Event Partner – Tipps für Event Kooperationspartner

By Maria • Vor 8 Jahren

Apr
2017

Eine Event Kooperation kann für die beteiligten Parteien Vorteile bedeuten, da sich beide Evententscheider in die Planung einbringen. Doppelter Input bedeutet im Idealfall doppelten Output. Gleichzeitig teilen die Kooperationspartner dadurch ihren Markennamen und ihren Ruf, weswegen ein Event Partner jedoch nicht leichtfüßig ausgewählt werden sollte. Tipps dazu, was bei einem Event Kooperationspartner zu beachten ist, werden nun vorgestellt.

Event Partner – Die Vorteile einer Kooperation

Einzigartigkeit. In Kooperation bringen beide Partner komplementäre Fähigkeiten ein, die das Event einzigartig machen – eine vergleichbare Eventplanung existiert schließlich nicht. Für Teilnehmer oder Gäste bedeutet eine Event Partnerschaft eine einzigartige überzeugende Event-Erfahrung.

Ressourceneffizienz. Neben dem offensichtlichen Benefit geteilter Kosten, kombinieren Evententscheider in einer Kooperation auch ihre Netzwerke und Kundenstämme, sodass die Brand Awareness einfach gesteigert werden kann. Ebenso sind Rabatte bei Lieferanten möglich und die doppelte Mitarbeiteranzahl steht zur Verfügung.

Business Networking. Das Geschäftsleben besteht zu einem Großteil aus dem Knüpfen neuer Kontakte, auf die im Idealfall zukünftig zurückgegriffen werden kann. In dieser Hinsicht ist schon der Prozess der Partnerwahl und vor allem das Entstehen einer Event Partnerschaft eine sehr proaktive und intensive Art des Business Networkings.

Erhöhte Reichweite. Eine Event Partnerschaft bedeutet, dass beide Partner über ihre jeweiligen Kommunikationskanäle werben. Das heißt, dass beide Evententscheider ihre Newsletter versenden und ihre Social Media Follower erreichen. Unter Umständen wird das Event so neben einer höheren Reichweite, außerdem an eine größere Altersspanne kommuniziert.

Kennenlernen des Eventpartners

Sind sich Evententscheider einig zu kooperieren, gilt erst einmal Vorsicht, bevor die Zusammenarbeit beschlossen wird. Vor allem, wenn die Verantwortung geteilt wird und beide Parteien über Einflussreichtum verfügen, sollten Charaktereigenschaften, die unter Umständen die Produktivität einschränken, bekannt sein und bewusst akzeptiert werden. Kompromisse werden notwendig sein und die menschliche Ebene der Zusammenarbeit sollte mitberücksichtigt werden. Es muss bedacht werden, dass mit der beruflichen Kooperation auch viel Zeit miteinander verbracht wird.

Bestimmen von klaren Zielen und Werten

Bei einer Kooperation empfiehlt es sich außerdem, die gemeinsamen Ziele und Werte der Zusammenarbeit festzulegen. Was soll erreicht werden?
Schon vor der Auswahl eines Event Partners ist es hilfreich, die eigenen Ziele der Veranstaltung zu definieren, um diese in die Partnerwahl miteinzubeziehen und in den Verhandlungen klar zu äußern. Interne Unklarheiten übertragen sich leicht nach außen und verwirren so die Zielgruppen und Teilnehmer. Arbeiten in einer Kooperation beide Parteien auf ein konkretes Ziel hin, gestaltet sich neben der Kommunikation auch die generelle Eventplanung vielschichtig einfacher. Genauso wichtig ist es hierfür, die Werte zu definieren, unter denen zusammengearbeitet wird. Vor allem, wenn beide Kooperationspartner eigenständig mit der Öffentlichkeit kommunizieren, benötigt die Event Partnerschaft einen roten Faden.

