Eventmanagementsoftware – auch für selbständige Planer und mittelständische Unternehmen?

Eventmanagementsoftware für öffentliche Veranstaltungen, bei denen sich Teilnehmer frei registrieren können, gibt es zu Genüge. Hierbei liegt der Fokus oftmals auf einer professionellen Webseite und umfangreichem Teilnehmermanagement. Die Plattformen sind in der Regel komplett webbasiert – notwendigerweise natürlich die Eventwebseite und Teilnehmerregistrierung, aber auch der Administrationsbereich. Doch wie sieht die Softwareunterstützung für die zahlreichen Eventplaner aus, die nur kleinere Events, wie z. B. Hochzeiten oder Firmenfeiern, organisieren? Hier sind die genannten Plattformen unter Umständen nicht der Zielgruppe entsprechend, da Sie einerseits umfangreiche Funktionen bereitstellen, die gar nicht benötigt werden, andererseits aber auch einige Funktionen fehlen.

Anforderungen eines Eventplaners

Wie auch bei der Organisation von größeren Veranstaltungen, wie z. B. Konferenzen oder Messen, hat sich jeder Eventplaner für sich organisiert. Sei es klassisch mit Papier, durch die Auswahl von speziellen Tools und Anwendungen oder durch den Aufbau von ggf. komplexen Excel-Tabellen. Wenn sich aber doch jeder Eventplaner seine Sammlung von Hilfsmitteln aufgebaut hat und seine Organisation damit durchführen kann, was sollte die ggf. preislich nicht ganz unerhebliche Anschaffung eines spezialisierten Tools an Mehrwert bringen?

Eventmanagement – Jeder Eventplaner organisiert sich anders. Quelle: pexels.com

Auswahlkriterien

Zunächst sollten die Anforderungen, die an die gewünschte Software gestellt werden, zusammengestellt und priorisiert werden. Bei der Auswahl der Software lässt sich dann oftmals schon mit einer 80%-Lösung einiges an Arbeitszeit sparen. Oder vielleicht ist auch nur ein Tool für einen Spezialfall, wie z. B. Gästelisten, notwendig, sodass ein All-In-One-Tool über das Ziel hinausschießen würde. Dann gilt es, sich einen Überblick über die vorhandene Softwarelandschaft zu verschaffen. Dies mag die größte Hürde sein, denn wenn sowohl Standard- als auch Spezialsoftware betrachtet wird, ergibt sich u. U. eine große Liste an relevanten Anwendungen.

Möglichkeiten der Softwareunterstützung

Bei der Auswahl der in Frage kommenden Anwendungen ist zunächst Standardsoftware zu betrachten, die nicht speziell für Eventmanagement entworfen wurde. Hiermit lassen sich Teil- oder Gesamtprozesse abbilden. Dem steht Software gegenüber, die speziell für das Eventmanagement entwickelt wurde.

Standardsoftware

Bei der nicht-spezialisierter Standardsoftware sind E-Mail-Programme und Tabellenkalkulationen an erster Stelle zu nennen. Gerade E-Mail ist ein Kommunikationsmedium, das eine so hohe Verbreitung genießt, sodass es aus der heutigen Zeit nicht mehr wegzudenken ist. Ebenso hat die klassische Tabellenkalkulation ihre Berechtigung, lässt sich doch über komplexe Tabellen mit Formeln oder Makros eine gewisse Zeitersparnis gegenüber handschriftlichen Erfassungen erlangen. Eventübergreifende Daten und Auswertungen lassen sich damit jedoch bestenfalls nur aufwändig realisieren. Wem allerdings beispielsweise pro Event eine einfache Tabelle reicht, für den ist eine Tabellenkalkulation eine gute Wahl.

Ist die Kommunikation mit den Kunden und weiteren Eventteilnehmern während der Planungsphase eine wichtige Anforderung, so ist WhatsApp eine mögliche Option, um die Kommunikation mit dem Kunden abzubilden. Doch auch zu WhatsApp gibt es Alternativen, die Vorteile bieten. Mit Slack steht ein Tool zur Verfügung, das neben einer Kommunikationsplattform auch diverse Drittanbieter-Tools integriert – wie z. B. Dropbox, Microsoft OneDrive, Google Drive, Twitter etc. Damit lässt sich bereits eine bessere digitale Umgebung aufbauen als mit vollständig separierten Anwendungen.

