Du bist für die Planung des nächsten Unternehmens-Events verantwortlich und weißt noch nicht so genau wie Du die ganze Sache angehen sollst? Keine Sorge, wir können dir helfen!

Jeder der schon mal ein Event veranstaltet hat, weiß, dass das Ganze schon einmal sehr stressig werden kann. Schließlich möchtest Du, dass dein Event ein voller Erfolg wird. Alles soll am richtigen Platz sein und gut ablaufen. Planung ist dabei alles. Wo viele Menschen zusammentreffen, braucht es eine gute Organisation. Neben der Wahl der richtigen Location muss sich zusätzlich um jede Menge weiterer Dinge gekümmert werden. Ob Einladungen, Verpflegung, Personal, Dekoration oder das Programm, Du solltest dir rechtzeitig vor deinem Event Gedanken darum machen. Nicht jedem geht das leicht von der Hand – genau deshalb gibt es online viele hilfreiche Tools, die dir bei deiner Eventplanung helfen. Einladungsmanager, Personalplanung, Raumverteilung oder das Rund-um-Planungspaket. Heute stellen wir dir drei verschiedene Planungstools vor, die dich bei der Planung deiner zukünftigen Events unterstützen.

1) eventkeeper – Ein App für Jedermann
2) gastromatic – Einzigartiges Tool zugeschnitten auf die Bedürfnisse der Gastronomie
3) Colada EEM – Dein Tool für ein optimales Event Markteting in deinem Unternehmen

1) eventkeeper – Eine App für Jedermann

Mit eventkeeper hast du ein Planungstool, das dir bei der Verwaltung deines Events mit einer simplen und cleveren Nutzeroberfläche weiterhilft. Ob Geburtstagsparty, Sommerfest oder Weihnachtsfeier – eventkeeper bietet dir ein Planungstool für jeden Anlass. Über die App hast Du Zugang zu verschiedenen, einfach zu bedienenden Features, die dir die Organisation erleichtern. Erstelle und versende beispielsweise Eventflyer und Einladungen an deine Gäste, verwalte deine Gästeliste, erstelle Umfragen oder verteile Aufgaben.

Planst Du gemeinsam mit deinen Freunden oder Kollegen deine Veranstaltung? Weise einzelne Aufgaben bestimmten Teammitgliedern zu. Der oder die Verantwortliche hat die Möglichkeit den Fortschritt seiner Aufgabe zu dokumentieren. Über den Fortschrittsbalken kannst Du den Prozess beobachten.

Die Idee zur Veranstaltung ist da und es gibt einige Themen abzustimmen: Wann ist der beste Zeitpunkt, wo ist der beste Ort, welche Verpflegung biete ich an? Möchtest Du die Meinung deiner Gäste zu einem bestimmten Thema wissen, dann hast Du über eventkeeper die Möglichkeit eine Umfrage zu schalten, die schnell und einfach beantwortet werden kann. Involviere deine Gäste mit in die Planung und gebe ihnen eine Stimme. Mit eventkeeper hast Du alles zentriert auf einer Plattform.

Im Eventmanagement fallen jede Menge unterschiedlicher Aufgaben an. Über eventkeeper hast Du die Möglichkeit Checklisten dafür zu erstellen. Die Erinnerungsfunktion lässt dich rechtzeitig wissen, wenn deine Aufgaben fällig werden, um keine Verzögerungen zu riskieren.

Registriere dich online auf eventkeeper.de und es kann los gehen. Die Registrierung und die Nutzung der App sind dabei komplett kostenlos. Nur Du, als Organisator, brauchst ein Benutzerkonto. Deine Gäste bekommen Zugang zu deinem Event mit einem zugesendeten Link.

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2) gastromatic – Einzigartiges Tool zugeschnitten auf die Bedürfnisse der Gastronomie

Der Erfolg deines Events hängt von der Zufriedenheit deiner Teilnehmer ab. Eine schöne Location ist dabei nur die halbe Miete. Ein gutes Event ist kein 1-Mann/Frau- Job. Man arbeitet im Team zusammen für den Erfolg der Veranstaltung. gastromatic hat es sich zur Mission gemacht, den Alltag von Gastronomen zu erleichtern. Die meisten Gastronomen kennen es: Manchmal ist zu wenig Personal verfügbar, sodass die Gäste nicht den Service bekommen den sie erwarten oder es ist zu viel Personal eingeplant, was zu hohen Personalkosten führt, die nicht zum Umsatz passen. Die Personalplanung ist eine herausfordernde und zeitaufwendige Aufgabe – gastromatic erleichtert dir diesen Prozess.

