Kreativ in der Krise? Innovativ aus der Krise: Während vor Beginn der Pandemie Online-Meetings, virtuelle Kongresse oder hybride Tagungen in vielen Unternehmen noch undenkbar in der Umsetzung waren, haben sich digitale Formate in den letzten 14 Monaten zum neuen Standard für zukünftige Events der Branche entwickelt. Trotz Social Distance also Digital Closeness über Screens und Leinwände. Sowohl Vor- als auch Nachteile digitaler Veranstaltungen sind sichtbar geworden und haben dadurch einmal mehr deutlich gezeigt, dass das Land dem rasanten Fortschritt innovativer Technologien noch in vielen Hinsichten nicht gewachsen war. Dementsprechend schafft eine Krise auch Gutes: sie deckt digitale Lücken auf, macht Optimierungsbedarf in der Digitalisierung offensichtlich und bringt neuartige Lösungen auf den Weg – die auch das Post-Corona Zeitalter mitgestalten werden. Gemeinsam mit bewährten Offline-Formaten gehen digitale, innovative Standards Hand in Hand in das NEW NORMAL der Eventbranche.  

Game-Changer der Veranstaltungsbranche

Virtuelle oder hybride Events als wegweisende Konzepte für die Zukunftsgestaltung von Events? Vor der Pandemie eher ein Plan B mit mäßigem Zuspruch.

Laut Meeting- und Eventbarometer des German Convention Bureaus (GCB) betrachteten Anfang März 2020 nur 27% der Anbieter räumlich verteilte Veranstaltungen als zukunftsweisend, ab Mitte März waren es hingegen schon 60%. Ein ähnliches Bild zeigt der Blick auf die Bewertung virtueller Events: vor der Corona-Krise sahen nur 47% der Befragten Potenzial darin, im Juli lag der Wert schon bei 75%. 

Wo zunächst große Unsicherheit und Perspektivlosigkeit herrschte, Offline-Veranstaltungen reihenweise abgesagt wurden und eine Zeit voller Herausforderungen wartete, entstanden gleichzeitig neue Formen und Ansätze, Events mit innovativen Lösungen sowie kreativen Strategien zu ermöglichen. Die Event-, Gastronomie-, und Hotelleriebranche hat es in kurzer Zeit geschafft, sich neu aufzustellen, neuartige Technologien für sich zu nutzen und auf den Zug der Digitalisierung aufzuspringen. Digitale Veranstaltungen haben sich damit innerhalb weniger Wochen zu Plan A entwickelt, als Antwort auf die pandemische Situation. Sie lassen sich krisengerecht planen, können flexibel und teilweise auch spontan umgesetzt werden, erleichtern kommunikativen Austausch, leben länger durch Aufzeichnungen und verhalten sich klimaneutraler als reine Offline-Events. Und eins bieten sie vor allem: gesundheitlichen Schutz.

Transformation durch Digitalisierung

Mit dem stetigen Fortschritt der Impfkampagne und einer optimistischen Tendenz, dass sich die Märkte langsam erholen, steht die MICE-Branche kurz vor einem Re-Start. Bereits jetzt zeigt sich offensichtlich, dass es kein ‘Back to the roots’ geben wird, sondern Veranstaltungen durch den radikalen Wandel der letzten Monate langfristig transformieren. Denn von den positiven Eigenschaften, Erleichterungen und Vorzügen digitaler Möglichkeiten sollen Live-Veranstaltungen zukünftig profitieren und wertvoll ergänzt werden. Vor allem hybride Konzepte stehen dabei im Fokus und profilieren sich durch ihre Mischform als wegweisende Formate des neuen MICE-Zeitalters. Nicht zuletzt greifen sie erweiterte Bedürfnisse der Kund:innen, wie den Wunsch nach Aktualität und Flexibilität, auf, die mit dem Wandel einhergehen. Teilnehmer:innen von Events bevorzugen eher kurze Wege als eine lange Anreise, komfortable Bedingungen mit einfachem Zugang zu internationalem Wissen. Räumlich verteilte Konferenzen lassen sich zum Beispiel online zu einer großen zusammenführen und bieten soziale Verbundenheit auf dezentrale Weise.

Hybride Events charakterisieren als wegweisende Formate das neue MICE-Zeitalter.

Auch aktuelle Studienergebnisse des Meeting- und Eventbarometer 2020/21 verdeutlichen die Wertschätzung digitaler Kompetenzen auf dem Branchenmarkt. Laut Prognosen von Veranstaltungsplaner:innen und -expert:innen kommen Präsenzveranstaltungen bis 2022 mit einem wachsenden Anteil hybrider Formate stark zurück, wohingegen rein virtuelle Events wieder abnehmen. 

Wishlist: Von technischen Skills bis zur komfortablen Nutzung

Digitale Events als neuer Standard offenbaren gleichzeitig neue Anforderungen und Wünsche der Kund:innen an eine Produktlösung. Vor allem eine leistungsstarke, professionelle Technik und eine einfache Handhabung der Software stellen Grundvoraussetzungen dar. Gerade bei hybriden Formaten wird die Komplexität der Event-Konzeptionierung umso deutlicher und stellt Veranstaltungsplaner:innen vor eine große Hürde. Welche Eigenschaften zunehmend wichtiger werden? „Komfortabilität und Sicherheit von A bis Z – sprich von der Anfrage bis zur Umsetzung”, meint Gregor Meyenberg, Head of Product bei Event Inc. Analysen von Kund:innenbefragungen haben ergeben, dass durch den digitalen Wandel in der Branche zunehmend Vereinfachungen in der Handhabung eines Tools sowie transparente Aufklärung bezüglich technischer Umsetzbarkeit und digitalen Sicherheitsstandards nötig sind. „Im Zuge der Entwicklungen der letzten Monate haben wir ein Virtual/Hybrid Filter in die Location-Suche integriert, sodass Kund:innen im Handumdrehen passende Locations mit entsprechenden Standards angezeigt bekommen, diese direkt anfragen und buchen können. Ebenfalls implementieren wir zeitnah Hybrid-Pakete in die Filterfunktion. Kund:innen wird damit die Suche nach einem treffenden Angebot erleichtert, sowohl digitale als auch hybride Leistungen unmittelbar und transparent aufgeschlüsselt und der Anfrage- bzw. Buchungsprozess noch stärker vereinfacht. Zeit und Aufwand nehmen gleichermaßen ab”, erläutert Gregor Meyenberg. Auch im Veranstaltungseinkauf geht der Trend hin zu einer digitalen All-in-one Lösung.

New Ära: Online- & Offline-Formate fusionieren

Digitale und reale Ansätze bestimmen gemeinsam die neue Event-Ära, profitieren dabei von individuellen Stärken und gleichen Schwachstellen mit einer alternativen Lösung aus. Somit agieren die jeweiligen Veranstaltungskonzepte nicht mehr autark, sondern fusionieren zu einer gemeinsamen Einheit, die die zukünftige Eventgestaltung prägen wird. Inwiefern dies in der Post-Corona Zeit konkrete Züge annehmen wird, bleibt mit Spannung abzuwarten. Fakt ist: das New Normal verspricht durchaus positive Entwicklungen mit geballten Synergie-Effekten.

Wie planen und gestalten Sie die neue Event-Ära? Welche positiven und negativen Aspekte, ggf. aus Erfahrungen, verbinden Sie mit einem Mix aus Online & Offline? Wir sind gespannt auf Ihre Meinung und freuen uns über einen Kommentar oder eine E-Mail.