Vertragliche Absicherung

Wie im normalen Geschäftsleben gilt es auch in der Veranstaltungsplanung alle Abmachungen und Einigungen schriftlich festzuhalten. Eine Event Partnerschaft ist eine normale Kooperation und bedarf eines Vertrags zur Absicherung beider Event Partner. Verträge sind hilfreich, um Verantwortlichkeiten und Aufgabenverteilungen konkret zu definieren, festzuhalten wer wie viele Beiträge leistet und Kostenrechnungen zu klären. Darüber hinaus sollten auch Austrittsklauseln verschriftlicht werden, die bei unethischem oder unfairem Verhalten als rechtliche Absicherung dienen. Sollte sich Ihr potentieller Kooperationspartner weigern, einen solchen Vertrag aufzusetzen, zeugt dies nicht von Professionalität. Von einer Zusammenarbeit ist in diesem Fall abzuraten.

Ebenbürtigkeit in der Partnerwahl

Bei einer Event Partnerschaft sollten sich beide Parteien gleichermaßen zum Vorteil dienen. Das bedeutet, dass bei der Wahl Ihres Kooperationspartners dessen Reichweite, Verkaufszahlen, Social Media Statistiken oder ähnliche Aspekte berücksichtigt werden sollten. Auf die Aussagen Ihres Gegenübers muss kein Verlass sein – Vorsicht ist schließlich besser als Nachsicht. Andernfalls kann sich Ihr Event Partner als Nutznießer Ihrer Leistungen erweisen. Gleichzeitig sind Statistiken mit Vorsicht zu genießen und die Schwächen und Stärken der beiden Parteien einer Event Partnerschaft können sich auch ergänzen. Während der eine Partner mehr Budget mit bringt, kann der andere Partner über ein größeres Netzwerk verfügen.
Darüber hinaus sollte das Partnerunternehmen zum eigenen passen und dieses auch thematisch gut ergänzen. Beispielsweise kann der Kooperationspartner aus einer komplementären Branche stammen oder eine ähnliche Zielgruppe ansprechen. Dies trägt zur authentischen Außenwirkung der Kooperation bei.

Event Partner Quelle: https://www.pexels.com/photo/startup-planning-notes-mac-book-7357/

Deutliche Interessensbekundung

Um herauszufinden, ob Ihr potentieller Businesspartner genauso an der Event Partnerschaft interessiert ist wie Sie, ist besonders aufschlussreich, wie viele Fragen gestellt, beziehungsweise um wie viele Informationen gebeten wird. Es ist ein gutes Zeichen, wenn Ihr Verhandlungspartner sich mit Ihrem Unternehmen auseinandersetzt. Professionelle Evententscheider werden sich nicht auf eine Kooperation einlassen, ohne sicherzugehen, dass ihr Gegenüber seine Versprechungen erfüllen kann. Ein Warnzeichen ist es wiederum, wenn ein Verhandlungspartner zu eifrig antwortet, anstatt Fragen zu stellen und wenig interessiert wirkt.

Konkrete Kommunikation

In einer Event Partnerschaft, wie in jeglicher Teamarbeit, ist klare Kommunikation essentiell. Genug Missverständnisse entstehen, weil davon ausgegangen wird, dass der Event Partner weiß, was man macht oder dass er eine Aufgabe genauso verstanden hat wie man selbst. Fixe regelmäßige Termine, bei denen Protokoll geführt wird, und eine konkrete, schriftliche Aufteilung der Verantwortlichkeiten sorgen für Nachvollziehbarkeit und Klarheit. Doppeltes oder paralleles Arbeiten kann so durch simple Maßnahmen vermieden werden.

Fazit

Schlussendlich sollten Event Partner ernst genommen werden, um sicherzustellen, dass eine Kooperation funktionieren kann. Sowohl bei einmaliger als auch bei langfristiger Zusammenarbeit gilt es, den Event Kooperationspartner sorgfältig kennenzulernen und einzuschätzen. Diese Tipps können hilfreich sein, um zu beurteilen mit wem eine Event Partnerschaft Sinn macht.