Einladungskarten: So überzeugen Sie zur Teilnahme an Ihrem Business-Event

Als Event-Organisator kennen Sie das: Bei Veranstaltungen im beruflichen Kontext ist es mitunter gar nicht so einfach, die geladenen Gäste zur Teilnahme an Ihrer Veranstaltung zu bewegen. Ob Netzwerkveranstaltung, Messe, Firmenfeier oder Kongress: Das Angebot an Branchen-Events und sonstigen Business-Veranstaltungen ist riesig und zahlreiche Veranstalter werben um potenzielle Gäste. Aus diesem Grund nehmen die Einladungskarten im Zuge der Eventorganisation eine wichtige Rolle ein. Denn ihre Funktion besteht – anders als häufig angenommen – nicht darin, über die Veranstaltung zu informieren. Vielmehr sollen sie die geladenen Gäste davon überzeugen, an der Veranstaltung teilzunehmen. Dementsprechend ist es lohnenswert, sich mit dem Thema Einladungen ganz bewusst in der Eventplanung auseinanderzusetzen. Wir geben Ihnen konkrete Tipps, was Sie bei den Einladungskarten für Ihr Event berücksichtigen sollten, damit Ihnen die Zusagen der geladenen Gäste sicher sind.

Einladungskarten online oder gedruckt verschicken?

Ob Sie gedruckte Einladungskarten mit der Post verschicken oder eine digitale E-Mail, ist eine Grundsatzfrage. Für den Versand einer Einladungs-E-Mail spricht nicht nur der einfache und unkomplizierte Versand, sondern auch der Kostenfaktor: Denn natürlich ist es sehr viel günstiger, eine digitale Einladung zu verschicken, als gedruckte Einladungskarten. Allerdings hat eine echte Einladungskarte im Briefkasten viele Vorteile, die bei der Entscheidung berücksichtigt werden sollten. Wer die Aufmerksamkeit seiner Gäste gewinnen will, der kann dies mit einer gedruckten Einladungskarte sehr viel einfacher, als mit einer E-Mail. Denn im digitalen Zeitalter geht es im Briefkasten deutlich übersichtlicher zu, als im E-Mail-Postfach. Und während eine E-Mail mit einem Klick gelöscht ist, passiert dies bei einer haptischen Einladungskarte nicht so schnell. Hinzu kommt, dass eine gedruckte Einladungskarte automatisch eine höhere Wertschätzung vermittelt und eine sehr persönlicher Wirkung auf die geladenen Gäste hat. Im Gegensatz dazu wirkt eine E-Mail, insbesondere, wenn sie wie ein Newsletter gestaltet ist, automatisch wie eine Massenmail.

Einladungskarten können auch per Mail verschickt werden. Quelle: EchtPost

Da Sie im Rahmen Ihrer Eventorganisation mehrmals in Kontakt mit den geladenen Gästen treten, bietet sich in der Regel ein Zusammenspiel aus gedruckter und digitaler Kommunikation im Einladungsprozess an: Echte Einladungskarten im Briefkasten eigenen sich, um Aufmerksamkeit für ein Event zu erregen und die Teilnehmer von einer Zusage zu überzeugen. Digitale E-Mails sind der richtige Kanal, wenn es darum geht, den Teilnehmern nach der Zusage organisatorische Details zu übermitteln.

Tipp: Übrigens muss der Versand von gedruckten Einladungskarten gar nicht komplizierter sein, als das Schreiben einer E-Mail: Über die Webseite EchtPost können echte Postkarten so schnell geschrieben werden wie E-Mails und landen trotzdem als echte Postkarten im Briefkasten.

Wann sollten Einladungskarten verschickt werden?

