Einladungsmanagement – 6 Schritte zur perfekten Teilnehmermanagement Software

Die Planung eines Events beginnt meist viele Monate vor dem Stattfinden der Veranstaltung. Während der Vorbereitung kommt den Einladungen eine besondere Bedeutung zu. Sie sind der erste Eindruck, den der Teilnehmer vom Event gewinnt. Die gestaltete Einladung ist ein treibender Faktor für den potentiellen Gast zu- oder abzusagen. Ein ausgefeiltes Einladungsmanagement hilft dabei, die vielen zu beachtenden Aspekte zu strukturieren und nicht zu vergessen. Um unter anderem das Einladungsmanagement zu organisieren, ist eine Teilnehmermanagement Software die richtige Wahl. Mit ihr ist die gesamte Organisation des Events bezüglich der Teilnehmer einheitlich gestaltbar. Ein Teilnehmermanagement Tool hilft, u.a. die Einladungen einheitlich zu gestalten, Reservierungs- und Zahlungsabwicklungen zu strukturieren und kleine Aktionen für die Teilnehmer einzubauen. Durch die vielen Anbieter auf diesem Markt ist es schwer, die richtige Teilnehmermanagement Software zu finden. Die Experten von Event Inc zeigen Ihnen, welche Eigenschaften das perfekte Tool für Ihr Event haben sollte.

Funktionen der Teilnehmermanagement Software

Im Allgemeinen ist darauf zu achten, dass der Registrierungsprozess für die Teilnehmer so simpel wie möglich ist. Eine komplexe Registrierung führt in den meisten Fällen zum Abbruch und somit zum Nicht-Erscheinen beim Event. Auch eine vielfältige Sprachenauswahl ist insbesondere bei erwarteten Teilnehmern aus dem Ausland ein Muss. So kann der Registrierungsprozess für jeden Gast individualisiert werden. Gleiches gilt für das vorangestellte Einladungsmanagement. Eine persönliche Ansprache und eine optisch ansprechende Gestaltung der Einladungskarten, ob digital oder analog, sind wichtige Faktoren für die Teilnahme am Event. Ein deutlicher Unterschied in Sachen Handhabung für den Veranstalter selbst ergibt sich daraus, ob die Teilnehmermanagement Software gemietet, gekauft oder eine Einmal-Lösung ist. Gemietete Software Die grundlegenden Features sind bei einer gemieteten Software verfügbar. Wenn Wert auf individuelle Gestaltung gelegt wird, muss diese Möglichkeit oftmals hinzugebucht werden. Im Falle vom Einladungsmanagement beispielsweise könnte es beim Einbindung des Corporate Designs Probleme geben. Die Corporate Identitiy ist für die Verknüpfung des Events mit dem Unternehmen unausweichlich, sodass Veranstalter einen besonderen Fokus auf diesen Aspekt legen sollten. Auch in Bezug auf den Kundensupport beim Event gibt es bei der gemieteten Variante häufig Probleme, sodass der Veranstalter bei akuten Problemen selbst eine Lösung finden muss. Gekaufte Software Bei einem gekauften Tool werden die individuellen Kundenwünsche berücksichtigt. Jeder Eventveranstalter hat eigene Anforderungen an eine Teilnehmermanagment Software. Durch das Kaufen einer Software werden diese effizient eingebettet. Diese Variante bietet sich inbesondere für Eventplaner an, die mehrfach im Jahr eine Veranstaltung organisieren. Einmal-Lösung Diese Variante ist die kostspieligste der drei vorgestellten Lösungen. Sie bietet die größtmögliche Freiheit für den Veranstalter. Es wird ein einmal konfiguriertes System in enger Zusammenarbeit mit dem Kunden erstellt, welches genau auf dieses eine Event abgestimmt ist. Wichtiger Vorteil dieser Einmal-Lösung: Der Support ist nicht nur während der Planungsphase vorhanden, sondern auch auf dem Event.

App als Unterstützung

Insbesondere bei Tagungen, Kongressen und anderen Firmenveranstaltungen ist bei den Gästen der Wunsch nach einer zusätzlichen Veranstaltungsapp groß. Das Engagement des Veranstalters, auf diesen Wunsch der Besucher einzugehen, zeigt zeitgemäßes Agieren und den Willen, schnelle und unkomplizierte Kommunikationswege zu garantieren. Für den Veranstalter ergeben sich durch eine App geringere Kosten, da der Papierverbrauch stark verringert wird. Auch die Agilität einer App ist gegenüber dem analogen Erfassen von Vorteil. Jeder Eventplaner weiß, dass bei einem Event immer Dinge passieren, die nicht vorgesehen sind. Durch die App wird das spontane Reagieren vereinfacht. Extras, wie ein Programmheft, können jetzt per Blick aufs Smartphone eingesehen werden. Durch eine App wird auch die Gestaltung eines individuellen Ablaufplans für die Teilnehmer ermöglicht. Integriert der Veranstalter beispielsweise einen Zeitplan für jeden Gast, so kann sich jeder Besucher seine Favoriten-Veranstaltungen in seinen eigenen Plan ziehen und per Push-Notifications rechtzeitig über das Stattfinden benachrichtigt werden.

