Digitalisierung der Eventbranche: Neue Möglichkeiten für Ihr Event

Die Digitalisierung der Eventbranche macht sich nach und nach bemerkbar. Das Einbinden von digitalen Lösungen in das Eventgeschehen bringt neben einer Menge Neuerungen für Veranstalter und Eventteilnehmer auch ein unglaubliches Potenzial für die Eventbranche mit sich. Wir möchten Ihnen Möglichkeiten aufzeigen, wie Sie die Digitalisierung von Events  zu Ihren Gunsten nutzen können. 

Digitalisierung der Eventbranche: So könnte Ihr Event aussehen

Stellen Sie sich vor, Sie sind der Veranstalter einer Messe. Sie wissen, dass es zahlreiche digitale Eventmanagement Lösungen gibt und kennen das Potenzial dahinter. Aus der Vielzahl digitaler Angebote suchen Sie sich geeignete Lösungen für Ihre Veranstaltung aus. Die Digitalisierung der Eventbranche hat großen Einfluss auf die verschiedensten Bereiche des Eventmanagements und ist somit ein wichtiger Erfolgsbestandteil Ihres Events. Mit ein paar Tricks können Sie die Digitalisierung von Events ideal ausnutzen, um den Erfolg Ihrer Veranstaltung zu garantieren.

Teilnehmer generieren

Eine zentrale Aufgabe am Anfang Ihrer Eventplanung ist die Generierung von Teilnehmern. Schaffen Sie eine Basis zur Vermarktung Ihres Events. Dies können Sie beispielsweise mit einer Eventseite auf XING realisieren. Als Unterstützung bieten sich zielgruppengenaue Werbeanzeigen an, um die gewünschte Gruppe zu erreichen.

Im nächsten Schritt sollten Sie sichergehen, dass Sie relevante Informationen der Teilnehmer beim Ticketkauf auf Ihrer Website erhalten. Lernen Sie so Ihre Zielgruppe noch besser kennen, um das Event ideal an die Teilnehmer anzupassen.

Spezielle Funktionen auf Social-Media-Kanälen bieten die Möglichkeit interessierte Teilnehmer zu identifizieren und diese in Folge dessen mit einer personalisierten Nachricht zu Ihrer Veranstaltung einzuladen. Zum einen generieren Sie damit Teilnehmer, zum anderen kennen Sie Ihre Zielgruppe und können diese gegebenenfalls erweitern.

Zu guter Letzt haben Sie die Möglichkeit einen direkten Online-Zugang zu Ihrer Veranstaltung anzulegen. Hierfür bietet sich direktes Video-Streaming auf der Event-Homepage oder auf Social-Media-Kanälen an. Mit dem Livestreaming der Veranstaltung ermöglichen Sie, dass auch jene Leute, die nicht direkt vor Ort sind, teilnehmen können. So lässt sich die Reichweite und Bekanntheit erhöhen. Ein Live Stream auf Social-Media-Plattformen im Gegensatz zu einem Live Stream auf einer Homepage bringt den zusätzlichen Vorteil, dass ein sozialer Austausch der Teilnehmer ermöglicht wird.

Tickets schneller kaufen

Sorgen Sie dafür, dass Tickets kaufen für Ihre Veranstaltungsteilnehmer keine Qual wird. Ihre Teilnehmer sollen von der Schnelligkeit und der Einfachheit der Anmeldung begeistert sein. Integrieren Sie Ihren “Ticketshop” auf der Website der Veranstaltung. So können sich Ihre Teilnehmer ganz bequem Tickets aus der gewünschten Kategorie auswählen und kaufen. Außerdem werden Dokumente und Rechnungen automatisiert an die jeweilige Person per E-Mail versendet. Damit sparen Sie eine Menge an Zeit und Organisationsaufwand.  Die Gestaltungsmöglichkeiten hinsichtlich des Ticketshops und auch der Dokumente sind nahezu unbegrenzt. So können Sie diese individuell auf die Bedürfnisse Ihrer Zielgruppe zuschneiden.

Schneller Einlass

Vor langen Besucherschlangen brauchen Sie keine Angst zu haben – eine Eventmanagement-Software mit integrierter Einlass-Software verhindert dieses Problem. Diese Software kann sowohl mit Smartphones als auch mit Tablets oder PCs genutzt werden. Scannen Sie einfach und schnell die Tickets der Teilnehmer mit einem Smartphone und ermöglichen Sie so einen reibungslosen Einlass. So kann auch sichergestellt werden, dass jedes Ticket nur einmal verwendet wird.

