Tagungsplaner Ratgeber – richtig Tagungen planen

Eine Tagung gilt in erster Linie dem Informations- und Gedankenaustausch von Personen, die in einem bestimmten Themenbereich arbeiten. Wie der Name es schon sagt, geht es dabei meistens um eintägige Veranstaltungen. Trotzdem sind Tagungen aufwändige Events, hinter denen oft mehrwöchige Planung und Organisation steckt. Hier finden Sie einen kleinen Ratgeber, damit auch Sie ein Tagungsplaner-Profi werden und Ihre nächste Tagung entspannt vorbereiten und organisieren können.

Tagungen planen – aber wann und wo?

Sobald mehrere Personen aus unterschiedlichen Unternehmen und meistens auch aus verschiedenen Teilen eines Landes oder der Welt für eine Tagung zusammen kommen sollen, beginnen die Probleme eines Tagungsplaners schon beim ersten wichtigen Punkt: dem Zeitpunkt! Dieser sollte so festgelegt sein, dass er in erster Linie dem Veranstalter der Tagung gut passt. Feiertage eignen sich eher weniger als Veranstaltungszeitpunkt, da hier viele Personen meist schon Unternehmungen oder Reisen eingeplant haben. Nachdem die Einladungen herausgeschickt wurden, kann es natürlich zu einzelnen terminlichen Absagen kommen.

Der zweite wichtige Punkt beim Planen einer Tagung, der indirekt mit der zeitlichen Koordination zusammenhängt, ist der Ort. Ganz selbstverständlich geht man im Normalfall davon aus, dass der Ort der Tagung ebenfalls für den Veranstalter passend sein muss. Allerdings kann man sich gerade bei einer deutschlandweiten Teilnehmerliste andere Alternativen überlegen. Wie wäre es mit der geographischen Mitte Deutschlands? Die Chancen sind damit höher, dass auch die Teilnehmer, die aus zeitlichen Gründen absagen wollten, es sich doch noch einmal anders überlegen, weil die Wege kürzer sind.

Tagungsplaner sind die die Hüter des Budgets

Der größte und aufwändigste Punkt beim Planen einer Tagung ist, wie bei den meisten Veranstaltungen, das Budget. Hierfür gibt es für den Tagungsplaner einerseits meistens einen festgesetzten Rahmen, der sich aus den Vorgaben des Vorgesetzten oder aus den generellen finanziellen Mitteln ergibt. Andererseits lässt sich ein Budget nur sinnvoll kalkulieren, einteilen und überwachen, wenn Sie sich als Veranstalter einer Tagung konkrete Angebote der Tagungslocation, des Hotels und allen weiteren beteiligten Dienstleistern einholen und diese vergleichen.

Viele Tagungsplaner bedenken hierbei nicht, dass gerade für das Budget die frühzeitige Planung von großer Wichtigkeit ist! Wenn eine Tagung zu kurzfristig angesetzt wird, kann dies erhebliche Kosten verursachen – die Wunschlocation ist meistens schon zum gewünschten Zeitpunkt besetzt, man muss nehmen was übrig bleibt und allgemein immer auf (meist teurere) Notlösungen ausweichen. Da viele Tagungsteilnehmer extra anreisen, muss ihnen eine Übernachtungsmöglichkeit geboten werden. Auch um diese muss man sich rechtzeitig kümmern und sie wirkt sich natürlich auch nicht unerheblich auf die Gesamtkosten aus. Weitere wichtige Kostenstellen sind Catering, Personal und weitere Dienstleister.

Tagungsplaner behalten den Überblick

Das Motto, die Kernbotschaft und die Angebotsschwerpunkte stehen idealerweise schon bei der Idee, eine Tagung zu veranstalten, fest. Dennoch kann man vor der definitiven Versendung der Einladung auch hier noch einmal feinjustieren. Die Gästeliste ist der Punkt, den man sich beim Planen einer Tagung als nächstes vornehmen sollte. Wer sind die Teilnehmer? Wer sind die Gäste? Wann findet der Call for papers für die Teilnehmer statt und wer verwaltet und behält den Überblick über Zusagen, Absagen und eingereichte Referate? Hier bietet es sich an, dass all diese Informationen bei einer Person, im Idealfall dem Tagungsplaner, zusammenkommen. Dieser ist dann sowohl für die Teilnehmer, als auch für die restlichen Beteiligten Koordinations- und direkter Ansprechspartner. Wenn diese Aufgabe nicht vom Tagungsplaner in Personalunion übernommen wird, sollte ein Mitarbeiter extra mit dieser Aufgabe beauftragt werden.

Spätestens eine Woche vor Beginn der Tagung sollte die definitive Teilnehmerliste vollständig stehen, der Call for papers beendet und alle Referate eingereicht sein. Anschließend muss das Tagungsprogramm genau durchgeplant werden. Die Referate sollten inhaltlich aufeinander abgestimmt werden und feste Anfangs- und Schlusszeiten erhalten. Auch diese Pausen müssen genau eingeplant werden. Das fertige Programm muss den Teilnehmer schließlich zugesandt oder am Tagungstag überreicht werden.

Der Tagungsplaner bestimmt den Ort der Tagung

Natürlich muss die grobe Teilnehmerliste schon Wochen vor der eigentlichen Veranstaltung stehen, denn diese ist die Basis eines weiteren wichtigen Punktes auf der Tagungsplaner-Checkliste: Der Location! Abhängig von Budget und der Teilnehmerzahl muss ein passender Raum am richtigen Ort gefunden werden. Je nachdem, wie die Tagung aufgebaut sein soll, kann man hier auch direkt die komplette Ausstattung der Tagungsorte bestimmen. Dazu gehören beispielsweise Beamer, Leinwände, FlipCharts oder auch Moderatorenkoffer – Ausstattung, die die meisten Tagungslocations pauschal oder gegen eine Leihgebühr zur Verfügung stellen. Wenn es sich tatsächlich um eine zwei- bis mehrtägige Veranstaltung handeln sollte, kann man sich überlegen, ob die Tagungslocation gleichzeitig auch Übernachtsungsmöglichkeiten für die Teilnehmer und Gäste sein sollte – hierfür bietet sich eine großes Tagungshotel an.

Wenn die Grobplanung damit abgeschlossen ist, kann man an die Feinheiten einer Tagung gehen. Wie läuft die Anreise der Gäste ab? Wird ein Shuttle-Service vom Flughafen/Bahnhof zur Tagungslocation eingerichtet? Werden Give-aways ausgegeben? Wie sieht die Ausstattung der Tagungsräume für die Teilnehmer der Tagung aus (Werbegeschenke, wie Kugelschreiber, Notizblock usw.)? Muss eine Catering- und Bewirtungslösung gefunden werden oder ist dies bei der Tagungslocation inklusive? Bei all diesen Einzelfragen darf das Budget nicht aus den Augen verloren werden.

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