Dass Ihre Gäste die Teilnahme an Ihrer Veranstaltung aus terminlichen Gründen absagen müssen, sollten Sie auf jeden Fall vermeiden. Gerade im Berufsleben stehen viele Termine bereits Anfang des Jahres fest, so dass der Terminkalender bereits Monate im Voraus prall gefüllt ist. Daher gilt die Devise: Sobald der Termin Ihrer Business-Veranstaltung feststeht, sollten Sie ihn auch kommunizieren. Da ist es erst einmal nebensächlich, ob die Speaker und das Farbkonzept der Veranstaltung schon definiert wurden: Hauptsache, Sie sichern sich einen Platz im Kalender Ihrer geladenen Gäste. Für diesen Zweck eignen sich Save the Date Karten: Kurz und knapp kündigen Sie die Firmen-Veranstaltung an und fordern die geladenen Gäste auf, sich den Termin zu notieren. Eine frühzeitig verschickte Save the Date Karte verschafft Ihnen im weiteren Verlauf der Event-Organisation etwas Entspannung, so dass Sie die richtigen Einladungskarten dann verschicken können, wenn das Event-Konzept steht.

Tipp: Frühzeitige Save the Date Karten können Sie auch mit einem Augenzwinkern verschicken: Versenden Sie die Einladungskarten für die Mitarbeiter-Weihnachtsfeier doch beim nächsten Mal bereits im Juni und seien Sie gespannt auf die Reaktionen Ihrer Kollegen.

Save the Date Postkarten zu Teilnahme-Sicherung. Quelle: EchtPost

Was gehört auf eine Einladungskarte?

Oftmals wird für das Formulieren des Textes auf der Einladungskarte nicht besonders viel Zeit investiert. Für wichtig erachtet wird bloß, dass alle relevanten Informationen untergebracht werden. Falsch! Machen Sie sich bewusst, dass eine Einladungskarte nicht zur Informationsvermittlung dient. Vielmehr sollen Einladungskarten Ihre geladenen Gäste davon überzeugen, an Ihrer Veranstaltung teilzunehmen. Das erreichen Sie nicht, indem Sie Ablaufpläne und Anfahrtsbeschreibungen kommunizieren. Stattdessen sollten Sie die geladenen Gäste auf emotionaler Ebene ansprechen: Versuchen Sie zu begeistern, neugierig zu machen und Vorfreude zu wecken! Machen Sie sich also von dem Gedanken frei, dass Sie alle Informationen auf der Einladungskarte unterbringen müssen und konzentrieren sich stattdessen auf die Highlights Ihrer Veranstaltung. Das können ein prominenter Speaker oder eine außergewöhnliche Location genauso sein, wie die Aussicht auf einen unterhaltsamen und unvergesslichen Abend. Die meisten anderen Informationen sind bei der Überzeugungsarbeit erst einmal nebensächlich und können immer noch nach der Zusage an die Gäste kommuniziert werden.

Tipp: Weniger ist oft mehr: Wecken Sie die Neugier Ihrer Gäste, indem Sie auf der Einladungskarte keine Details zur Veranstaltung verraten sondern nur Andeutungen machen. Verweisen Sie stattdessen auf eine Website, auf der alles im Detail steht und die Teilnahme zugesagt werden kann.

Die richtige Ansprache zählt

Ob Sie “Liebe Monika” oder “Sehr geehrte Frau Albig” auf die Einladungskarte schreiben, hängt ganz von Ihrem Verhältnis zu diesem konkreten Gast ab. Wichtig aber ist, die Gäste persönlich anzusprechen, sie also beim Namen zu nennen. Schließlich soll sich jeder einzelne wichtig und wertgeschätzt fühlen. Dieses Gefühl können Sie nicht erzeugen, indem Sie “Liebe Gäste” oder etwas ähnliches schreiben. Bedenken Sie bei der Wahl der richtigen Ansprache außerdem, dass Sie in der Regel nicht zu all Ihren Gästen das gleiche Verhältnis haben: Wenn Sie einen Geschäftspartner mit “Sehr geehrter Herr” ansprechen, obwohl Sie eigentlich seit Jahren per du sind, dann verfehlt auch diese personalisierte Ansprache ihre Wirkung. Für jeden Gast muss also die individuell passende Ansprache gewählt werden.