Um das Ganze noch etwas effizienter zu gestalten, können Sie sich auch überlegen Selbstbedienungs-Verkaufsstände einzurichten. Teilnehmer haben so die Möglichkeit ihre Tickets selbst zu scannen. Hier bewirkt die Digitalisierung von Events eine Einsparung an Zeit und personellen Ressourcen.

Kommunikation optimieren

Ein weiterer wichtiger Punkt für eine erfolgreiche Veranstaltung ist die effektive Kommunikation zwischen den Teilnehmern. Mit einer entsprechenden Eventmanagement-Software haben Sie nicht nur die Möglichkeit den Teilnehmern eine Plattform zum Austausch zu bieten, sondern können auch die Interaktion der Teilnehmer im System speichern. Somit schaffen Sie eine wichtige Informationsquelle, die Sie beispielsweise nutzen können um E-Mail-Kampagnen exakt auf die Teilnehmer zuzuschneiden.

Mithilfe von Online-Event-Gruppen haben Teilnehmer die Möglichkeit sich bereits vor der Messe zu vernetzen und auszutauschen. Sie als Veranstalter können dadurch hilfreiche Informationen oder wichtige Neuigkeiten veröffentlichen. Event-Inhalte in der Gruppe führen zu eventspezifischen Diskussionen und halten das Thema aktuell und interessant.

Außerdem können die Teilnehmer per Event-App auch während des Events Programm-Updates zugeschickt bekommen. Zum einen animieren Sie so Ihre Teilnehmer per App zur Interaktion, zum anderen können Sie aber auch direkt Feedback zu Ihrer Veranstaltung bekommen.

Digitalisierung der Eventbranche: Social-Media-Gruppen und Apps regen die Interaktion der Teilnehmer an. Quelle: https://pixabay.com/de/frau-gesicht-kopf-fragezeichen-1446557/

Kunden binden

Eines der wohl wichtigsten Ziele ist die langfristige Kundenbindung. Eine gute Beziehung zwischen Ihnen und Ihren Teilnehmern ist wichtiger als je zuvor. Zwei der effektivsten Methoden zur Kundenbindung sind einerseits E-Mail-Kampagnen und andererseits Social-Media-Gruppen. So können Sie den Kontakt mit den Teilnehmern stets aufrecht erhalten und sie mit allen wichtigen Informationen versorgen. Mit der einhergehenden Digitalisierung von Events, werden neue Möglichkeiten für den klassischen Newsletter eröffnet. So kann der Erwerb eines Online-Tickets beispielsweise mit einem Newsletter-Abo verknüpft werden.

Zufriedenere Teilnehmer

Eine transparente Informationspolitik ist vor allem in Zeiten der Digitalisierung der Eventbranche in allen Phasen des Eventmanagements maßgebend für die Zufriedenheit der Teilnehmer. Unterschätzen Sie diesen Punkt auf Ihrer Veranstaltung deshalb nicht. Informationstransparenz schaffen Sie indem Sie auf Social-Media-Kanälen präsent sind, konstant Neuigkeiten zur Veranstaltung in Social-Media-Gruppen posten oder Newsletter versenden – auch schon vor dem Event. Vor Ort stellen Sie die Transparenz von Informationen am besten per Event-App sicher. Nach dem Event eignen sich Social-Media-Gruppen hervorragend um themenspezifische Diskussionen aufrechtzuerhalten.

Digitale Technologien auf Events

Digitale Technologien sorgen nicht nur für effizientere Prozesse, sondern bringen auch einen gewissen Unterhaltungswert mit sich. Je nach Veranstaltung lässt sich das sehr gut in das Programm integrieren. Durch die Digitalisierung von Events stehen Interaktions-Tools zur Verfügung, welche es auch Teilnehmern, die nicht so gerne vor großem Publikum sprechen, ermöglichen, Fragen zu beantworten. Live-Projektionen, wie z. B. eine Twitterwall, regen die Interaktion während Ihres Events an.

Als besonderes Highlight kann Sie die Digitalisierung von Events  auch für Video-Projektionen und Lichteffekte als Raumgestaltung oder auch zur Projektion von Videos genutzt werden. Sie können zum Beispiel Interviews in den Aufenthaltsräumlichkeiten projizieren. Das schafft Wiedererkennungswert für Ihre Veranstaltung.

