Die Frage nach der “besten” Event Software, lässt sich nicht allgemeingültig beantworten. Die Fragen, die Eventplaner und Entscheider sich in diesem Kontext stellen sollten, sind: Welche Software passt sich am besten meinen Anforderungen an und wie definiere ich den Erfolg einer Software? So individuell Events in ihrer Planung und Struktur sind, so individuell sind die Ansprüche an eine passende Software-Lösung. In Fünf Schritten lassen sich grundlegende Fragen auf dem Weg zur optimalen Veranstaltungssoftware klären.

Unter dem Begriff der Event Software, beziehungsweise Veranstaltungssoftware, sammeln sich diverse Anwendungen für unterschiedliche Aufgabenbereiche. Software für Registrierung und Ticketing, Anwendung zur Planung und Durchführung einer Veranstaltung, Feedback-Apps für Besucher und Teilnehmer oder Gesamtlösungen, die den Eventplaner durch den gesamten Veranstaltungs-Prozess begleiten. Je nach Einsatzgebiet müssen Software-Lösungen natürlich differierende Anforderungen erfüllen, doch gibt es allgemeine Merkmale, die es im Vorwege zu prüfen gilt.

Event Software – Benutzerfreundlichkeit

Unabhängig von der Darstellung auf der Unternehmens-Website gilt es die Anwenderfreundlichkeit einer Software sorgfältig zu prüfen. Der direkte Weg ist ein persönliches oder telefonisches Gespräch mit dem Anbieter. Über Foren und Gästebucheinträge gilt es Informationen von anderen Nutzer zu beziehen. Der finale Schritt ist eine Trial-Version der Software. Das probeweise Arbeiten mit der gewählten Software schafft Gewissheit, ob die gewählte Event Software für die eigene Veranstaltung geeignet ist. Event Software soll Planern und Entscheidern die Arbeit erleichtern – ohne eine praktische Testphase wird die Wahl der Veranstaltungssoftware zu einem Glücksspiel.  

Veranstaltungssoftware – Support

Besonders mit einer neuen Event Software kann es immer zu Problemen kommen. Ob einfache Verständnisprobleme der Software oder technische Ausfälle: Es sollte immer ein persönlicher Ansprechpartner zur Verfügung stehen. Die Frage nach ausreichendem Support ist vor der Entscheidung für eine Software-Lösung unumgänglich. In diesem Kontext helfen Benutzererfahrungen, um eine unabhängige Meinung zu den Support-Leistungen eines Anbieters zu erhalten.  

Event Software – Nutzungsdauer und Kompatibilität

Bei der Wahl einer Event Software gilt es zu beachten, dass diese für verschiedene Events nutzbar ist und ob gesammelte Daten für das folgende Event nutzbar sind. Im Optimalfall lässt sich die Veranstaltungssoftware je nach Anforderung des Events skalieren und anpassen. Muss für jede Veranstaltung eine neue Software gekauft oder gemietet werden, gehen wertvolle Daten verloren und unnötige Mehrkosten entstehen. In diesem Zusammenhang sollten Eventplaner und Entscheider auch erwägen, ob eine Veranstaltungssoftware gewählt werden sollte, die sich mit anderen Software-Systemen kombinieren oder erweitern lässt.  

Event Software – Reputation

Eventplaner und Entscheider sollten auf der Suche nach der passenden Event Software unabhängig von der Website des Anbieters online recherchieren, welchen Ruf das Unternehmen genießt. Eine große und aktive Fan-Gemeinde auf den Social-Media-Kanälen spricht dafür, dass es das Unternehmen schon ein Weile am Markt gibt und aktive Kundenpflege betreibt. Im Bezug auf die angepeilte Veranstaltungssoftware gilt es zu prüfen, ob diese bereits von mehreren unabhängigen Stellen getestet und bewertet wurde.

Event Software – Qualität der Features

Es gilt gezielt auf die Qualität der gebotenen Features zu achten – nicht primär auf die Quantität. Die Anzahl der gebotenen Features ist natürlich nicht unwichtig, wenn eine Event Software umfassend eingesetzt werden soll oder gar als Einzellösung installiert wird. Doch können zu viele Möglichkeiten eine Software-Lösung unnötig verkomplizieren. In diesem Kontext gilt es zu bedenken, warum eine Veranstaltungssoftware benötigt wird: Abläufe sollen erleichtert und Kosten gespart werden.

Fazit – Die passende Event Software

Schlussendlich bleibt zu bedenken, dass es die “beste” Event Software nicht gibt. Genaue Überlegungen zu Anforderungen und Wünschen stehen vor der Entscheidung für eine passende Software-Lösung. Die fünf Schritte zur Wahl der richtigen Veranstaltungssoftware von Event Inc sind eine grobe Entscheidungshilfe für Eventplaner und Entscheider. Anwenderfreundlichkeit, Support, Nutzungsdauer und Kompatibilität, Reputation und die Qualität der einzelnen Features sollten vor der finalen Entscheidung gründlich geprüft werden, dann steht dem nächsten erfolgreichen Event nichts mehr im Wege.

Quelle Titelbild: https://pixabay.com/de/computer-laptop-arbeitsplatz-kamera-2982270/

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