Individuelle Ansprache vermittelt ein besonderes Gefühl beim Kunden. Quelle: EchtPost

Tipp: Personalisieren können Sie eine Einladungskarte übrigens nicht nur über die Anrede am Anfang der Karte. Auch weiter hinten im Text bietet es sich an, den Namen noch einmal zu erwähnen.

Das richtige Motiv?

“Bilder sagen mehr als 1000 Worte” heißt es und daher ist es so wichtig, dass man Bilder sprechen lässt, um die Gäste von seiner Veranstaltung zu überzeugen. Natürlich gibt es nicht das eine richtige Motiv für die Einladungskarte, vielmehr hängt dies von vielen verschiedenen Faktoren rund um die Veranstaltung ab. Unser Rat bei der Wahl des richtigen Einladungsmotivs: Werfen Sie alle Corporate Identity Richtlinien über Bord und vergessen Sie auch das Firmenlogo für einen Moment. Haben Sie stattdessen als Ziel im Kopf, dass sie es mit Ihrer Einladungskarte an die Pinnwand der Gäste schaffen möchten. Das klappt in der Regel nicht mit den CI-Farben und einem übergroßen Firmenlogo, sondern stattdessen mit kreativen Ideen. Wenn Sie eine Postkarte als Format für Ihre Einladungskarte wählen, kommt Ihnen dies bei der Motivwahl entgegen: Postkarten bieten sich an, bei der Gestaltung etwas mutiger zu sein. Lustig, kreativ, provokant: Auf der Postkarte ist eigentlich alles erlaubt.

Tipp: Vergessen Sie bei der Motivwahl nie, dass Business-Kontakte auch nur Menschen sind, die sich gern überraschen und zum Lachen bringen lassen!

Das richtige Motiv ist entscheidend. Quelle: EchtPost

So erscheinen Ihre Gäste

Gerade bei Business-Veranstaltungen können Sie sich nicht darauf verlassen, dass die Gäste, die Ihre Teilnahme zugesagt haben, auch tatsächlich zum Event erscheinen werden. Anders als bei privaten Feiern, fühlen sich viele nicht zum Kommen verpflichtet, nur weil sie zugesagt haben. Da wird die endgültige Entscheidung, ob man teilnimmt oder nicht, häufig erst auf den letzten Drücker getroffen. Für Sie als Veranstalter des Events ist dies sehr ärgerlich, schließlich planen Sie mit dem Kommen Ihrer Gäste und gehen damit finanzielle Verpflichtungen ein. Daher ist es so wichtig, dass Sie vor der Veranstaltung eine möglichst große Verbindlichkeit erzeugen. Dies wird Ihnen mit einer automatisiert versendeten E-Mail nicht gelingen, mit einer persönlichen Follow Up Karte hingegen schon. Wählen Sie ganz einfach ein hübsches Motiv, das gar nicht in Verbindung zu Ihrer Veranstaltung stehen muss. Sprechen Sie Ihren Gast persönlich an und geben Sie Ihrer Freude darüber Ausdruck, ihn in den nächsten Tagen auf der Veranstaltung zu sehen. Eine solche persönliche Geste schafft Verbindlichkeit und wird dazu führen, dass Ihre Gäste der Veranstaltung nicht einfach fern bleiben.

Tipp: Werden Sie auf Ihrer Follow Up Karte so verbindlich wie möglich und schreiben beispielsweise, dass sie sich auf den persönlichen Austausch freuen. Absender der Karte sollte im besten Fall nicht das Unternehmen sondern ein ganz konkreter Mitarbeiter sein.

Zur Autorin

Anne Buch hat Ihre Leidenschaft für Postkarten zum Beruf gemacht und mit EchtPost eine digitale Plattform gegründet, über die echte Postkarten so einfach verschickt werden können wie E-Mails. Der Versand von Postkarten-Mailings bietet sich für Unternehmen nicht nur bei Einladungskarten an, sondern auch zu vielen anderen Anlässen, um aufmerksamkeitsstarkes Marketing und erfolgreichen Vertrieb zu betreiben.