Digital kost ja nix’ – ein Mythos mit einem Stückweit an Wahrheit. Wer Geld sparen möchte oder wenig Budget hat, kann selbstverständlich eine Online-Veranstaltung preisgünstig gestalten. Und dennoch zielorientiert Erfolg feiern. Doch um auch nachhaltig mit seiner Veranstaltung auf dem boomenden Markt der digitalen Events präsent zu sein und anhaltende Aufmerksamkeit für das eigene Unternehmen zu erlangen, lohnt es sich, ein bisschen Geld in die Hand zu nehmen. Mit der richtigen Budgetplanung für ein digitales Event wird ein Meilenstein gesetzt, um zukünftig in Erinnerung zu bleiben.

Ein professionelles Event mit dem gewissen I-Tüpfelchen hat seinen Preis – und das ist auch unabhängig davon, ob es offline stattfindet oder im digitalen Raum. Auf den ersten Blick reduzieren sich online automatisch Kosten, beispielsweise für Reisen oder Hotelübernachtungen und auch der Planungsaufwand scheint generell geringer zu sein als für eine Präsenzveranstaltung. Doch je nach Art der Veranstaltung und  interner Zielsetzung kann das Budget auch mal schnell in die Höhe steigen – je nachdem was für Anforderungen an Software, Zusatz-Tools und (Marketing-) Extras gestellt werden. 

Wie teuer ist ein digitales Event wirklich?

Wir haben mit Carsten Bohling, unserem Kollegen und Experten für virtuelle Events, gesprochen und nachgefragt, wie teuer eine virtuelle Veranstaltung wirklich ist, auf welche Faktoren es bei der Budgetplanung für ein digitales Event ankommt und wo man easy Kosten sparen kann.

Muss ich viel Geld investieren, um digitale Events durchzuführen?

Das ist von mehreren Faktoren abhängig. Wesentlicher Punkt dabei ist, was für eine Plattform favorisiert wird. Es gibt dabei verschiedene Optionen:

  • Option 1) All-in-one Plattform, welche alle Funktionen beinhaltet und sowohl Vorträge als auch Kommunikationsfunktionen wie Videocalls oder Chats innerhalb des Tools stattfinden können.
  • Option 2) Plattform, die einen visuellen Einstieg und die Umgebung für eine Konferenz schafft, jedoch die eigentlichen Funktionen von Drittanbietern angebunden werden.

In der Regel ist eine All-in-one Plattform kostengünstiger. Viele Anbieter bieten Abo-Modelle an, die mit Rabattierungen locken. Weiß man vorher schon, dass die Plattform häufiger genutzt werden soll, kann mit einem langfristigen Abo sicherlich Geld sparen. Dieser Punkt fließt im Umkehrschluss auch wieder in die Budgetplanung für ein digitales Event mit ein.

Welche Kostenfaktoren gilt es noch zu bedenken?

Die Beantwortung der Frage hängt maßgeblich von den individuellen Anforderungen sowie Zielsetzungen an die Veranstaltung ab. Ein weiterer Kostenfaktor betrifft beispielsweise zusätzliche Extras, sprich wie groß und individuell will ich das Event virtuell werden lassen? Benötige ich eine Full-Service Lösung? Es gibt Veranstalter, denen ist der Zugang zu den Vorträgen ohne weitere Funktionen ausreichend. Andere wiederum planen besondere (virtuelle) Events mit individuellem Rahmenprogramm (z.B. für Pausen und Abendprogramm), senden vorab spezielle Essenspakete für eine Überraschung oder bieten ein virtuelles Event für einen Abschluss am Abend an. 

Hohe Ansprüche und dennoch kostengünstig – geht das?

Auch hier ist das abhängig von der Größe des Events und dem Anspruchsdenken der Teilnehmer. Die Ansprüche sollten Sie vorher definieren, um Ihren Teilnehmern ein optimales Event-Erlebnis zu schaffen. Generell funktioniert es immer dann gut, wenn ich als Veranstalter Vorwissen mitbringe oder grundsätzlich die Bereitschaft da ist, sich in eine Plattform einzuarbeiten. Je mehr man selbst in die Hand nimmt, desto weniger Budget muss man für (technischen) Support  einplanen. Und Eigenwissen wirkt wiederum professionell. 

