Ratgeber Tagungen – so planen Sie die perfekte Tagung

Tagungen und Kongresse zählen schon lange zu den wichtigsten Business Events. Hier werden die neusten Informationen zu beruflichen Themen weitergegeben und geschäftliche Kontakte geknüpft. Damit Ihre Tagung zu einem vollen Erfolg wird, bedarf es umfangreicher Planung. Die Event Inc Redakteure haben im folgenden die wichtigsten Planungsschritte für Sie zusammengestellt.

Tagung planen – Notwendige Vorbereitung

Eine Tagung soll organisiert werden – da stellt sich sofort die Frage, wer diese Aufgabe übernehmen soll. Entweder wird  ein Mitarbeiter, ein internes Kommitee oder ein externer Tagungsplaner beauftragt. Je nach Größe der Tagung empfiehlt es sich, mehrere Organisatoren und professionelle Unterstützung zu engagieren. Anschließend muss der Eventplaner die Entscheidung treffen, wann die Tagung stattfinden soll. Da die Planung und Organisation meist mehrere Monate in Anspruch nimmt, sollte der Tagungstermin mindestens ein halbes Jahr im Voraus festgelegt werden. Feiertage eignen sich weniger als Veranstaltungszeitpunkt, da hier viele potentielle Gäste meist schon private Unternehmungen oder Reisen eingeplant haben. Auch der Ferienzeitraum sollte vermieden werden. Im Anschluss macht sich der eventplaner darüber Gedanken, welchen Inhalt die Tagung haben soll, wer daran teilnehmen soll und wer eingeladen wird. Sofern sich eine gewisse Struktur ergeben hat, sollten relativ zeitnah die Einladungen rausgeschickt werden, damit die Teilnehmer und Gäste den Tagungstermin nicht anderweitig verplanen.

Die passende Location für Ihre Tagung

Um die perfekte Location für eine Tagung sollten sich Eventplaner bereits einige Monate im Voraus kümmern, da diese schnell ausgebucht sind. Welche Location am besten passt, ist von mehreren Faktoren abhängig. Zunächst liegt ein Fokus darauf, welches Budget zur Verfügung steht. Anschließend kann in einer festgelegten Preisklasse nach konkreten Angeboten geschaut werden. Die Location sollte die Kapazitäten haben, die für die geplante Teilnehmer- und Gästeanzahl notwendig ist. Auch eine umfangreiche technische Ausstattung muss vorhanden sein. Dazu zählen u.a. moderne Licht- und Tontechnik, W-Lan, Beamer, Rednerpult, Leinwände, Flipcharts und Verdunklungsmöglichkeiten. Ein weiterer Entscheidungsfaktor bei der Locationwahl ist die Lage. Sofern Gäste und Teilnehmer extra anreisen müssen, sind Übernachtungsmöglichkeiten zu organisieren. Hier bietet sich ein großes Tagungshotel an, welches sowohl als Tagungslocation, als auch zur Übernachtung genutzt werden kann. Die Tagungslocation sollte außerdem über eine gute Verkehrsanbindung und ausreichende Parkmöglichkeiten verfügen.

Das perfekte Catering für Ihre Tagung

Da sich die Gäste mit knurrendem Magen nicht konzentrieren und effektiv arbeiten können, gehört auch das Speise- und Getränkeangebot zu den wichtigen Organisationspunkten. Je nach Länge der Tagung sind mehrere Essenszeiten einzuplanen. Startet die Tagung am frühen Morgen, so sollte frühzeitig eine Kaffeepause stattfinden.  Zur Mittagszeit sollte ein gemeinsames Essen stattfinden und am Nachmittag empfiehlt sich eine erneute Kaffeepause mit kleinen Snacks. Mineralwasser sollte Ihren Gästen und den Referenten ganztägig kostenlos zur Verfügung stehen. Für die kleinen Pausen eignet sich Fingerfood als Speiseangebot. Beim gemeinsamen Mittagessen haben die Eventplaner die Wahl, ob ein gesetztes Essen oder ein Buffet angeboten wird. Bei einem Buffet ist die Auswahl der Speisen größer, allerdings herrscht hier größere Unruhe und teilweise lange Schlangen sind zu erwarten. Sie müssen sich außerdem überlegen, ob Sie neben Kaffee und Wasser den Gästen und Teilnehmern weitere Getränke kostenlos anbieten. Wir empfehlen einen kostenlosen Welcome-Drink beim Empfang Ihrer Gäste.

