentieren (das heißt auch, dass sich nicht mit Zeitung, Handy oder Notebook beschäftigt wird)
  • Gegessen werden sollte nur im Aufenthaltsraum, nicht jedoch direkt am Stand
  • Besucher und Kunden keinesfalls warten lassen oder gar ignorieren

Nicht über längere Zeit mit mehreren Kollegen zusammenstehen und sich unterhalten – potenzielle Besucher werden so abgeschreckt, da sie das Gefühl haben, zu stören. Besser ist es daher, für längere Gespräche den Stand zu verlassen, diesen dabei aber möglichst im Auge zu behalten.

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Die Garderobe beim Messeauftritt

Der Kontakt mit dem Interessenten oder potenziellen Kunden ist stark vom ersten Eindruck geprägt und somit auch von der Kleidung, die an den Messetagen getragen wird. Ein angemessenes und gepflegtes Erscheinungsbild ist daher wichtig, sollte aber vor allem auch zur Zielgruppe passen. Normalerweise bedeutet dies – ganz gleich, welche Branche –, dass zumindest Anzug und Krawatte bei Männern bzw. Hosenanzug oder eine Kombination in dezenten Farben bei Frauen gewählt werden. Unter Umständen kann dieser Kleiderdress aber auch abweichen, beispielsweise dann, wenn es sich um eine Schülermesse handelt oder der Umgang miteinander generell etwas lockerer ausfällt.
Weiterhin macht es durchaus Eindruck und sorgt für Wiedererkennungswert, wenn die Kleidung mit dem Firmenlogo ausgestattet ist oder das Messeteam zumindest in den Hausfarben erscheint. Hier sollte außerdem nicht an der Qualität gespart werden, denn billige Kleidung ist oftmals sofort erkennbar und vermittelt einen schlechten Eindruck. Zudem fühlen sich die Mitarbeiter in hochwertigen Stoffen einfach wohler und strahlen dies auch aus. Nach Möglichkeit sollte aber gleichermaßen auf eine gewisse Funktionalität geachtet werden: leichte und bequeme Kleidungsstücke sowie ein angenehmes Schuhwerk machen den langen Messetag auch nach einigen Stunden immer noch erträglich. Generell gilt, dass das Erscheinungsbild das Produkt widerspiegeln sollte – wer also Sportartikel verkauft, der sollte sich auch sportlich kleiden, wer hingegen im Banking tätig ist, kann mit einem seriösen Auftritt nichts falsch machen.

Der erste Eindruck zählt

Auf den meisten Messen ist ein solider Businesslook die erste Wahl und wird auch von den Besuchern als professionell und seriös wahrgenommen. Zwar gibt es diesbezüglich kein Patentrezept und die Kleidercodes der verschiedenen Branchen werden heutzutage immer lockerer, dennoch bieten folgende Ratschläge eine gute Basis für den erfolgreichen Messeauftritt:

Kleidungsempfehlungen für Damen

  • Modisch, aber in Maßen

Frauen müssen sich keineswegs bieder oder unmodern kleiden, dennoch sollten die knappe Hüftjeans oder ein zu kurzer Rock besser im Schrank bleiben. Generell sollten Frauen auf die Tiefe ihres Dekolletés achten und einen Rock wählen, der nicht kürzer als eine Handbreit über dem Knie ist. Alternativ ist auch ein Hosenanzug möglich, auf kurze Hosen sollte aber in jedem Fall verzichtet werden.

  • Schuhe

Schuhe stellen gerade für den Gesamteindruck eine sehr wichtige Größe dar. Billige Schuhe mit Plastiksohle sind daher nicht empfehlenswert, dasselbe gilt für Sandalen. Empfehlenswert sind geputzte Schuhe, die keine schiefen Absätze haben sollten. Auch auffallende Verzierungen oder Metallic-Farben gehören nicht auf die Messe.

  • Frisur

Künstliches Aufstylen ist nicht nötig und zu stark gefärbtes und brüchiges Haar wirkt schnell ungepflegt. Eine neutrale Frisur ist meist die ideale Wahl, dafür wird das Haar einfach geschlossen getragen und aus dem Gesicht heraus frisiert – passend dazu sollte auf dezentes Make-up gesetzt werden.

  • Körperschmuck

Zwar ist gerade die Medienbranche heutzutage eher locker eingestellt, dennoch gehören Tattoos und Piercings immer noch nicht auf eine Messe. Gerade bei viel Kundenverkehr sollten diese verdeckt bzw. abgenommen werden. Ähnlich verhält es sich mit zu viel Schmuck oder einem zu starkem Parfüm. Generell sollte die Erscheinung nicht zu auffällig sein, damit die Dienstleistung nicht in den Hintergrund gerät und mögliche Vorurteile einzelner Besucher nicht gestärkt oder auf das Unternehmen projiziert werden.

