Im Zuge der Digitalisierung erfährt auch die Eventbranche Fortschritt und Veränderungen – im Falle von Event Management Software eine Veränderung weg von unklaren Verantwortlichkeiten, heillosem Papierchaos, herausfordernden Überraschungen und überfüllten Mail-Konten, hin zu Transparenz, Effizienz und Zufriedenheit. Die Event Inc Experten stellen im Software-Test aktuelle Softwareanbieter zur Veranstaltungsplanung und deren Eigenschaften vor.

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Event Management Software – Die richtige Veranstaltungssoftware finden

Durch die Kombination unterschiedlicher Funktionen auf einer Plattform unterstützt Event Management Software die Planung, Durchführung und Nachbereitung von Veranstaltungen. Eine Vielzahl von Softwareanbietern stellt so unterschiedliche Funktionen bereit, die die interne Kommunikation durch Transparenz in Aufgabenverteilung, Terminplanung oder Teilnehmeranzahl optimieren.  Es werden drei Software-Anbieter aufgeführt, die sich als Allround-Tool für verschiedenste Events eignen und zwei weitere Anbieter, die besonders für die Organisation von Business Events in Frage kommen.

Bizzabo

FunktionenBizzabo bietet als All-in-one-Software ein ganzheitliches Tool zur umfangreichen Event-Gestaltung an. Zahlreiche Funktionen und Optionen auf einer komfortabel zu bedienenden Plattform helfen Unternehmen bei der Planung, Durchführung und Umsetzung. Im Kernpaket, speziell für Basis-Planer, sind beispielsweise folgende Funktionen enthalten:

  • Kreation einer individuellen Website 
  • Registrierungsverwaltung                                                                   
  • Erstellung einer persönlichen Event-App mit eigenem Label       
  • Check-in-Management vor Ort                                                                 
  • E-Mail-Kommunikation

Mit dem Pro- und Elite Paket können weitere attraktive Optionen dazugebucht werden, wie ein interaktiver Event-Kalender, Reportings von Events oder ein Kundenerfolgsmanager für den Support. Die Software ist auf Englisch verfügbar.

Plattformen. Die Event Management Software ist mit iOS, Windows und Linux kompatibel. Als Cloud-basiertes, datengesteuertes  Programm lässt sich Bizzabo überall von unterschiedlichen Endgeräten und auch per App aufrufen.

Integration. Bei der individuellen Nutzung von Bizzabo profitieren Unternehmen durch die Integration des Customer-Relationship-Managements (CRM) sowie des E-Mail-Marketings und der Promotions im Social Media Bereich.

Support. Ein Telefon- und Online-Support mit Live-Vertretern steht 24/7 zur Verfügung.

Preis. Bizzabo lässt sich einmalig gratis testen. Die weiteren Kosten für die Software orientieren sich an den drei festgelegten Preis-Paketen und werden je Bedürfnis zugeschnitten.

Fazit. Bizzabo bietet sowohl kleineren und mittleren Unternehmen als auch Großunternehmen eine Allround-Software an und liefert optimalen Nutzen für den langfristigen Gebrauch. Im Laufe der Zeit können sich Unternehmen schnell ein Überblick über die generelle Performance in der Eventorganisation machen. Ob für Veranstaltungen im kleineren Rahmen oder populäre Großevents – die Event Management Software lässt sich flexibel einsetzen.

Aventri

Funktionen. Die Event Management Software Aventri vereint eine Vielzahl an Funktionen zur Planung einer Veranstaltung. Dabei kann zwischen drei Angeboten gewählt werden. Das Kern-Angebot verfügt beispielsweise über folgende Funktionen:

  • Eigene Event-Website
  • Mail-Marketing-Kampagnen
  • Online Registrierung
  • Ticketing

Mit dem Pro- und Plus+ Angebot können weitere attraktive Optionen hinzugebucht werden wie beispielsweise ein Networking– oder ein Event-ROI-Tool, Budgetmanagement oder Venue Sourcing zur Erleichterung des manuellen Buchungsprozesses.                                                                            Aventri ist darüber hinaus auf Deutsch und Englisch verfügbar.

Plattformen. Die Event Management Software ist mit iOS, Windows und Linux kompatibel. Als webbasiertes Programm ist Aventri überall, von unterschiedlichen Endgeräten und auch als App abrufbar. Teilnehmer erhalten so während der Veranstaltung die Möglichkeit sich auszutauschen und sich über aktuelle Programmpunkte zu informieren.