Self-Service Check-In

Wenn das Einladungsmanagement bereits mittels einer App optimiert und vereinfacht wurde, ist auch ein Self-Service Check-In kein Problem. Das wichtigste bei einem Event ist immer der erste Eindruck der Teilnehmer. Neben schlecht gestalteten Einladungen können auch lange Warteschlangen und Hektik zu Beginn der Veranstaltung die Gäste verschrecken. Diese Problemquellen lassen sich allerdings durch einen Self-Check-In vermeiden. Hierfür brauchen die Gäste keine weiteren Geräte bis auf Ihr Smartphone. Jeder Schritt, den der Besucher erledigen muss, wird über sein Endgerät optimiert und somit stark vereinfacht. Das Einchecken ist beispielsweise durch QR-Code Tickets oder NFC-Tags möglich und bei großen Events nicht mehr wegzudenken. Bei großen Messen und Fachtagungen ist das Benutzen von Namensschildern gern gesehen. Um auch hierbei keine langen Warteschlangen zu provozieren, kann dem Teilnehmer die Möglichkeit eingeräumt werden, sein Namensschild bereits per Vordruck von Zuhause mitzubringen. Das Schild wird im Rahmen vom Einladungsmanagement fürs Print@Home in die Einladung integriert.

Automatische Erstellung von Tickets und Rechnungen

Eine Software, die nicht nur das Einladungsmanagement umfasst, sondern auch eine automatische Generierung von Tickets und Rechnungen beinhaltet, vereinfacht die Prozesse während des Events. Durch die souveräne Rechnungsstellung und Buchungsbestätigung kann der Teilnehmer seinen Bearbeitungsstatus immer im Blick haben. Bei einer tabellarischen Aufbereitung der Daten für den Veranstalter kann dieser ebenfalls einen Überblick über die Zahlungsmodalitäten behalten und die Angaben konstant kontrollieren. Eine gute Teilnehmermanagement Software bietet hierbei die Möglichkeit, die eigene Corporate Identity auch für die Rechnungsstellung und dessen automatischen Versand zu nutzen. Um die Abwicklung von Zahlungen nicht nur für den Veranstalter so unkompliziert wie möglich zu machen, ist ein vielseitiges Angebot an Zahlungsmitteln von Vorteil. Eine gute Teilnehmermanagement Software bietet für den Veranstalter die Möglichkeit, flexibel mehrere Zahlungsmethoden einzustellen. Ob die Rechnungsbegleichung per Überweisung oder Paypal erledigt wird ist nicht von Interesse, die herkömmlichen Zahlungsvarianten sollten für das Tool kein Problem sein.

Einladungsmanagement als Marketing-Unterstützung

Das Marketing für ein Event ist sehr vielfältig. Nicht zuletzt ist die Veranstaltung selbst ein besonderes Marketinginstrument. Aus diesem Grund ist es wichtig, dass die eingesetzten Elemente mit der Corporate Identitiy und den allgemein definierten Marketingzielen übereinstimmen. Eine gute Teilnehmermanagement Software bietet durch ein ausgefeiltes CMS die Möglichkeit, eine Webseite zu erstellen, falls diese nicht bereits vorhanden ist. Ein aussagekräftiger Internetauftritt erhöht die Aufmerksamkeit der Zielgruppe für das Event. Neben einem erfolgreichen Einladungsmanagement ist auch die Versendung von personalisierten Newslettern eine wichtige Funktion des Tool. Ein Newsletter bedient viele Funktionen, so auch die Möglichkeit, verschiedene Ankündigungen zielgruppenspezifisch zu adressieren oder bekannt zu geben, ab wann die Anmeldung für das Event möglich ist.

Datenschutz

Effizientes Einladungsmanagement ist durch einen zielgruppenspezifischen E-Mail Verteiler möglich. Dabei ist allerdings zu beachten, dass es sich bei den Kontaktdaten der Besucher um sensible Daten handelt. Auch eine Teilnehmermanagement Software sollte dem Datenschutz eine hohe Bedeutung beimessen. Es ist darauf zu achten, dass eine Verschlüsselung der Daten stets aktiv und der Missbrauch durch Dritte ausgeschlossen ist. Der Software Anbieter selbst sollte sich nach §5 des Bundesdatenschutzgesetzes selbst dazu verpflichten, personenbezogene Daten nicht zu verarbeiten oder weiter zu nutzen.

Fazit – Einladungsmanagement und Teilnehmermanagement Software

Das Einladungmanagement ist ein wichtiger Teil des Teilnehmermanagements. Durch professionell gestaltete Einladungen und Optimierung der gesamten Prozesse des Events kann der Besucher dazu bewegt werden, an der Veranstaltung teilzunehmen. Bei der Auswahl der richtigen Teilnehmermanagement Software ist neben den Funktionen und der Prozessoptimierung auch der Anbieter selbst zu beachten. Hierbei ist ein persönliches Gespräch vor Ort eine ideale Lösung. Inwieweit werden Probleme auch außerhalb der Büro Öffnungszeiten gelöst? Wie wird generell auf Anfragen reagiert? Das Angebot eines solchen Tools sollte immer seriös und durch adäquate Kundenbetreuung geprägt sein, nicht nur die Profilierung des eigenen Produktes sollte im Vordergrund stehen. Bilder Credits https://pixabay.com/de/gruppe-team-sprechblasen-2537395/