Ein Networking Event ist der beste Weg, um sich sowohl privat, als auch geschäftlich weiter zu entwickeln. Wenn kein perfekt passendes Event gefunden wird, kann selbst ein Networking Event veranstaltet werden. Ein Networking Event zu organisieren ist der ideale Weg, um sich selbst und das Unternehmen zu promoten. Gleichzeitig haben deine Gäste die Möglichkeit, andere Personen aus der gleichen Branche kennen zu lernen.
Folge diesen 10 Schritten der Event Inc Redaktion und organisiere erfolgreiche Networking Events.
1. Einen Grund definieren
Die besten Networking Events sind diejenigen, die ein Nischen-Thema behandeln. Hierbei kann es sich beispielsweise um eine bestimmte Branche, eine Gruppe aus Entrepreneuren oder für Geschäftsführer kleiner Unternehmen handeln. Eine Unterscheidung hilft herauszufinden, welche Gäste eingeladen werden sollen und was diese als Gewinn aus dem Event ziehen sollen. Letzteres ist oft ein Argument, wieso die potentiellen Teilnehmer die Veranstaltung besuchen sollten. Werden Networking Events für ein Medienunternehmen organisiert, dann kann die Veranstaltung als “Chance für Journalisten zur Kooperation an neuen Stories” gesehen werden.
2. Parameter festlegen
Dies ist einer der Schritte, die komplizierter sein können. Zuerst solltest Du einen Rahmen für deine Networking Events setzen. Wie viele Personen werden eingeladen? Wenn Du die Größe deines Events ungefähr abschätzen kannst, wird es leichter die andere Parameter zu bestimmen. Wenn Du beispielsweise ein Event mit einer hohen Teilnehmerzahl organisierst, dann ist Freestyle Networking und das Mischen der Gäste untereinander erwünscht, damit Ideen ausgetauscht werden können. Die Planung ist einer der essentiellsten Aspekte eines erfolgreichen Events. Vermeiden Sie dementsprechend möglichst viele Fehler in der Planungsphase Ihres Events.
3. Entscheide dich für ein Event Format
Networking Events können sowohl strukturiert, als auch flexibel geplant werden. Der Eventplaner sollte sich lediglich entscheiden, welche der beiden Varianten mit den vorgesehenen Gästen am besten funktioniert. Wenn sich die Gäste schon durch ein paar Feierabend-Bieren kennen, kann es ausreichen, den Anstoß zu einem netten Gespräch zu geben. Andere Teilnehmer benötigen mehr Engagement, um mit anderen in ein Gespräch verwickelt zu werden. Als Ice Breaker kann sogenanntes Speed-Networking dienen. Hierbei stellt sich jeder Gast in zwei Minuten den übrigen Teilnehmern vor. Um Gespräche anzuregen, kann bei kleinen Gruppen ein intim-gesetztes Dinner geplant werden. Eine weitere Möglichkeit ist es, das Networking in eine andere Aktivität, wie einen Kochkurs, einfließen zu lassen.
4. Das Budget festlegen
Auch wenn es bei den Networking Events nicht darum geht, Profit zu machen, gibt es Ausgaben, die beachtet werden sollten. Hierzu zählen unter Anderem die Eventlocation und das Catering. Wenn der Eventplaner weiß, was bei der Veranstaltung angeboten werden soll, kann er ein angemessenes Pricing aufstellen. Wenn die ungefähren Kosten feststehen, ist die Zeit für eine wichtige Entscheidung gekommen: Sollen die Kosten der Veranstaltung durch Ticketverkäufe, das Marketing Budget der Firma oder durch Sponsoren gedeckt werden? Networking Events durch Vorträge von Sponsoren zu finanzieren kann vorteilhaft sein. Hierbei gilt ein wichtiger Grundsatz: Die Vorträge sollten zu 100% relevant für die Gäste sein. Ein Event, welches sich durch Ticketverkäufe finanziert, wird von den Gästen als exklusiv wahrgenommen und kann die Anwesenheit der Teilnehmer sogar erhöhen.
5. Eine Location mieten
Wenn für das Networking Event wenig Budget zur Verfügung steht, dann kannst Du dich nach einer Location umhören, die günstig ist oder sogar kostenlos gemietet werden kann. Die positive Wirkung einer interessanten Eventlocation sollten Eventplaner auch nicht aus den Augen verlieren. Wenn Du den potentiellen Teilnehmern die Möglichkeit geben, für sie unbekannte Orte und Locations zu besuchen, kann dies ein Grund sein, weshalb sie auf dem Event erscheinen. Eventplaner sollten versuchen, mit Location-Besitzern zu handeln und ihnen die Möglichkeit zur Teilhabe vorschlagen. Wenn sich die Networking Events besser etabliert haben, kannst Du auch einige Veranstaltungen in den Häusern der Teilnehmer organisieren. Ein Blick hinter die Kulissen ist gern gesehen.
