Ratgeber Party planen: Eventplanung mit Konzept

Um eine erfolgreiche Party veranstalten zu können, geht es zuallererst um das Party planen. Eine strukturierte Partyplanung erleichtert die Organisation und Sie vermeiden Stress. Mit einem einfachen Konzept können Sie das Event planen und einer gelungenen Party dürfte nichts mehr im Weg stehen.

Firmenevent oder private Party – Wie Sie einen Event planen

Als erstes sollten Sie das Ziel der Veranstaltung und die Zielgruppe definieren: Was möchten Sie mit dem Event erreichen? Wen möchten Sie für das Event einladen? Planen Sie einen Firmenevent als Marketingkampagne, setzt sich Ihre Gästeliste aus Kunden, Dienstleistern, Geschäftspartnern, Presse etc. zusammen und Sie werden beim Event planen B2B oder CRM Maßnahmen berücksichtigen. Wenn Sie eine private Party planen, sind Ihre Ziele nicht geschäftlicher Natur. Sie feiern Geburtstage, Jubiläen, Einweihungen oder Hochzeiten. Diese wichtigen Lebensereignisse möchten Sie mit Freunden und Verwandten teilen. Das Konzept für die Partyplanung ist für beide Events ähnlich.

Nachdem Sie Ziel und Zielgruppe definiert haben, sollten Sie die Höhe des Budgets festlegen. Daraus resultieren die Anzahl der Gäste, die Wahl der Location und die Ausstattung des Events für die Partyplanung. Tipp: Eine Eventagentur kann Ihnen beim Event planen helfen. Beim Party planen sollten Sie darauf achten, dass es keine Überschneidungen zu anderen Events gibt. Versuchen Sie, Ferienzeiten zu vermeiden. Partys können an Wochenenden stattfinden. Firmenevents eher unter der Woche. Das Wochenende sollte der privaten Erholung dienen.

Event Planen in der passenden Location

Die Wahl der Eventlocation ist von bedeutender Rolle im Hinblick auf die Partyplanung. Die Anzahl der Gäste und ob die Party bestuhlt wird, sind zu beachtenden Faktoren, wenn die Größe der Location ermittelt werden soll. Stehpartys benötigen weniger Platz. Bei kleinen famiilären Partys kann man auf 1qm zwei bis drei Gäste einplanen, bei großen Partys eher ein bis zwei Gäste. Tipp: eine Stehparty erleichtert die Kommunikation, wenn sich die Besucher untereinander noch nicht kennen. Denken Sie an überdachte Alternativen, falls Sie Im Freien ein Event planen. Das Wetter in Nord- und Mitteleuropa kann auch im Hochsommer unbeständig sein. Wenn Sie sich für eine Partylocation entscheiden, die Getränke, Essen, Servicepersonal, Licht- und Soundtechnik anbietet, erleichtert das Ihre Partyplanung immens. Sie müssen lediglich Ihre Wünsche bezüglich der Getränkeauswahl und des Caterings äußern.

Bei Eventlocations ohne Catering, können Sie einen externen Caterer hinzu buchen. Falls der Veranstaltungsort die genannten Services nicht anbietet, sollten Sie sich Gedanken zu der Auswahl und über die Anzahl der Getränke machen, wie Sie Ihre Gäste bewirten möchten, ob Bar oder mit Bedienung und wo Sie Mietgeschirr und -möbel ausleihen können, wenn diese nicht vorhanden sind. Tipp für Drinks und Catering bei der Eventplanung: dem Anlass oder der Jahreszeit entsprechend. Zum Beispiel im Sommer ein Barbecue oder zur Weihnachtszeit Glühwein.

Ausstattung und Musik beim Party veranstalten

Fragen Sie bei der Eventlocation nach, inwieweit diese sich um die Dekoration kümmert, beispielsweise um die Bereitstellung von Blumen. Sollten Sie ein geschäftliches Event planen, denken Sie daran, inwieweit Sie Ihr Corporate Design in die Eventlocation integrieren möchten. Wenn Sie für Ihre Event Moderationen, Showeinlagen, Kunst oder Screenings planen, sollten Mikrofone, Bühnen, Rednerpulte, Lichtinstallationen, Projektoren, Beamer, WLAN-Anschluss etc. vorhanden sein. Eventlocations bieten meistens professionelle DJ-/Ton-Anlagen und Licht-Technik an. Sie entscheiden, ob Sie DJs engagieren, Freunde auflegen lassen oder eine Band organisieren. Beim Party planen mit Musik beachten Sie die GEMA-Richtlinien und deren Definition von öffentlichem Abspielen oder Aufführen von Musik. Firmenfeiern werden in der Regel als öffentlich deklariert, private Partys nicht. Öffentlich ist laut GEMA jedes Event, bei der mindestens zwei Personen, die nicht miteinander verwandt oder eng befreundet sind, Musik hören. Außerdem gilt zu beachten, wie lange und wie laut Sie Musik spielen dürfen, wenn Sie eine Party veranstalten.

Einladungen bei der Partyplanung

Nachdem Ziel, Ort, Datum und Gäste des Events festgelegt sind, können Sie die Einladungen vorbereiten. Wenn Sie digital per Facebook oder Email einladen, sollten Sie bei Serienemails darauf achten, Ihre Gäste individuell anzusprechen. Die Einladung per Brief ist persönlicher. Eine hochwertige Einladung kann das Aushängeschild Ihrer Party sein und außerdem ein schönes Andenken sein. Folgende Fragen sollte die Einladung beantworten: wer, was, wann und wo. Bitten Sie außerdem um Zu- oder Absage, versehen mit einer Frist, denn die tatsächliche Anzahl der Gäste beeinflusst das Partyplanen bei vielen Faktoren: Budget, Location, Beköstigung.

Quelle: https://pixabay.com/de/blau-rosa-hochzeit-karte-einladung-1284240/

Party planen mit nachhaltiger Wirkung

Goodies verteilen: Denken Sie bei der Partyplanung an die Zeit danach. Ein Goodie Bag ist eine schöne Möglichkeit, Ihren Gästen ein Andenken an die Party mitzugeben. Bei geschäftlichen Events ist dieses Giveaway obendrein ein einfaches Marketingtool, um mit gebrandeten Kulis, Schlüsselanhängern, Stoffbeuteln, Buttons und Süßigkeiten, Werbung für Ihr Unternehmen zu machen. Fotografen nutzen: Um Erinnerungen an das Event zu haben, vom Event berichten zu können oder Pressefotos bereitstellen zu können, benötigen Sie einen Fotografen. Wenn Sie selbst die Party veranstalten, finden Sie wenig Zeit, um selbst Fotos zu machen. Bei privaten Events sind Fotos, die Sie nach der Party per Post an die Gäste verschicken, ein schönes Andenken. Setzen Sie doch auf die Einkaufsliste Ihrer Partyplanung Einwegkameras. Stellen Sie diese Ihren Gästen bereit und es entstehen garantiert lustige Schnappschüsse!

Party planen leicht gemacht: Passende Locations bei Event Inc

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Credits Titelbild: pixabay.com