Kleidungsempfehlungen für Herren

  • Der Anzug

Ein stilvoller Anzug ist bereits die halbe Miete, wenn es um den richtigen Dresscode für Männer bei einer Messe geht. Obwohl generell weniger Möglichkeiten zur Verfügung stehen, kann jedoch auch hier einiges schiefgehen. Eine sichere Basis kann mit folgenden Bestandteilen gewährleistet werden: Gebügeltes Hemd, farblich passende Krawatte, Zweiteiler-Anzug.

  • Schuhe

Ähnlich wie bei den Damen gilt, dass das Outfit noch so gut gewählt sein kann – wenn die Schuhe ungepflegt sind, wirkt sich dies auf das komplette Outfit aus. Ebenfalls negativ fallen außerdem weiße Socken auf, die farblich einfach zu sehr hervorstechen. Es gilt: die gewählten Socken sollten einen dunklen Farbton haben und so lang sein, dass kein nacktes Bein beim Sitzen gezeigt wird.

  • Krawatte

Bei einer Krawatte kann viel falsch gemacht werden. Mal sitzt sie schief oder locker, mal ist der Krawattenknoten schlecht geknüpft oder das Muster passt nicht zum Anzug. Ähnlich wie die Schuhe ist sie für den Gesamteindruck jedoch äußerst wichtig und kann sich sowohl negativ als auch positiv auswirken – sofern sie denn richtig getragen wird. Für manch einen Messeteilnehmer kann es daher im Vorfeld sinnvoll sein, das korrekte Binden tatsächlich ein paar Mal zu üben, damit alles sitzt. Die passende Hilfestellung dazu gibt es hier.

  • Unpassende Kleidergröße

Zu weit oder zu eng geschnittene Kleidung ist ein No-Go. Eine gute Passform kostet in der Regel jedoch durchaus etwas mehr Geld, der Herrenausstatter ist hierbei die beste Wahl. Wer es etwas günstiger haben möchte, kann aber auch sein Glück bei einer großen Modekette suchen und dort ein passendes Modell finden. Ansonsten gilt, dass die Hose im Stehen bis zur Oberkante des Schuhabsatzes fällt, beim Gehen sollte die Hose den Schuh nie ganz freigeben. Die Hemdsärmel sollten etwa einen Zentimeter aus dem Sakko herausschauen.

Als Ansprechpartner auf der Messe agieren

Die Messe dient als Ort des Austausches und der Kommunikation, es ist daher unumgänglich, dass ein Unternehmen fachversierte Repräsentanten am Stand benötigt. Diese sollten nicht nur auf Fragen reagieren können, sondern auch etwas verkäuferisches Talent mitbringen und geübt im Kundenumgang sein.

Kompetenz ausstrahlen

Die eigene Körperhaltung kann sehr viel über die momentane Stimmung, die Einstellung oder den Charakter eines Menschen verraten. Im Idealfall strahlt sie Dynamik, Kompetenz, Selbstbewusstsein und Gelassenheit aus und wirkt auf diese Weise möglichst sympathisch. Vermieden werden sollte beispielsweise eine steife oder übertrieben straffe Haltung, da diese Zwanghaftigkeit ausdrückt, aber auch das Treten von einem Bein auf das andere oder das Vergraben der Hände in den Hosentaschen gibt dem Gesprächspartner das Gefühl, nicht erwünscht zu sein. Wer hingegen breitbeinig und vornüber gebeugt sitzt, strahlt Ignoranz und Überheblichkeit aus. Besser sind folgende Körperhaltungen:

  • Aufrecht und locker, gerade Schultern und leicht erhobenes Kinn
  • Leichter und elastischer Gang, Arme schwingen locker mit
  • Natürlichste Stehhaltung: hüftbreit auseinanderstehende Beine, Arme hängen locker herunter, das Standbein kann gelegentlich gewechselt werden
  • Natürlichste Sitzhaltung: Hände entspannt auf den Sitzlehnen, Beine hüftbreit auseinander. Alternativ können die Beine auch überschlagen werden, dann sollte das überschlagene Bein zum Gesprächspartner zeigen, um Zuneigung zu signalisieren
  • Wer sich im Laufe des Gesprächs ab und an vorlehnt, vermittelt seinem Gegenüber so Interesse und Aufmerksamkeit

Wenn es um die Körpersprache geht, so ist auch die Distanz zum Gesprächspartner wichtig. Da die soziale Beziehung zwischen Ansprechpartner und Kunde nicht sehr groß ist, wird die sogenannte „Soziale Distanz“ bevorzugt. Sie entspricht einer Entfernung von 1,20 bis 3,60 Metern und gilt bei offiziellen Gesprächen, formellen Anlässen und öffentlichen Reden als angemessen. Wird diese Distanz nicht gewahrt, so könnte der andere Gesprächsteilnehmer sich bedroht fühlen. Durch einen Tisch oder eine richtig arrangierte Sitzgruppe kann diese Distanz aber bereits im Vorfeld automatisch geschaffen werden.