Externe Dienstleister für Ihre Tagung buchen

Kaum eine Tagung wird ohne die Nutzung von externen Dienstleistern zu realisieren sein. Wir empfehlen, einen Tagungsplaner zu engagieren, der Sie von der Planung bis zu Durchführung der Veranstaltung unterstützt. Tagungsplaner haben meist lange Erfahrung in der Organisation von Tagungen. Zunächst benötigt dieser wichtige Informationen wie z.B. das Budget, die Teilnehmerzahl und den Inhalt der Tagung. Anschließend nehmen Ihnen die Tagungsplaner umfangreiche Aufgaben ab, wie bspw. die Suche nach einer passenden Location. Weitere wichtige Dienstleister sind die Servicekräfte. Sofern die ausgesuchte Location nicht über genug Personal verfügt, ist das Engagieren von Kellnern für Ihre Tagung unausweichlich. Auch Reinigungskräfte, die sich um die Sauberkeit der Veranstaltungsräume und der sanitären Anlagen kümmern, dürfen nicht fehlen. Um die Tagung auch optisch festzuhalten, sollte ein professionaller Fotograf engagiert werden. Die Fotos können Sie später für Presseartikel und interne Kommunikation nutzen.

Das Programm als wichtiger Planungspunkt

Da man zumeist eine Tagung nicht aus dem Nichts organisiert, stehen idealerweise Ziele und grobe Themenschwerpunkte schon im Anfangsstadium der Organisation fest. Nun gilt es, qualifizierte Teilnehmer zu finden, die einen interessanten Vortrag halten oder einen anderen Beitrag zur Tagung leisten. Der sogenannte Call for papers sollte einige Monate vor dem Tagungstermin stattfinden. Er enthält Angaben über den Themenbereich der einzureichenden wissenschaftliche Arbeiten, Anforderungen an das Format, den Weg der Einreichung und die Einreichungsfrist. Der Aufruf wird über ein Rundschreiben, auf der Webseite oder per E-Mail-Kontakt, an mögliche Redner geleitet. Nachdem genug Referate eingereicht worden, müssen diese inhaltlich aufeinander abgestimmt werden und feste Anfangs- und Schlusszeiten erhalten. Auch feste Pausenzeiten sollten festgelegt werden. Ihre Gäste wollen schließlich nicht die ganze Zeit ruhig sitzen und zuhören, sondern sich auch eine Zeit lang unterhalten können, um die neu erhaltenen Informationen auszutauschen.

Die Nachbereitung von Tagungen

Nach der Tagung ist vor der Tagung! Damit die nächste Tagungsorganisation im Handumdrehen gelingt, muss eine detailreiche Nachbereitung durchgeführt werden. Es sollten zunächst die Fragen beantwortet werden, ob das Budget ausgereicht hat und welche Kostenstellen abzudecken waren. Gab es Probleme bei der Budgetaufteilung, so müssen dieses beim nächsten Mal höher angesetzt werden. Ist dies nicht möglich, so müssen Abstriche gemacht werden. An die Redner sollten Sie ein Dankesschreiben rausschicken und sich die Kontakte vermerken. Bei der nächsten Tagungsorganisation können Sie wieder den Call for Papers-Aufruf erhalten. Auch die Adressdaten von Location, Catering und weiteren Event Dienstleistern müssen Sie speichern. Sofern Sie zufrieden mit ihnen waren, können Sie sie erneut buchen. Schlussendlich sollten Sie auch ein Feedback von den Tagungsgästen einholen. Daraus lassen sich auch wertvolle Informationen ziehen. Nachdem Sie sich um diese Auskünfte gekümmert haben, müssen Sie eine Abschlussbesprechung mit dem Planungsteam einhalten.

