Workshop planen – 15 Tipps für erfolgreiche Workshops

Gerade im Bereich der Firmenevents stellen Workshops eine attraktive Alternative zu staubigen Seminaren dar, da sie die Teilnehmer:innen aktiv einbinden. Statt Langeweile aufgrund zu langer Vorträge können Informationen und Fähigkeiten praktisch vermittelt werden. Unter Einhaltung aller geltenden Hygienemaßnahmen lassen sich Workshops aktuell wieder gut und effektiv in Präsenz umsetzen. Wie Sie beim Workshop planen am besten vorgehen und welche Aspekte für ein erfolgreiches Event beachtet werden sollten, erläutern wir Ihnen in 15 Steps.

Definition Workshop

Unter einem Workshop wird ein intensives Bildungsprogramm verstanden bei dem sich eine kleine Gruppe von Menschen über einen kurzen Zeitraum hinweg mit einer Thematik auseinandersetzt und Fähigkeiten erlernt oder anwendet. Beispielsweise können Lösungsansätze für ein Problemfeld erarbeitet werden. Ziel eines Workshops ist es, Entscheidungen zu treffen oder den Gruppenzusammenhalt zu stärken. Meistens dauern Workshops einen halben bis zwei Tage und werden von einem Moderierenden angeleitet.

Workshop planen – 15 Schritte zum effektiven Workshop

Welche Aspekte sind in der Eventplanung genau zu berücksichtigen? Worauf kommt es bei einem Workshop an? Mit diesen 15 Tipps können Sie einen Workshop konzeptionieren und Ihr Business-Event zum Erfolg machen.

1. Definition der Ziele des Workshops

Ein klares Ziel hilft nicht nur in der Organisation des Workshops und dessen Programm, sondern stellt sicher, dass die Teilnehmer:innen genau wissen, warum sie hier sind. Es gilt also zunächst festzulegen, welchem Zweck der Workshop dient. Schließlich sind Workshops das perfekte Mittel, um innerhalb kürzester Zeit eine Vielzahl an Ideen zu generieren, beispielsweise um innovative Lösungsansätze zu finden. Um dies jedoch effektiv zu gestalten, empfiehlt es sich, ein Hauptziel für das Event festzulegen.

Was sollen die Teilnehmer:innen des Workshops mit nachhause nehmen? Worüber sollen die Teilnehmer:innen nach dem Workshop Bescheid wissen? Diese Ziele können direkt in die Beschreibung des Workshops einfließen, um Transparenz zu fördern. Außerdem fallen Ihnen so möglicherweise Diskrepanzen zwischen gewünschtem Out-come und Programm auf.

2. Schriftliche Zusammenfassung auf einem One Pager

Um den Überblick über die Veranstaltung zu wahren und um gegenüber den Teilnehmer:innen klar zu kommunizieren, empfiehlt es sich das Ziel, die einzelnen Programmpunkte sowie die notwendigen Materialien auf einem digitalen One Pager festzuhalten. Dies wäre natürlich auch handschriftlich auf einer DIN A4 Seite umsetzbar. Somit sind alle Hauptbestandteile des Workshops zusammengefasst und während des Events kann darauf verwiesen werden.

3. Konkreter Zeitplan

Ein detaillierter Zeitplan erweist sich für alle Beteiligten als hilfreich. Dieser kann beispielsweise aussehen, wie folgt:

11:00 Uhr: Begrüßung und Einführung

11:15 Uhr – 12:00 Uhr: Aktivität 1

12:15 Uhr – 13:00 Uhr: Aktivität 2

13:00 Uhr – 14:00 Uhr: Mittagspause

14:00 Uhr – 14:45 Uhr: Aktivität 3

15:00 Uhr – 15:45 Uhr: Aktivität 4

Zusammengefasst ist es zu empfehlen, Aktivitäten zwischen 45 und 60 Minuten lang zu halten und zwischen den Sessions Pausen einzuplanen. Außerdem sind Pufferzeiten hilfreich, sollte sich eine Aktivität in die Länge ziehen.

In der Zeitplanung kann auch variiert werden, beispielsweise ein anfängliches Brainstorming von 10 Minuten, anschließend 30-minütiger Einzelarbeit und darauffolgend eine 10-minütige Diskussion über die Ergebnisse.

