Eventplanung Ratgeber – Expertentipps für die perfekte Eventorganisation

Um ein erfolgreiches Event zu veranstalten, bedarf es einer umfangreichen Planung und gewissenhafter Organisation. Schließlich soll das Event für alle Beteiligten ein voller Erfolg werden. Veranstalten Sie ein Event und benötigen Unterstützung bei der Planung? In unserem Ratgeber finden Sie Hinweise von unserem Expertenteam, mit denen die Veranstaltung auf jeden Fall gelingt.

Eventplanung – Wichtige Vorüberlegungen

Am Anfang der Eventplanung stellt sich natürlich die Frage: Welche Art von Event soll organisiert werden? Handelt es sich um einen privaten oder einen geschäftlichen Anlass? Ist es es ein einmaliges Event wie eine Hochzeit oder wird das Event vielleicht regelmäßig veranstaltet, sodass man aus den bisherigen Erfahrungen der zuständigen Eventplaner wichtige Informationen ziehen kann? Wenn der Anlass feststeht, dann muss man sich Gedanken darüber machen, wer zum Teilnehmerkreis gehört, damit man eine ungefähre Vorstellung darüber erhält, welche Größendimension das Event hat. Anschließend muss das Eventbudget festgelegt werden. Hier ist es wichtig, darauf zu achten, dass ein finanzieller Puffer zur Verfügung steht, falls unerwartete Kosten auftreten.

Wer übernimmt die Eventorganisation?

Zu Beginn stellt sich außerdem die Frage, wer die Organisation des Events übernimmt. Generell haben Sie die Möglichkeit, die Eventorganisation selbst zu übernehmen oder einen externen Dienstleister zu beauftragen, sowohl bei privaten als auch bei geschäftlichen Anlässen. So können Sie sich zum Beispiel selbst um die Realisierung Ihrer Hochzeit kümmern oder einen Weddingplaner dafür engagieren. Bei beruflichen Anlässen, wie beispielsweise bei der Organisation der alljährlichen betrieblichen Weihnachtsfeier, können Sie entscheiden, ob Sie einen einzelnen Mitarbeiter, ein Organisationsteam oder eine externe Agentur engagieren. Natürlich ist eine externe Agentur mit zusätzlichen Kosten verbunden. Allerdings können Sie von der jahrelangen Erfahrung der Experten profitieren und sich entspannt Ihren anderen Aufgaben widmen.

Eventplaner müssen Ort und Zeit festlegen

Ort und Zeit der Veranstaltung sind ebenfalls zwei wichtige Entscheidungspunkte, die man schon zu Beginn der Eventplanung festlegen muss. Viele Events, wie beispielsweise eine Geburtstagsfeier oder eine Weihnachtsfeier, können zuhause oder im eigenen Betrieb veranstaltet werden. Für andere Events, wie beispielsweise eine Abschlussfeier, muss allerdings eine externe Location gemietet werden. Dies sorgt auch gerade im beruflichen Umfeld für eine willkommene Abwechslung. Um einen externen Veranstaltungsort muss sich der Eventplaner schon frühzeitig kümmern, da viele Locations oft schnell ausgebucht sind. Dies ist vor allem zu beliebten Terminen wie der Weihnachtszeit der Fall. Zeit und Ort sind abhängig voneinander. So können Sie das Datum von den freien Terminen der Location abhängig machen. Oder Sie geben einen bestimmten Termin vor und machen sich anschließend auf die Suche nach einem Veranstaltungsort. Hier müssen Sie die Priorität festlegen und die weitere Eventplanung darauf abstimmen.

Checkliste: Eventplanung Schritt für Schritt

In unserer Checkliste sind die wichtigsten Punkte aufgeführt, die Sie bei der Eventplanung- und organisation beachten müssen:

• über Erfahrungen ehemaliger Eventorganisatoren informieren
• von externer Eventagentur beraten lassen
• Eventbudget festlegen
• internen oder externen Eventplaner beauftragen
• Termin(e) festlegen (möglicherweise an die Verfügbarkeit der Location anpassen)
• Angebot für Locations einholen, Locations besichtigen
• gewünschte Location frühzeitig buchen
• Einladung an Teilnehmer verschicken
• Angebote für Catering, Musik und weiteres Entertainment einholen
• Angebote vergleichen und die gewünschten bestätigen und buchen
• Programmablauf des Events erstellen
• Event erleben
• Feedback und wichtige Kontakte für das nächste Mal vermerken
• Dankeskarte an Beteiligte

ZELFMADE Veranstaltungen in Hamburg

ZELFMADE Veranstaltungen bietet beste Referenzen und über 15 Jahre Erfahrung in der Eventplanung. Hier zählen Präzision in der Planung, transparente Prozesse und professionelle Durchführung zum Standard. Eine Eventagentur mit Full Service Eventmanagement.

Eventea in Köln

Die Eventagentur Eventea veranstaltet Hochzeiten und Firmenevents mit Schwerpunkten in Köln, Düsseldorf, Bonn und NRW. Hier kommt alles aus einer Hand – angefangen bei der Eventplanung bis hin zur Durchführung.

Ela events in Berlin

Zum Team von Ela Events gehören Eventplaner, Dekorateure, Grafiker, Veranstaltungstechniker, Handwerker, Kreative, Studierte und Eventmanager. Was sie alle verbindet? Sie sind Macher!

Arlette Riedel Events in Berlin

Arlette Riedel konzipiert, verantwortet und managt Events und Produktionen aller Branchen mit höchster Kreativität, Zeit- und Budgeteffizienz – allein oder durch ein erfahrenes, loyales Netzwerk von Experten.

Top Locations für Ihr Event

Veranstalten Sie eine Sommerparty und sind noch auf der Suche nach einer passenden Locations? Unsere Eventexperten haben eine Auswahl an schönen Locations für Ihr Sommerfest zusammengestellt.

the view Cologne

Die Location the view Cologne bietet ein hochwertiges und modernes Ambiente mit 180° Panoramablick auf Dom, Kölner Skyline und den Rhein. Auf 300m² können Sie hier Veranstaltungen mit bis zu 150 Personen realisieren.

PANORAMAPUNKT Potsdamer Platz

Auch der PANORAMAPUNKT Potsdamer Platz bietet eine phänomenale Aussicht. In 100 Metern Höhe wird Ihnen ein 360° Blick über die Dächer der Hauptstadt geboten. Für Veranstaltungen mit bis zu 200 Personen.

KAI 10 – THE FLOATING EXPERIENCE in Hamburg

KAI 10 – THE FLOATING EXPERIENCE ist ein schwimmender innovativer Designer-Ponton, welcher für Events mit bis zu 300 Personen gemietet werden kann. Durch die Lage nahe der Hafencity und die Location auf dem Wasser ist das mediterrane Flair von Hamburg inklusive.

MS Weitblick in München

MS Weitblick in München bietet vielseitige Veranstaltungsflächen für Events mit 600 Personen mit beeindruckendem Flair. Auf der 220m² großen, umlaufenden Dachterrasse hat man einen beeindruckenden Ausblick über München und den Olympiapark.