Ein Trend, der sich zusammen mit der Digitalisierung der Eventbranche immer weiter verbreitet, ist Augmented Reality (AR) und Virtual Reality (VR). AR ist eine computergestützte Erweiterung der Realität, bei VR wird die Realität komplett ausgeblendet. Mithilfe von AR können Besucher der Messe dann Nachrichten direkt neben bzw. über einer Person, die diese geschrieben hat, sehen. Dazu muss man sein Smartphone einfach nur vor die jeweilige Person halten.

Eine spektakuläre Navigationsmöglichkeit auf Ihrer Veranstaltung kann mithilfe von iBeacons geschaffen werden. Die sogenannten iBeacons sehen aus wie kleine, bunte Steine und können in den Veranstaltungsräumen platziert werden. Über Bluetooth senden diese Signale an die entsprechenden Endgeräte der Besucher und navigieren Sie so durch Ihre Veranstaltung. Je mehr iBeacons, desto genauer die Signale und desto besser auch die Navigation. Per Smartphone können Sie Ihren Besuchern zusätzlich einen digitalen Messeplan zur Verfügung stellen.

Digitalisierung der Eventbranche: iBeacons als Navigationshilfe. Quelle: https://pixabay.com/de/globus-karte-nautik-sextant-welt-160148/

Wie Sie wahrscheinlich gerade festgestellt haben, eröffnet die Digitalisierung der Eventbranche unzählige neue und spannende Möglichkeiten für Events. Neben all den Vorteilen und Chancen die damit verbunden sind, gibt es aber auch Aspekte, die man kritisch betrachten sollte.

Wie Sie bereits bemerkt haben, taucht der Begriff “Digitalisierung” in der Eventbranche immer häufiger auf. Doch was steckt eigentlich genau dahinter? “Online” – ist das was viele sofort damit assoziieren. In Wirklichkeit beinhaltet dieser Begriff aber noch viel mehr. Digitalisierung im Allgemeinen bezeichnet die digitale Umwandlung von Kommunikation und analogen Informationen. Apps und Online-Plattformen sowie spezielle Systeme und Systemanbindungen sind verantwortlich für die kontinuierlich fortschreitende Umstrukturierung von Prozessen – auch jener Prozesse im Eventmanagement. Die Umstrukturierungen, bedingt durch die Digitalisierung der Eventbranche, sind zum einen auf die sich stetig weiterentwickelnde Technologie zurückzuführen und zum anderen auf die sich ändernden Bedürfnisse von Eventbesuchern. Die Digitalisierung der Eventbranche wirkt sich auf die verschiedensten Bereiche von Veranstaltungen aus.

Welche Vorteile und Chancen bringt die Digitalisierung der Eventbranche mit sich?

Die Digitalisierung der Eventbranche wirkt sich auf viele Bereiche von Veranstaltungen positiv aus. Auch für die Zukunft stehen noch viele Möglichkeiten und Chancen offen.

Aus Sicht der Veranstalter kann die Reichweite der Teilnehmer erhöht und die Effizienz gesteigert werden. Eine effizientere Abwicklung von Events wird durch die Verschlankung von Organisationsprozessen sowie durch eine Zeit- und Ressourcenersparnis erzielt.

Teilnehmer wissen vor allem die erhöhte Informationstransparenz zu schätzen, welche vor der Digitalisierung von Events noch nicht denkbar war. Zudem profitieren Eventteilnehmer von benutzerfreundlichen Eventmanagement-Lösungen. Das Erwerben von Tickets wird zum Kinderspiel und neue Networking-Möglichkeiten regen die Interaktion mit anderen Eventteilnehmern an. Von der erhöhten Zufriedenheit der Eventbesucher profitieren nicht nur diese selbst, sondern auch die Veranstalter.

Digitalisierung der Eventbranche: Neue Möglichkeiten für Veranstalter und Teilnehmer. Quelle: https://pixabay.com/de/daten-computer-monitor-paket-2899900/

Welche Nachteile und Risiken bringt die Digitalisierung der Eventbranche mit sich?