4. Der Aufbau einzelner Programmpunkte

Beim Workshop planen besteht jeder Programmpunkt aus drei Bestandteilen: Der Einführung, der Ausübung und der Rekapitulation und Zusammenfassung.

• Die Einführung beinhaltet, den Teilnehmer:innen zu erklären, was auf sie zukommt und was von ihnen verlangt wird.
• Bei der Ausübung des Programmpunktes geht es schließlich ans Eingemachte und die Teilnehmer:innen sind dran. Während die Gäste arbeiten oder diskutieren etc., assistiert der/die Moderator:in bei Fragen und wandert von Teilnehmer:in zu Teilnehmer:in.
• Im dritten Schritt wird gemeinsam über die Ergebnisse gesprochen und aufbereitet, wo Probleme bestanden und was am besten umzusetzen war. Was haben die Teilnehmer:innen gelernt? Was würden sie gerne lernen? Auch Ergebnisse der einzelnen Teilnehmer:innen können beispielhaft besprochen werden.

5. In der Kürze liegt die Würze

Ob Gruppendiskussionen oder Brainstorming, je mehr Teilnehmer:innen ein Workshop hat, desto länger dauert die Veranstaltung. Auch in Bezug auf die Dauer des Events gilt, nicht zu viel wollen. Lösungsfindungen können anstrengend sein, machen Sie Ihren Workshop nicht langwierig. Zwei kurze Sessions sind produktiver als eine lange. Bei größeren Gruppen können Teams gebildet werden, um den Workshop trotz großer Teilnehmer:innenzahl umsetzen zu können. Dennoch ist eine kleine Teilnehmer:innenzahl ratsam, um den Outcome des Workshops zu erhöhen.

6. Einsatz von geschultem Personal

Sowohl in der Planung als auch in der Durchführung des Workshops sollte auf geschultes Personal zurückgegriffen werden. Vor allem ein:e Moderator:in für die Anleitung während des Events ist von großer Bedeutung. Die Person beginnt mit der Einführung und lenkt die Diskussionen, sodass der Rolle des Moderierenden eine enorme Verantwortung zukommt. Dem Moderierenden ist beispielsweise durch Assistent:innen geholfen, ein bis zwei Personen, mit denen die Aufgaben geteilt werden können. Unterstützung dieser Art reicht von der Beantwortung von Fragen bis zur Beschaffung neuer Materialien. Schulungen im Bereich Moderation bietet beispielsweise Trainer Lounge an, für effektives und nachhaltiges Lernen. Gute Vorbereitung macht den Unterschied und gekonnte Moderation zeigt den Teilnehmer:innen schließlich Kompetenz und Professionalität.

7. Die richtige Location

Interaktion und Kommunikation werden neben dem Programm und der Moderation von der Location beeinflusst. So hängt es zum Beispiel von der Bestuhlung ab, inwieweit der Austausch unter den Teilnehmer:innen gefördert wird. Welche Bestuhlungsformen sich für welchen Zweck eignen, lesen Sie hier. Für einen Workshop mit 10 Teilnehmer:innen erweist sich ein Tagungsraum möglicherweise als ausreichend, 25 Personen jedoch benötigen mehr Freiraum. Oder wie wäre es mit einem Workshop im Freien? Auch die Anbindung sowie die Ausgehmöglichkeiten während der Mittagspause sind zu berücksichtigen, wenn es um die Wahl der Location geht.

8. Förderung von Interaktivität

‘Work’ ist das Stichwort: Was einen Workshop ausmacht, ist der interaktive Ansatz des Events. Statt einen dreistündigen Vortrag vorzubereiten, sollte der Fokus des Workshops immer auf Interaktivität liegen und die Teilnehmer:innen aktiv einbinden. Bei einem Workshop stehen die Teilnehmer:innen im Mittelpunkt, nicht wie bei einer Vorlesung der Sprecher. Es ist hilfreich, Anleitungen einzuplanen, mit denen die Teilnehmer:innen selbst aktiv werden können.