Konventionen beachten

Wird ein Kunde oder Geschäftspartner das erste Mal getroffen, so erfolgt die Begrüßung mit Handschlag. Hierbei sollte der Händedruck zwar fest, aber nicht zu fest sein und mit einem offenen Blick und einem Lächeln erfolgen. Der Betreffende wird soweit möglich namentlich begrüßt, höfliches Nachfragen ist bei Bedarf natürlich erlaubt. So wird eine persönliche und vertrauensvolle Atmosphäre geschaffen. Zu beachten ist außerdem auch eine gewisse Hierarchie. So wird der Vorgesetzte beispielsweise stets zuerst vom Mitarbeiter gegrüßt, auch Kunden oder wichtige Geschäftspartner werden immer zuerst begrüßt – Geschlecht und Alter spielen dabei keine Rolle.

Bei der Begrüßungszeremonie spielen auch Visitenkarten eine große Rolle. Auf ihnen sind alle wichtigen Daten hinterlegt. Die Visitenkarte wird normalerweise erst nach dem Gespräch oder Small Talk überreicht, wobei der Erfahrenere seine Karte zuerst überreicht. Diese sollte nach Erhalt der Höflichkeit halber so lange angesehen werden, wie es dauert, sie zu lesen. Erst danach wird die eigene Karte überreicht. In der Regel endet ein solcher Austausch damit, dass die Aufforderung fällt, sich bei Gelegenheit zu melden. In diesem Fall macht es Sinn, auf der Rückseite Datum, Ort und Anlass des Treffens und den Grund der Kontaktaufnahme zu vermerken.

Die Kunst des „Small Talk“

Small Talk schadet auch am Messestand nie und nimmt der Situation ihren starren und ernsten Charakter, sodass beide Gesprächspartner sich wohler fühlen. Es ist allerdings ein schmaler Grat zwischen gelungenem, lockerem Small Talk und aufdringlichen Komplimenten und Plattitüden, der nicht von jedem perfekt beherrscht wird.

Der Einstieg in den Small Talk gelingt, indem auf Reaktionen des Gesprächspartners geachtet wird, Signale verstanden werden und gegebenenfalls auch ein wenig zwischen den Zeilen gelesen wird. Das braucht Übung und auch ein wenig Selbstbewusstsein und Mut. Daher ist es keine Schande, wenn die ersten Versuche noch etwas holprig sind. Um Interesse zu signalisieren oder den anderen zu ermuntern, helfen oft schon ein offener Blick, ein Lächeln oder Nicken, kleine Einwürfe, Verständnis- oder Gegenfragen sowie kurze Zusammenfassungen des Gesagten.

Der Adressat sollte aber keinesfalls in Verlegenheit gebracht werden, ein Kompliment sollte daher immer zum geeigneten Zeitpunkt geäußert und nicht zu ernst oder übertrieben formuliert werden.

Sinnvolles Messestandkonzept

Zur Vorbereitung gehört auch die Erstellung eines Messestandkonzeptes, damit die finanziellen Möglichkeiten voll ausgeschöpft und die Rahmenbedingungen für das Event gelegt werden können. Viele Faktoren müssen dabei berücksichtigt werden, damit einerseits die Kundenerwartungen erfüllt werden und andererseits die Mitarbeiter ein professionelles Umfeld zum Arbeiten, Verkaufen und Informieren haben.

  • Standgröße

Zunächst stellt sich die Frage, ob größer auch immer gleich besser ist. Auch kleine und kompakte Stände können sich je nach Messe auszahlen, vor allem dann, wenn ein großer Stand ein zu kleines Angebot bereithält oder nur wenig Personal zur Verfügung steht. Bei der Auswahl der Standgröße sollte daher berücksichtigt werden, wie viel Platz die Exponate benötigen, wie hoch Budget und Standmiete sind, welche Branchentrends sich abzeichnen (zum Beispiel mobile Standsysteme) und ob dasselbe Standkonzept bei mehreren Messen zum Einsatz kommen soll.

  • Standtyp

Auch der Standtyp ist relevant. Zur Auswahl stehen vor allem Reihen-, Kopf- und Eckstände sowie der Inselstand. Die Reihe stellt den günstigen Klassiker dar, kann sich dafür aber kaum von der Masse absetzen, zudem ist die Ausstellungfläche immer nur von einer Seite zugänglich. Bei einem Eckstand kann hingegen schon mehr Aufmerksamkeit auf sich gelenkt werden, außerdem lässt er sich gut mit einem Kopfstand kombinieren. Ideal ist jedoch der Insel- oder auch Blockstand, denn er kann von vier Seiten aus genutzt werden und bietet viele Möglichkeiten eines ansprechenden Designs. Welche Variante letztendlich den Vorzug erhält, hängt nicht nur vom vorhandenen Budget, sondern auch von den jeweiligen Präsentations- und Gestaltungsideen ab.