Integration. Der personalisierte Einsatz von Aventri wird durch die Integration des Customer-Relationship-Managements (CRM) sowie Mail-Marketings und der Social-Media-Aktivitäten im Plus+ Angebot praktikabel.

Support. Für Fragen und Antworten steht ein 24/7 Telefon- und Online-Kundenservice zur Verfügung.

Preis. Die Kosten für Aventri werden individuell festgelegt. Die preisliche Richtung orientiert sich entweder an den Registrierungen für einzelne Events oder es wird ein fester Betrag pro Jahr vereinbart, wobei die Vertragsmindestlaufzeit drei Jahre beträgt. Für Plus+ Module, die dazu gebucht werden können, ergeben sich je nach Modul weitere Gebühren.

Fazit. Aventri eignet sich als ganzheitliches Tool sowohl für kleine und mittlere Unternehmen als auch für Großunternehmen und kann für die Planung jeglicher Formen von Events eingesetzt werden. Die Software zur Eventplanung nützt vor allem bei langfristigem Gebrauch und bietet im Laufe der Zeit einen Überblick über die generelle Performance in der Eventorganisation.

Eventbrite

Funktionen. Eventbrite ist eine Allround-Software und bietet eine Vielzahl an Optionen in seinem Tool an, die vor allem günstig bei der Planung von kostenlosen Events sind. Folgende Funktionen sind über Eventbrite verfügbar:

  • Gestaltung einer individuellen Veranstaltungswebseite
  • Online Registrierung
  • Ticketing
  • Event Marketing via E-Mail, Social Media und an Eventbrite-Community
  • Sammlung von Spendengeldern über Ticketverkauf
  • Einlassmanagement
  • Veranstaltungskalender
  • Eventbrite-App  

Auch Eventbrite ist auf Deutsch und Englisch nutzbar.

Plattformen. Als webbasierte Software zur Veranstaltungsplanung ist Eventbrite über iOS, Windows oder Linux sowie über die App verwendbar.

Integration. Für die individuelle Nutzung von Eventbrite, ist die Integration des CRM sowie Mail-Marketings und Ihrer Social-Media-Kanäle möglich.

Support. Sowohl telefonisch als auch online steht Ihnen bei Eventbrite 24/7 Support zur Verfügung.

Preis. Im Gegensatz zu Aventri können Sie Eventbrite kostenlos nutzen, sofern Sie ein kostenloses Event planen. Sobald Tickets verkauft werden, beträgt der Preis für die Event Management Software 0,99€ pro Ticket und 2,5% des Ticketpreises, bis maximal 9,95€ pro Ticket. Zusätzlich werden pro Ticketkauf 2€ Gebühr für die Zahlungsabwicklung über Eventbrite fällig. Als gemeinnützige Organisation erhalten sie Rabatt auf die Servicegebühr und bezahlen 0,99€ pro Ticket plus 2,0% des Ticketpreises.

Fazit. Eventbrite eignet sich besonders für Ticketing und durch die kostenlose Version vor allem für kleine und mittlere Unternehmen. Dennoch können ebenso komplexe Veranstaltungen wie Festivals mit Hilfe von Eventbrite organisiert und durchgeführt werden. Eventbrite fungiert also als Allround-Tool für die Planung von Hochzeiten und Parties über Konferenzen, Seminare oder Workshops bis hin zu Messen oder Festivals.

Xing Events

Funktionen. Xing als Plattform für Business Networking stellt mit Xing Events eine Software zur Organisation von Business Events dar. In seinem Tool vereint Xing Events folgende Funktionen:

  • Ticketing
  • Eventvermarktung
  • Einlassmanagement
  • Vermarktung über Xing-Netzwerk
  • Kalender
  • Anlegen von definierten Besuchergruppen & persönlicher Registrierungsbereich für Aussteller bei Messen

Xing Events kann auf Deutsch und Englisch eingesetzt werden.

Plattformen. Xing Events kann mittels iOS, Windows und Linux genutzt werden und existiert ebenso als App. Wie bei den bereits vorgestellten Anbietern handelt es sich um eine webbasierte Software.

Integration. Für die personalisierte Nutzung von Xing Events können das Mail-Marketing sowie die Social-Media-Kanäle eingebunden werden.

Support. Der Support von Xing Events ist telefonisch oder online zu erreichen, jedoch an die Geschäftszeiten gebunden.