Nicht ohne Grund sieht die Digitalisierung ein mancher als Fluch. Nachteile und Risiken wie ein mangelnder Datenschutz, teure Anschaffungskosten, das nötige Know-How für die Anwendung oder aber auch eine mögliche “Überdigitalisierung” sollten durchaus in die Entscheidung für die Anwendung digitaler Lösungen mit einfließen. Wissen Sie erst einmal wie Sie mit diesen Risiken umzugehen haben und welche Lösungen es dafür gibt, sind diese auch schnell minimiert.

Für Eventteilnehmer ist vor allem das Thema “Datenschutz” sehr heikel. Seitens des Veranstalters ist es deshalb sehr wichtig sich für Eventmanagement-Lösungen zu entscheiden hinter denen auch ein kompetentes Support-Team steht, das bei der Anwendung unterstützend zur Seite steht. Aufgabe des Veranstalters ist es auch den Teilnehmer genügend Informationen zum Thema Datenschutz zur Verfügung zu stellen und diese aufzuklären. Auch befürchten Teilnehmer, dass sie von Informationen überflutet werden könnten und fühlen sich dazu gezwungen sich bei sozialen Netzwerken anzumelden.

Veranstalter hingegen stehen der zunehmenden Komplexität von digitalen Lösungen sehr kritisch gegenüber. Das oft fehlende Know-How sowie die Angst vor unzulässiger Technik geben ihnen Bedenken. Mit der zunehmenden Komplexität, steigen natürlich auch auch die Beschaffungskosten.

Ein Risiko, das sowohl Veranstalter als auch Eventbesucher beschäftigt ist jenes der “Überdigitalisierung”. Jeder, der von uns ein Smartphone besitzt, weiß was das bedeutet. Auf Events ist das nicht anderes. Es wird befürchtet, dass mit der zunehmenden Digitalisierung von Events der persönliche Austausch komplett verloren geht und vom eigentlichen Event zu sehr abgelenkt wird.

Digitalisierung der Eventbranche: Tauchen Sie in eine völlig neue Welt ein. Quelle: https://pixabay.com/de/bin%C3%A4r-code-frau-gesicht-blick-1327492/

Die Digitalisierung der Eventbranche – Unser Fazit

Die Digitalisierung von Events ist für Eventteilnehmer spannend und faszinierend. Digitale Technologien sind schon lange keine Randerscheinung mehr. Nach und nach drängen sie sich in das Eventgeschäft, weswegen eine Weiterentwicklung dieser Branche stattfinden muss. Der Anlass des Events, die Branche sowie das Thema der Veranstaltung sind ausschlaggebend für den Umfang des Einsatzes digitaler Lösungen. Wichtig ist es, Teilnehmer eines Events nicht mit zu vielen digitalen Angeboten zu überfluten. Die Digitalisierung der Eventbranche soll eine Veranstaltung unterstützen und nicht dominieren. Es macht beispielsweise mehr Sinn bestimmte Technik, wie etwa Social-Media Projektionen, zwischen und nicht während Vorträgen einzusetzen. Das gibt Teilnehmern die Möglichkeit sich voll und ganz auf das Veranstaltungsprogramm zu konzentrieren. Zukünftig müssen Veranstalter noch stärker auf die Bedürfnisse der Eventteilnehmer eingehen und dementsprechende digitale Lösungen einsetzen. Die Herausforderung besteht darin das richtige Maß zwischen analogem und digitalem Erlebnis zu finden.

Setzt man digitale Technologien ein, sollten Zeitaufwand und Kosten immer dem Nutzen gegenübergestellt werden. Erst dann sollte entschieden werden ob und in welchem Ausmaß digitale Lösungen eingesetzt werden. Um auch Bereiche, die bislang nicht durch die Digitalisierung der Eventbranche optimiert wurden, zu verbessern, müssen digitale Lösungen in Zukunft generell noch benutzerfreundlicher gestaltet werden.

Trotz gewisser Risiken und Verbesserungspotenziale, steht der Großteil von Veranstaltern als auch Eventbesuchern, der Digitalisierung der Eventbranche positiv gegenüber. Digitale Lösungen geben einem die Möglichkeit viel agiler zu reagieren als mit mit traditionellen Mitteln.

Unabhängig davon welche Art von Veranstaltung Sie planen – ob Konferenz, Messe, Seminar, Hochzeit oder Firmenevent – in dem Portfolio von Event Inc  finden Sie die passende Location für jeden Anlass. Überzeugen Sie sich selbst!

Credits Titelbild: https://pixabay.com/de/digitales-marketing-emarketing-1725340/