  • Lage

Die Lage des Messestandes entscheidet darüber, wie viel Besucher auf den Stand aufmerksam werden. Dementsprechend liegen die attraktivsten Plätze am Eingangsbereich sowie an den Durch- und Nebengängen. Einen zusätzlichen Besucherstrom kann aber auch die Positionierung in der Nähe von Vortragsflächen und Sonderausstellen mit sich bringen. Zu berücksichtigen sind aber auch technische und logistische Gegebenheiten, unter anderem spielt zum Beispiel die Anbringung von Werbeelementen oder die Belastbarkeit des Bodens eine Rolle.

  • Gestaltung

a) Technik

Die Technik sollte nicht nur einfach funktionieren und damit den Betrieb am Messestand unterstützen, sondern kann auch selbst für Aufmerksamkeit sorgen. So dient der Einsatz von Videos und Präsentationen beispielsweise nicht nur dazu, Informationen zu vermitteln, sondern ebenso als kreative Ansprache. Zudem haben Messebesucher so die Möglichkeit, sich interaktiv und selbständig zu informieren.

 b) Beleuchtung

Einerseits muss der Messestand gut ausgeleuchtet sein, damit eine gut wahrnehmbare Präsentationsfläche entsteht, andererseits sollten aber auch die Exponate ins rechte Licht gerückt werden. Zudem hilft der Einsatz von Beleuchtungselementen dabei, Emotionen zu wecken und eine einladende Atmosphäre zu schaffen. Unter anderem kommen dafür neben normalen und farbigen Lampen Flutlichtstrahler, LEDs und Lichtleisten zum Einsatz.

  • Rahmenprogramm

Um mehr Besucher an den Stand zu locken, kann ein Rahmenprogramm sinnvoll sein. Es erregt Aufmerksamkeit, sorgt andererseits aber auch für Unterhaltung und eine positive Erinnerung beim Kunden. Produkte lassen sich so außerdem ansprechend und unterhaltend präsentieren. Je nach Branche bieten sich verschiedene Formate an, darunter beispielsweise Fachvorträge, Vorführungen oder Musik. Sehr wichtig: bei musikalischen Vorführungen unbedingt die Genehmigung der GEMA im Vorfeld einholen.

Nachbereitung im Anschluss des Messe-Auftritts

Ist die Messe erst vorbei, so ist für das Team jedoch noch lange nicht Schluss. Eine umfangreiche Nachbereitung ist allein deshalb schon wichtig, weil es auf der Messe selbst eher selten zu Neuaufträgen kommt – diese finden erst im Nachhinein statt.

Budgetabgleich

Ein wichtiges Controlling-Element stellt die Nachkalkulation dar. Sie sollte zeitnah erfolgen, damit Budgetabweichungen noch nachvollziehbar sind. Hilfreich ist in jedem Fall eine klare Dokumentation, die als Basis für das Messebudget bei künftigen Besuchen dient.

Analyse der Kundenkontakte

Wurden auf der Messe viele neue Kontakte gemacht, so sollten diese nicht als Karteileichen enden, sondern schnellstmöglich kontaktiert werden. Hierbei gilt es, die Interessenten ausfindig zu machen, die echtes Kaufinteresse haben und unverzüglich mit der Kontaktaufnahme zu beginnen. Gerade diese Kunden verschaffen sich in der Regel zunächst einen Marktüberblick, haben also mit großer Wahrscheinlichkeit auch die Konkurrenz begutachtet.

Schnelle Kontaktaufnahme zu wichtigen Kunden

Obwohl das schnelle Kontaktieren so wichtig ist, melden sich viele Unternehmen erst Wochen später. Vor allem unerfahrene und kleine Unternehmen befürchten, dass sie ihre potenziellen Kunden bei zeitnaher Kontaktaufnahme stören könnten, unhöflich sind oder sogar verzweifelt wirken. Das Gegenteil ist jedoch der Fall: Kunden bekommt den Eindruck, dass sie wirklich wichtig sind und oberste Priorität haben, dass die Bearbeitung schnell vonstatten geht, und dass das Unternehmen dementsprechend schnell und zuverlässig arbeitet.

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Quelle Titelbild: https://pixabay.com/de/buchmesse-messe-shopping-leipzig-678256/

Quellenangaben:
Abbildung 1: FOTOLIA © mitifoto
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