Preis. Xing Events ist wie Eventbrite kostenlos verfügbar, wenn es sich um kostenlose Events handelt. Andernfalls kostet die Veranstaltungssoftware 0,99€ pro Teilnehmer plus 5,9% des Ticketpreises. Sie können außerdem ein individuelles Angebot anfragen.

Fazit. Die Event Management Software Xing Events eignet sich vor allem für Business Events wie Messen, Konferenzen, Kongresse oder Seminare und wird besonders vom Ticketing und der Online-Registrierung charakterisiert. In diesem Bereich empfiehlt sich die Software sowohl für kleine und mittlere als auch große Unternehmen und Veranstaltungen.

Cvent

Funktionen. Als weitere Event Management Software speziell für Business Events liefert auch Cvent vielfältige Buchungsoptionen für eine runde Eventplanung- und organisation.

  • Event-Webseite mit Online-Registrierung und -Bezahlmöglichkeit
  • Organisation von Anreise und Unterkunft für Teilnehmer mit Zugriff auf Anbieterdatenbank
  • Online Registrierung
  • Event Marketing via Mail und Social Media
  • Kalender
  • Budgetmanagement
  • Reportings & Analysen zur Erfolgskontrolle

Cvent ist auf Deutsch und Englisch verfügbar.

Plattformen. Wie die bisherigen Programme stellt die Event Management Software Cvent eine webbasierte Softwarelösung dar, die auf iOS, Windows und Linux aufrufbar ist. Zusätzlich ist Cvent als mobile App verfügbar.

Integration. Die Nutzung von Cvent wird durch die Integration von CRM, Mail-Marketing und Social-Media-Kanälen auf Ihr Unternehmen zugeschnitten.

Support. Bei Fragen können sie sich 24/7 online an den Support von Cvent wenden.

Preis. Ein Preisangebot wird individuell nach Absprache festgelegt.

Fazit. Cvent bietet sich vor allem für mittlere und große Unternehmen an. Außerdem eignet es sich wie Xing-Events speziell für die Planung von Business Events wie Kongresse, Messen oder Konferenzen.

Fazit zum Vergleich verschiedener Event Management Software

Wer häufig Events ausrichtet und für die langfristige Veranstaltungsplanung eine geeignete Software sucht, dem empfehlen die Event Inc Experten das Allrounder-Tool Bizzabo oder AventriBeide Optionen punkten nicht nur bei der ganzheitlichen Eventorganisation, sondern helfen auch mit Reportings und Analysen zur Performance bei der nachhaltigen Eventplanung. Allerdings sind beide Software-Programme kostenpflichtig, Bizzabo bietet einzig einen gratis Test an. Eventbrite, als weitere All-in-one-Software, hingegen ist kostenlos und eignet sich damit vor allem für kleinere und mittlere Unternehmen. Vor allem im Bereich des Ticketings qualifiziert sich Eventbrite als optimales Tool, ist aber auch für die ganzheitliche Planung von Veranstaltungen sehr geeignet. 

Wer sich mit seinem Unternehmen vorrangig auf Business Events konzentriert, kann sowohl auf Xing Events oder Cvent als passende Software Tools für das Eventmanagement zurückgreifen. Xing Events eignet sich für kleine bis große Unternehmen und punktet vor allem im Ticketing sowie bei der Online-Registrierung. Dazu ist die Software noch kostenfrei nutzbar. Cvent hingegen ist kostenpflichtig, bietet aber noch einige weitere Funktionen in seinem Paket an, beispielsweise Budgetmanagement und Berichterstattung im Nachgang einer Veranstaltung zur direkten Erfolgskontrolle.

Gesamtüberblick der Software-Tools

BizzaboAventriEventbrite Xing EventsCvent
Funktionen
Event-Website
Ticketing
Online-Registrierung
Online-Bezahlung
Anreise/Unterkunft
Anbieterdatenbank
Aufgabensteuerung
Kalender
Umfragen
Statistiken
Sitzplan
Event Promotion
Networking
Budgetmanagement
Raum- und Interiormanagement
Einlassmanagement
Berichterstellung
Spendeoptionen
Mehrsprachig
Plattformen
iOS
Windows
Linux
App
Integration
CRM
E-Mail Marketing
Social Media
Support
Telefon
Online
24/7 Service
Preis
Kostenlose Testversion
Individuell nach Absprache
Laufzeit gebunden
Nach Software-Paket

Quelle Titelbild: https://pixabay.com/de/bloggen-blogger-b%C3%BCro-gesch%C3%A4ft-336376/