6. Datum und Uhrzeit festlegen
Bei der Zeitplanung ist es fast unmöglich, einen passenden Termin für alle Gäste zu finden. Die Demografie der potentiellen Teilnehmer ist bei der Organisation allerdings nicht unwichtig. Wenn sich dein Networking Event beispielsweise an Professionals richtet, kann ein Frühstücks-Event eine sinnvolle Lösung sein, um nicht den ganzen Tag zu blockieren. Auf der anderen Seite möchten beispielsweise junge Leute nicht früh aufstehen, sondern bevorzugen eher einen Drink am Abend. In Bezug auf die Auswahl des Tages ist es empfehlenswert, einen Termin der Mitte der Woche auszumachen. Zu diesem Zeitpunkt konzentrieren sich die potentiellen Gäste noch nicht allzu stark auf das kommende Wochenende. Auch der Zeitrahmen des Events sollte mit Bedacht gewählt sein. Schau, welche Entfernungen deine Gäste zurücklegen müssen und gebe ihnen genügend Zeit für die An- und Abreise.
Datum und Uhrzeit festlegen. Quelle: pixabay.com
7. Das Event vermarkten
Erstelle eine aussagekräftige Event-Webseite und integriere einen Ticketshop, sodass Du dein Event im Internet auffindbar machst und den Registrierungsprozess vereinfachst. Auch die Bewerbung über die sozialen Medien zum Beispiel bei Facebook, ist durch kostengünstige und stark zielgruppengerichtete Anzeigenschaltung möglich. Bei einem Networking Event ist die Vermarktung über LinkedIn besonders wichtig. Nutze hierfür Experten-Gruppen oder Foren und branchenbezogene Presse, um deine Veranstaltung so weit wie möglich zu vermarkten. Achte unbedingt darauf, dass Du nicht zu viele Ticketreservierungen bekommst und die Location hierfür nicht mehr die ausreichende Kapazität hat. Wenn Du einen bestimmten Gast gewinnen möchtest, kannst Du eine personalisierte Einladung verschicken.
8. Die Event Agenda veröffentlichen
Wenn Du die Personen auf deiner Gästeliste kontaktierst, sei dir sicher, dass Du eine gut verständliche Agenda beigefügt hast. Ein beispielhafter Zeitplan sieht folgendermaßen aus:
- 7:30 Uhr – 8:00 Uhr – Registrierung
- 8:00 Uhr – 8.15 Uhr – Begrüßung
- 8:15 Uhr – 9:30 Uhr – Individuelle Präsentationen
- 9:30 Uhr – 11:00 Uhr – Freestyle Networking
- 11:00 Uhr – 12:00 Uhr – Lunch
Informiere alle Teilnehmer über den Fokus deines Events und die Länge der Gästeliste. Dies wird deinen Gästen helfen, ausreichend Material mitzubringen.
9. Interaktion ermöglichen
Das wichtigste auf deinem Networking Event ist, dass die Teilnehmer networken. Mache es zu deiner Priorität, dass Du jeden Gast persönlich triffst und begrüßt. Lerne die Teilnehmer kennen und identifiziere, wer am besten mit wem in ein Gespräch kommen sollte. Informationen wie Job-Bezeichnung, Arbeitgeber und Interessen sind für das networken ebenfalls wichtig. Wenn dir diese Informationen zur Verfügung stehen, kannst Du eine Liste für alle Teilnehmer erstellen, welche den Gästen dabei hilft herauszufinden, mit wem sie sprechen wollen. Auch eine Networking-App ist sinnvoll, damit die Teilnehmer vor, während und nach dem Event in Kontakt stehen können.
10. Das Event im Internet präsent halten
Halte die Momente der Face-to-Face Kommunikation so lange wie möglich aufrecht und bringe es ins Internet. Erstellen eine LinkedIn oder Facebook Gruppe, in welcher die Gäste der Networking Events eintreten. Das Entwickeln einer Online Community und die bestehende Möglichkeit für die Gäste in Kontakt zu bleiben fördert die Bildung einer Beziehung. Nach dem Event ist es zu empfehlen, eine Dankes-Mail an die Gäste zu senden und diese um Feedback zur Veranstaltung zu bitten.
Fazit zu Networking Events
Wenn Du anderen dabei hilfst, Kontakte zu knüpfen, kannst Du deine eigene Karriere vorantreiben. Als Gastgeber von Networking Events genießt Du das Privileg, mit jedem Teilnehmer zu sprechen und eine Bindung aufzubauen. Dies hat die Folge, dass dein Netzwerk stetig wachsen wird.
Credits Titelbild: pixabay.com