In der Regel ist der Aufwand im Vergleich zu einer Offline-Veranstaltung deutlich geringer, weshalb auch hier Kosten reduziert werden können. Insbesondere wenn es um kleinere Workshops und Seminare geht, ist der Grenznutzen einer Offline-Veranstaltung gering und steht oftmals in keinem Verhältnis zu den Kosten.  

Virtuelle Veranstaltungen wurden lange Zeit oft als die “schlechtere Alternative” angesehen. Das ändert sich, weil die Menschen aktuell stärkeren Zugang zu dem Thema haben, Anforderungen entwickeln und auch die Technik dahinter besser wird. Höhere Anforderungen bedeuten im Umkehrschluss auch oftmals mehr Aufwand.

Spare ich trotzdem Zeit bei der Planung?

Es bleibt im Grunde die Recherche nach einer Räumlichkeit. Ich würde grundsätzlich behaupten, dass virtuelle Events etwas weniger komplex aufgrund begrenzter Möglichkeiten und somit auch etwas schlanker in der Planung sind. Außerdem verbinden Teilnehmer (noch) viel höhere Erwartungen mit einem Event in einer Location im Vergleich zu einem virtuellen Event – auch wenn wir hier eine stark steigende Lern- und Erwartungskurve zu sehen ist.

Allgemein muss auch zwischen einem rein digital stattfindenden Event und einer hybriden Veranstaltung differenziert werden. Der zeitliche Aufwand für eine hybride Veranstaltung ist tendenziell größer und erfordert mehr Kapazitäten. Mehr Infos zur Planung finden Sie auch hier.

5 Budget Hacks: So kann ich wirklich Kosten einsparen

  • Lassen Sie sich das Tool in einer kurzen Intro vorstellen. So haben Sie ein besseres Gefühl, wie Ihr Event aussehen wird. Sehen Sie sich mehrere Tools und Preise an.
  • Viele Plattformen bieten mittlerweile eine Fülle von Zusatzleistungen an, welche den Preis anheben. Wägen Sie genau ab, wie komplex das Tool wirklich sein muss.
  • Wenn Sie mehrere Events planen, lohnt sich ein Abo mit einem Anbieter.
  • Seien Sie sich der Ansprüche Ihrer Teilnehmer sicher. Wie groß muss das Rahmenprogramm wirklich sein? Evtl. kann der Tool-Anbieter Dienstleister vermitteln und Rabatte ermöglichen.
  • Je individueller das Event sein soll, desto teurer wird meistens die Veranstaltung. Wägen Sie Kosten/Nutzen, insbesondere in den kleinen scheinbar nötigen Anpassungen, genau ab. Eine flüssige und intuitive Funktionalität kann ein Event erfolgreicher machen, als eine bildgewaltige, virtuelle Umgebung mit komplizierten Kopplungen von Drittanbietern.

Wie finde ich nun die passende Software für mein Event?

Vorab: es gibt nicht die eierlegende Wollmilchsau. Virtuelle Events können genauso verschieden sein wie Offline-Events. Es gibt viele unterschiedliche Anbieter, die sich zum Teil auf bestimmte Veranstaltungen spezialisiert haben. Ein mögliches Vorgehen wäre:

  • Anforderungen des Events definieren: Was ist mir und meinen Teilnehmern wichtig?
  • Was kann virtuell überhaupt abgebildet werden? Schauen Sie sich ein paar Tools an, um einen Überblick zu erhalten, was umsetzbar und was nicht machbar ist. 
  • Soll die Veranstaltung online oder hybrid stattfinden? 
  • Gibt es einen Anbieter, der mich in allen Themen wie Location, Virtuelles Event Tool und Rahmenprogramm beraten kann? Hier schaffen wir gern Abhilfe mit unserer Software-Lösung Event Inc Virtual.
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