Die besten Locations für Ihre Tagungen

Bei uns finden Sie eine tolle Auswahl schöner Tagungslocations – egal ob mitten in der City oder in idyllischer Atmosphäre mitten im Grünen.

ELLINGTON HOTEL Berlin

Das ELLINGTON HOTEL ist mit seiner zentralen Lage zwischen Ku’damm, Zoo und KaDeWe die perfekte Adresse für Ihren stilvollen Aufenthalt in Berlin. Das 4*Hotel verfügt über 10 Tagungsräume und bietet verschiedene Tagungspauschalen an. Besonderes Highlight ist der Sommergarten – eine Oase der Ruhe mitten in der Stadt.

Alte Oper Frankfurt

Die Alte Oper Frankfurt ist ein kulturelles Wahrzeichen und prägt das Bild der internationalen Messe- und Kongressmetropole auf unverkennbare Weise. Mit ihren hochmodern ausgestatteten Sälen, Salons und Foyers bietet die Alte Oper ein stilvolles Umfeld, das Ihre Tagung zu einem unvergesslichen Erlebnis macht.

AMERON Hotel Speicherstadt

Im weltweit größten Lagerhaushallenkomplex, fußläufig der Elbphilharmonie und der Innenstadt gelegen, bietet das Hotel mit der zum Haus gehörenden ehemaligen Kaffeebörse und den 5 weiteren Tagungsräumlichkeiten den perfekten Rahmen für alle Veranstaltungen.

Zollenspieker Fährhaus

Das Zollenspieker Fährhaus verbindet gekonnt Tradition und Moderne auf sehr geschmackvolle Weise. Es stehen Ihnen komfortable Seminarräume, die mit professioneller Präsentationstechnik ausgestattet sind, zur Verfügung. Darüber hinaus bieten sich die 61 Hotelzimmer für die Übernachtung der Tagungsteilnehmer an.

Erstklassige Caterer für Ihre Tagungen

Egal ob Fingerfood, gesetztes Dinner oder Buffet – in unserem Portfolio finden Sie erstklassige Caterer, die Sie für Ihre Tagung buchen können.

Fillet of Soul Catering Hamburg

Der Cateringservice rund um Patrick Gebhardt und sein Team bietet hochwertige Leckereien für bis zu 1200 Personen an. Dabei wird ganz bewusst auf Geschmacksverstärker und Fertigprodukte verzichtet. Um das benötigte Equipment, Buffetpflege, Live-Cooking und sämtliche Serviceleistungen kümmert sich das Team.

Tafelfürst

Wenn Sie Ihr Catering bei Tafelfürst bestellen, erwarten Sie Spezialitäten und Klassiker aus dem deutschsprachigen aber auch europäischen Raum. Die moderne Interpretation von Tafelfürst macht das Essen zu einem Erlebnis der ganz besonderen Art.

Professionelle Tagungsplaner in Ihrer Stadt

Tagungsplaner unterstützen Sie bei der Realisierung Ihrer Tagung – von der groben Planung bis zur konkreten Umsetzung. Sie haben lange Erfahrung in der Tagungsorganisation und nehmen Ihnen wichtige Aufgaben ab. In unserem Portfolio finden Sie renommierte Tagungsplaner.

BESL Eventagentur Berlin

Die BESL Eventagentur hat jahrelange Erfahrungen im Veranstaltungsbereich und sich ein Netzwerk aufgebaut, durch dessen Hilfe nicht nur qualitativ, sondern auch schnell und effektiv gearbeitet werden kann. Dadurch werden Zeit und Kosten gespart. Ziel ist es, Ihre individuellen Ziele über Ihre Erwartungen hinaus umzusetzen.

dorenburg I event & catering

Ob Firmenevent, Produktpräsentation, Strategietagung oder Teambuilding. Ob extravagantes Dinner, Galaveranstaltung, Street-Food-Event oder Mitarbeiterveranstaltung. Mit über zwanzig Jahren Erfahrung in den Bereichen Marketing, Eventorganisation, Catering und Hotellerie ist das Team von Dorenburg I Events & Catering Ihr zuverlässiger Partner!