Digitale und hybride Events sind zu einem gewohnten Begleiter in der Pandemie geworden und geben der Branche Planungssicherheit für die Umsetzung von Veranstaltungen in den kommenden Monaten. Und somit kann auch Budget effizient eingesetzt werden. Eine gut durchdachte Budgetplanung sowie verschiedene Hacks lassen sogar Kosten einsparen, das Event wird nur mit den wirklich elementaren Tools und Funktionen gestaltet. Gleichermaßen lohnt sich die Herangehensweise für die technische Eventausstattung. Und im besten Fall werden hier zukunftsorientierte Lösungen gefunden oder nachhaltige Dienstleister mit einbezogen.

Leistungsstarkes Gesamtpaket

Im New Normal fallen allseits bekannte Fixkosten von Offline-Veranstaltungen weg. Doch gleichzeitig entstehen neue Ausgaben, beispielsweise für die technische Eventausstattung. Eine professionelle und leistungsstarke Technik setzt den Meilenstein für die Realisierung einer erfolgreichen Veranstaltung. Dort lohnt es sich zu investieren, um den Teilnehmer:innen ein einmaliges und nachhaltiges Eventerlebnis zu vermitteln. Schnell kann es hier richtig ins Geld gehen. 

Was heißt das konkret? Je nach Format, ob rein virtuell oder hybrid, variieren die anfallenden Kosten für das technische Equipment. Während es von Vorteil ist, bei einer hybriden Veranstaltung einen In House-Techniker oder Regieraum in der Location vor Ort zu haben, reicht bei einem virtuellen Event eine professionelle Software mit entsprechendem Online Service Support meistens aus. Lassen Sie sich hier gern von unserem Team beraten, welche technischen Elemente für Ihre Art von Veranstaltung nötig wären und wie diese sinnvoll einsetzbar sind.

Let’s get concrete

In der Vergangenheit wurden wir oftmals nach einem Preisrahmen für die technische Eventausstattung gefragt. Was bieten Partner:innen von uns oder individuelle Dienstleister:innen für Pakete an und welche technischen Features beinhalten diese? Muss ich mich abseits um weitere Technikdienstleister:innen kümmern oder ist ein All-in-one Paket rentabler?

Um die Fragen konkreter aufzuschlüsseln, haben wir zunächst mit unserem Location Partner Alice Rooftop & Garden aus Berlin gesprochen. Vor einigen Monaten eröffneten sie das Alice Digital Studio.  Des Weiteren hat uns ein technischer Berater aus Berlin Zahlen verraten, an denen Sie sich bei der Beschaffung von Technik orientieren können. 

Good to know: Pauschalen sind schwierig aufzuschlüsseln, da jedes Event seinen individuellen Charakter besitzt und die Ansprüche, Anforderungen und Wünsche in einer großen Spanne variieren können.

Preisliche Insights einer Location

Das Alice Digital Studio setzt von virtuell bis hybrid innovative Eventformate um – und bietet gleichzeitig auch externe Leistungen im Unternehmen oder an einem alternativen Ort an. Modernste Eventtechnik stellt dabei das A und O dar: von einem klassischen Livestreaming mit einer Kamera bis hin zu komplexer Technik im Rahmen von Produktion oder hybriden Kongressen ist alles möglich. Die technische Gesamtausstattung ist vorhanden.

Auch wenn es schwierig ist, eine preisliche Pauschale für das technische Equipment zu benennen, lassen sich grundsätzliche Kostenspielräume zur Orientierung festlegen. Alice Digital Studio bietet beispielsweise ein Basis-Angebot an, zu dem weitere Optionen individuell zu- oder abbuchbar sind. Allgemein enthalten und für einen Preis von 2.500 Euro, exkl. Mwst., sind hier:

  • Ton, Licht, Bühnen,Kamera- und Streamingtechnik
  • Statisch gefilmtes Geschehen auf der Bühne mit 1-2 Kameras (Umschaltung zwischen den Kameras möglich) 
  • Mikrofonierung der Teilnehmer
  • Stream vom Innen- zum Außenbereich 
  • Stream auf firmeneigenen Kanal, alternativ stellen wir Ihnen gerne einen DSGVO-konformen Videohosting-Service zur Verfügung
  • Beratung durch technischen Leiter 

Individuelle Optionen:

  • Nutzungspauschale für Anmietung der Location, Preis variabel
  • technisches Personal wie Inhouse-Techniker oder Regieassistenz: Tagessatz (8 Stunden) ab 400 Euro netto
  • Videoschnitt, Aufzeichnung des Events: Preis auf Anfrage 

Preisliche Insights eines Technik-Beraters

Eine ähnliche Kostenaufschlüsselung konnte uns ein unabhängiger technischer Berater  liefern. Dafür entwickelten wir vorab folgendes Event-Beispiel:

Mein 1 Tages Event in Berlin benötigt 2 Kameras und soll live übertragen werden. Im Nachhinein möchte ich gerne einen Highlight Zusammenschnitt mit 15 Minuten IV/bzw. Best of Vortrag haben und 2-3 30 Sekünder, die ich zB auf Social Media nutzen kann.

  • Aufbau, Ausleuchten, Testlauf: ca. 300-500€
  • Kameratechnik inkl Personal: 2 x 500€
  • Liveregieregie, Technik inkl. Personal 1 x 500€
  • Zusammenschnitt/Social Media Parts: ca .500€
  • Reisekosten: variabel

Zusammengerechnet belaufen sich die Kosten auf rund 2.500 Euro. Ob noch weitere Kosten hinzukommen? Das hängt individuell von den Kunden- und Teilnehmerbedürfnissen an das Event ab. Je mehr technische Hilfsmittel und Support benötigt werden, desto teurer wird es. Auch beim Streaming kann der preisliche Rahmen in die Höhe schnellen, beispielsweise wenn die Location keine stabile Internetverbindung aufweist und mobile Daten zum Einsatz kommen müssen. Generell kann man hier aber auch sparen, indem der Stream über kostenfreie Portale wie Facebook Live oder Google Hangouts läuft.

Vier hilfreiche Tipps für die technische Eventausstattung

  • Equipment Brainstorming: Wie ist meine Veranstaltung konzipiert, welche Geräte, Funktionen und Ausstattungsmerkmale benötige ich wirklich? Was könnte ich eigenständig und günstig selbst organisieren?
  • Sinnhaftigkeit der technischen Elemente gegenchecken
  • Nachhaltig & zukunftsorientiert in die technische Eventausstattung  investieren 
  • Beratung hinzuziehen und gleichzeitig Zeit sparen

Haben Sie Fragen oder Anmerkungen zur technischen Eventausstattung? Schreiben Sie uns gern.