Spezialisierte Eventmanagementsoftware

Reicht allerdings auch eine Kommunikationsplattform mit integrierten Diensten nicht mehr aus, sollte eine Eventmanagementsoftware in Betracht gezogen werden. Hier stehen Anwendungen für einzelne Teilbereiche und Gesamtlösungen zur Verfügung.

Eine Anwendung für die Verwaltung von Gästelisten und Sitzordnungen ist beispielsweise Zkipster. Es können mehrere Gästelisten pro Event für unterschiedliche Zwecke verwaltet, Daten im- und exportiert, Sitzordnungen festgelegt und ein Check-In kann per App durchgeführt werden. Solche spezialisierten Anwendungen können in der Regel wenige Aspekte des Eventmanagements sehr gut – unterstützen jedoch keine vollumfängliche Planung.

Gesamtlösung: XDay Eventmanagement Software

xDay – Eventmanagementsoftware

Als Gesamtlösung gibt es beispielsweise die XDay Eventmanagement Software. Diese unterstützt Eventplaner bei allen Aktivitäten zur Planung, Durchführung und Nachbereitung von kleinen bis mittelgroßen Veranstaltungen. Die Software hat einerseits professionelle Eventplaner, sowohl Selbständige als auch in Agenturen, andererseits auch mittelständische Unternehmen als Zielgruppe, die mehrere Events pro Jahr organisieren. Dies können beispielsweise Weihnachtsfeiern, Sommerfeste oder Kundenveranstaltungen sein.

Der Anspruch ist nicht, alle Funktionen mit größtmöglichem Umfang abzubilden – hierfür sind die genannten spezialisierten Anwendungen empfehlenswert. Vielmehr bietet die Anwendung für alle Bereiche der Planung von kleinen bis mittelgroßen Veranstaltungen, bei denen die Teilnehmer bekannt sind und keine öffentliche Webseite und Teilnehmerregistrierung notwendig ist, entsprechende Funktionen – ohne unnötige Komplexität.

Berichte können entweder für ein einzelnes Event oder für die Gesamtliste aller Events erstellt werden. Es lassen sich somit beispielsweise ein Veranstaltungs-Gesamtplan, eine einfache oder für z. B. die Gastronomie aufbereitete detaillierte Gästeliste erstellt werden, bei der die Essensbesonderheiten übersichtlich dargestellt werden.

Die Abbildung aller genannten Prozesse bedeutet weniger Arbeitsaufwand und somit mehr Zeit für Kunden und Mitarbeiter. Es lassen sich ebenfalls Fehler, durch z. B. bei der Planung vergessene Aufgaben, vermeiden und somit die Qualität der Veranstaltung erhöhen.

Fazit

Je nach Anforderungen des Eventplaners gibt es auch die passenden Tools – von einfachen Excellisten, über Kommunikationsplattformen und spezialisierten Tools bis hin zu Eventmanagementsoftware, die den kompletten Planungsprozess abdeckt. Für große Events gibt es eine schier unüberschaubare Anzahl an Lösungen. Doch gerade für kleine und mittelgroße Veranstaltungen, die in einem privaten Rahmen stattfinden, sind die Auswahlmöglichkeiten noch nicht so umfangreich, sodass recht schnell ein Überblick über die vorhandenen Anwendungen geschaffen werden kann.

Egal für welche Anwendung oder in welchem Umfang eine solche genutzt wird – es wird sich in den meisten Fällen lohnen, um Arbeitsaufwand einzusparen und mehr Zeit für die Kunden und Mitarbeiter zur Verfügung zu haben.

Zum Autor

Max Lock ist seit über 10 Jahren passionierter Informatiker und Entwickler der XDay Eventmanagement Software. Diese Software unterstützt Eventplaner bei allen Aktivitäten zur Planung, Durchführung und Nachbereitung von kleinen bis mittelgroßen Veranstaltungen. Durch die intuitive Bedienung und Automatisierungsmöglichkeiten können Eventplaner zeitsparend alle Informationen zu ihren Events zentral verwalten.

Titelbild: pexels.com