Mit gastromatic kannst Du deine Schichtplanung so einfach gestalten wie noch nie. Erstelle deinen Dienstplan übersichtlich und strukturiert online und veröffentliche ihn in Sekundenschnelle mit einem Klick. Du hast deinen Dienstplan immer und überall verfügbar, die übersichtliche Darstellung hilft dir alles im Blick zu behalten. Durch die Smartphone-App werden deine Mitarbeiter mit in die Planung eingebunden, was zu mehr Transparenz und einer starken Arbeitgebermarke führt.

Neben der Dienstplanerstellung bietet gastromatic noch einige weitere hilfreiche Tools für deine Personalplanung an. So hilft dir dieses einzigartige Tool bei der Lohn- und Gehaltsabrechnung, der Stundenabrechnung, der Urlaubsplanung sowie der Verwaltung von digitalen Personalakten. Die gastromatic Stempeluhr App macht die Erfassung von Arbeitszeiten kinderleicht. Jeder Mitarbeiter bekommt einen vierstelligen PIN, mit der Eingabe in die gastromatic Stempeluhr App wird das Kommen und Gehen minutengenau aufgezeichnet. gastromatic ist auf alle Herausforderungen im Gastgewerbe angepasst. Organisiere deine Personalplanung und hab dabei die volle Kontrolle über alle Kennzahlen.

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3) Colada EEM – dein Tool für ein optimales Event Marketing in deinem Unternehmen

Colada ist eine Cloud-App spezialisiert auf Enterprise Event Marketing (EEM). Viele Dinge im Event-Marketing eines Unternehmens laufen oftmals nicht in geordneten Bahnen. Die zentrale Koordination, Kommunikation und Transparenz zwischen den Abteilungen sind nicht immer ausreichend vorhanden. Colada bietet durch ihre Funktionen Hilfe, um das Event Marketing in deinem Unternehmen nachhaltig umzusetzen. Egal wie groß dein Unternehmen ist oder deine Veranstaltung wird – alle Eventressourcen, -aktivitäten und -prozesse können online geplant, verwaltet und ausgeführt werden. Colada EEM unterstützt dabei alle involvierten Parteien. Planer, Management und Mitarbeiter arbeiten gemeinsam auf einer Plattform und sind direkt miteinander verbunden. Von der strategischen Budget- und Maßnahmenplanung bis hin zur operativen Umsetzung einer Gästeeinladung oder -registrierung. Planer und Umsetzer erhalten alle notwendigen Tools, um einen Mehrwert zu schaffen.

Coladas Funktionen sind in verschiedene Ebenen unterteilt:

Planung:

Das Planungstool von Colada ermöglicht dir ganz ohne technische Vorkenntnisse Zeit und Ablaufpläne in Minutenschnelle zu erstellen. Plane dein Budget und organisiere dein Team nach Aufgaben und Funktionen. Die Planungsstruktur ist gleichzeitig deine Checkliste. Über die App hast du alles an einem Ort – übersichtlich und simpel.

Umsetzung:

Das Umsetzungstool lässt dich alle Inhalte und Prozesse deines Events aufbauen. Erstelle, bearbeite und verwalte E-Mails für die automatische und die manuelle Kommunikation mit deinen Zielgruppen. Der integrierte Formdesigner gibt dir die Möglichkeit Anmeldeformulare zu erstellen – auch in verschiedenen Sprachen. Durch eine persönliche Identifizierung wird der Schutz der Formulare und Landingpages garantiert. Die umfassende Gästeverwaltung ermöglicht dir: ein leichtes Managen von Gästelisten jeglicher Größe, die Erstellung von Tickets und Badges, die Unterteilung von Teilnehmer in Kategorien sowie die Abrechnung von Leistungen. Colada hat ebenfalls eine Lösung für die Erstellung von Saal- und Tischplänen und umfassende Lösungen für Konferenzen jeder Art. Agenda, Redner, Sessions, Vorträge, Dokumente – alles kann auf einer zentralen Plattform aufbereitet und veröffentlicht werden.

Ausführung:

Erstelle mit Colada eine Event-Webseite. Die Webseite bietet deinen Gästen alle Informationen vor dem Event, dient als mobiler Event-Guide währenddessen und steht zum Bilder- und Dokumenten-Download nach dem Event zur Verfügung. Tickets sind immer auch die Visitenkarte eines Events. Gestalte mit dem Ticketdesigner Tickets, Badges oder andere Dokumente. Der Helpdesk optimiert den Empfang deiner Gäste. Verfolge live wie viele Gäste schon eingecheckt haben und wie viele noch erwartet werden.

Die Colada EEM App hilf dir bei der Optimierung deines Event Marketings. Das Resultat ist ein optimal aufeinander abgestimmtes Event, welches bei der Zielgruppe eine größtmögliche Wirkung erzielt, aber auch nach innen die Professionalität deines Unternehmens unterstreicht.

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