9. Networking

Wie bereits beschrieben, sollte ein:e Moderator:in oder Veranstalter:in leitend auftreten, den Teilnehmenden jedoch genug Freiraum geben. Regen Sie als Veranstalter:in den Austausch der Gäste untereinander an, beziehungsweise geben Sie genug Raum dafür. Auf manche Fragen der Teilnehmer:innen können möglicherweise andere Teilnehmer:innen antworten. Voraussetzung hierfür ist eine entspannte Atmosphäre, in der sich die Teilnehmer:innen wohlfühlen und sich äußern möchten.

10. Testen der einzelnen Programmpunkte

Zwar ist es nicht möglich, es immer allen recht zu machen, dennoch kann es das Programm eines Workshops der Mehrheit recht machen, wenn vorher getestet wird, was welche Aktivitäten ausmachen. In einer Gruppe gibt es unterschiedliche Wissens- und Fähigkeitlevels, die unter einen Hut gebracht werden müssen. Keine Aufgabe sollte zu einfach oder zu schwer sein. Testen Sie die Programmpunkte vor dem Workshop, um die Schwierigkeitsgrade einschätzen zu können. Beispielswiese kann ein Testdurchgang des Workshops mit der Hälfte der Teilnehmer:innenzahl umsonst angeboten werden, um den eigentlichen Workshop erfolgreich zu gestalten.

11. Ausreichend Material zur Visualisierung

Besonders für visuelle Lerner:innen oder Brainstorming-Aktivitäten erweist es sich als hilfreich, Ideen und Vorschläge oder Zusammenhänge auf einer Tafel oder auf einem Flipchart zu visualisieren. Seien Sie darauf vorbereitet, Zwischenergebnisse oder Prozesse aufzeichnen zu können, wenn es sich ergeben sollte. Flipcharts sind so simpel wie effektiv, da sie jeder bedienen und schnell agiert werden kann. An Post-its, Notizzetteln und Stiften ist am falschen Ende gespart. Papierlose Möglichkeiten sind zudem nachhaltig und weniger verschwenderisch.

12. Workshop planen mittels Checkliste

Schreiben Sie sich die Punkte und Erkenntnisse der bisherigen Schritte auf, um doppelte Arbeiten zu vermeiden und nichts zu vergessen. Eine Checkliste gehört nicht umsonst zum Bestandteil einer jeden Eventplanung und erleichtert auch die Workshop-Planung. Welche Programmpunkte stehen an und wie viel Material wird insgesamt benötigt? Was müssen die Teilnehmer:innen unter Umständen selbst mitbringen? Je besser Sie vorbereitet sind, desto besser sind es Ihre Teilnehmer:innen.

13. Zeit für Fragen und Antworten

Planen Sie für das Ende des Workshops oder eines Workshoptages Zeit für Fragen ein. Während der Auseinandersetzung mit dem Thema sind den Teilnehmenden unter Umständen Fragen gekommen, deren Beantwortung auch für andere Teilnehmer:innen interessant sein können. Es empfiehlt sich dementsprechend, Raum für diese Fragen zu sichern, um den Outcome des Workshops zu steigern.

14. Einsatz von Technik

Nutzen Sie technische Gadgets und Möglichkeiten, um Inhalte des Workshops bildlich darzustellen und anschaulich zu vermitteln. Technologien können eingesetzt werden, um die Aktivität und Interaktivität der Teilnehmer:innen zu fördern. Darüber hinaus agieren Sie so am Puls der Zeit und vermitteln Kompetenz durch Modernität. Welche (digitalen) Trends aktuell die Eventplanung auffrischen bzw. im Post-Corona Zeitalter zu beachten sind, lesen Sie im Event Inc Magazin.

15. Ausblick nach dem Workshop

Bieten Sie den Teilnehmer:innen nach einem produktiven Workshop noch Perspektiven für die Zukunft. Nach einer so intensiven Auseinandersetzung mit einer Thematik, sollten Sie die Teilnehmer:innen nicht mit leeren Händen gehen lassen. Stattdessen kann auf zukünftige Events, wie Fortgeschrittenenkurse, hingewiesen werden oder Übungsmaterial mitgegeben werden. Außerdem liegt es nahe, Empfehlungen für Literatur- oder Onlinequellen zu der Thematik auszuhändigen, sollte noch weiteres Interesse auf Seiten der Teilnehmer:innen bestehen.