Ein Launch Event ist wohl einer der spannendsten Eventtypen, die ein:e Eventplaner:in für einen Kunden organisieren kann. Es ermöglicht einen großen kreativen Spielraum. Diese 15 Tipps für ein perfektes Launch Event zeigen, wie Sie durch einen innovativen Gedanken, viel Ideenreichtum und einem geeigneten Storytelling ein Produkt oder ein Unternehmen zum Leben erwecken und eine langanhaltende Impression bei den Gästen erzielen können. Inspirationen zur Umsetzung eines erfolgreichen Eventkonzepts finden Sie hier.
Eine Definition
Ein Launch Event ist die Einführungsveranstaltung von einem neu gegründeten Unternehmen oder einem neuen Produkt. Es dient dazu, die Aufmerksamkeit der Zielgruppe auf das Unternehmen oder das Produkt zu lenken und es so in der Öffentlichkeit bekannt zu machen. Bei der Organisation einer solchen Veranstaltung gibt es viel zu beachten: das richtige Catering auswählen, die perfekte Location finden und Give-Aways organisieren. Für den Erfolg eines Launch Events braucht ein:e Eventplaner:in immer ein starkes und kompetentes Team an seiner Seite.
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1. Detailliertes Briefing
Für Eventplaner und Entscheider erscheint dieser Punkt offensichtlich, nichtsdestotrotz an dieser Stelle der Hinweis, dass ein ausgiebiges Briefing unabdingbar ist, um das Launch Event richtig auszurichten. Was sind die KPI’s und was soll das Event vermitteln? Als Eventplaner:in sollten Sie einen klaren Einblick in die Idee hinter der Veranstaltung haben und wissen, welche Aktivitäten daraus resultieren, dann befinden Sie sich bereits auf dem richtigen Weg. Allerdings ist auch der Gedanke, dass ein einziges Briefing zu Beginn der Event Planung ausreicht, nicht korrekt. Um Missverständnisse und am Tag der Veranstaltung eine böse Überraschung zu vermeiden, sollten während der gesamten Event-Organisation Meetings abgehalten werden. So können Unklarheiten und Fehler direkt korrigiert werden.
2. Ziele setzen und Einladungen verschicken
Event-Entscheider:innen sollten bei den Einladungen für das Launch Event darauf Acht geben, dass Journalist:innen und vor allem Influencer:innen eingeladen sind. Lediglich das Einladen von bekannten und einflussreichen Personen allein macht wenig Sinn – stattdessen ist ein Match der Teilnehmer:innen mit dem Unternehmen oder dem Produkt besonders wichtig. Einladungen zu verschicken, ist also eine Aufgabe, die mit viel Networking zu tun hat. Bevor die Einladungen für Influencer:innen rausgeschickt werden können, müssen Sie sich allerdings Gedanken darum machen, wie Sie diese erreichen können. Haben Sie persönlichen Kontakt oder möglicherweise einige Ihrer Teammitglieder:innen? Wenn dies der Fall ist, dann sollten Sie es nutzen und die Influencer:innen direkt auf persönlichem Weg ansprechen.
3. Verstehen Sie Ihre Kund:innen
Egal um was für einen Launch es sich handelt, Eventplaner:innen sollten ihre Zielgruppe kennen. Dies bedeutet viel Arbeit, um ein Verständnis für die Kund:innen zu gewinnen. Die Zeit, die für diese Recherche benötigt wird, wird häufig unterschätzt. Als Eventplaner:in geht es darum, den Kund:innen, dessen Ambitionen, die Marke und die Zielgruppe zu kennen und genau zu wissen, welche Wünsche hinter dem Launch Event stehen. Was möchte der Kunde bewirken? Wie soll seine Zielgruppe angesprochen werden? Was soll die Zielgruppe über das Produkt oder Unternehmen denken und fühlen? Diese Planung geht weit über die Vorbereitung hinaus. Auch während und nach dem Launch Event sollten diese Fragen im Fokus der Arbeit der Eventplaner:innen stehen.
4. Kooperationen eingehen
Ob eine Kooperation mit einzelnen Personen oder anderen Agenturen notwendig ist, hängt vom Wunsch der Kund:innen und des Projekts an sich ab. Diese Kooperationspartner können sowohl PR – und Marketing Agenturen, als auch IT-Teams sein. Wichtig ist, dass sichergestellt wird, dass ein Zusammenhalt zwischen den einzelnen Bereichen herrscht und die gleichen Ziele für das Launch Event angestrebt werden. Die wichtige Frage dabei: Was ist der zentrale Gedanke, der die einzelnen Agenturen und Beteiligten zusammenhält? Ein:e Eventplaner:in sollte sich dabei über seine eigene Rolle in diesem Team sicher sein und darauf achten, dass alle am gleichen Strang ziehen. Eine Kooperation klingt auf den ersten Blick eher schwierig. Wenn die Zusammenarbeit allerdings gut verläuft, können tolle neue Ideen für das Launch Event entwickelt und der gesamte Prozess verbessert werden.
5. Am Anfang steht die Event Idee und die Message
Die heutigen, potentiellen Zielgruppen gehören zu einer Generation, die wenig Konzentration für Details hat. Nur durch smarte, innovative und starke Aktivitäten können die Momente auf einem Launch Event tiefergehend, gewinnbringend und länger in den Köpfen der Kund:innen und Zielgruppe verweilen. Dafür eignen sich am besten Aktivitäten, die um eine smarte Idee herumgebaut sind und durch eine ausgefeilte Strategie untermauert werden. Wenn ein Match mit der Zielgruppe vorhanden ist, entsteht für das Launch Event eine starke Wirkung. Eben eine solche durchdachte und starke Idee zeigt eine größere Wirkung bei der Zielgruppe, als ein Projekt, dass nur auf einem großen Budget fußt.
6. Der richtige Zeitpunkt ist entscheidend
Wenn Ihnen der Luxus zu teil wird, dass Sie sich das Launch Datum aussuchen können, dann sollte in der Regel darauf geachtet werden, dass an diesem Tag keine weiteren wichtigen Neuigkeiten für eine größere Aufmerksamkeit sorgen. Nicht nur im Hinblick auf die äußeren Faktoren sollte das Datum der Party mit Bedacht gewählt sein. Auch intern ist zu beachten, ob andere wichtige Veranstaltungen stattfinden oder einige aus dem Organisations-Team im Urlaub sind. Sollte das Launch Datum bereits feststehen und eine flexible Planung nicht möglich sein, dann sollte ein:e Eventplaner:in genausten recherchieren, ob an diesem Tag noch weitere Launch Events stattfinden. Wenn dies der Fall ist, ist eine Einbindung in die eigene Strategie zu empfehlen.
7. Wählen Sie eine tolle Location
Grundsätzlich ist es nicht falsch, dass geplante Launch Event in der gleichen Location zu feiern wie viele andere vor Ihnen. Das Problem: die meisten Locations sind nicht dafür geeignet, ein erinnerungswertes Event zu veranstalten. Genau das ist der Grund, weshalb viele Unternehmen den Aufwand betreiben, “out-of-the-box” zu denken und nach einer außergewöhnlichen Location für das Launch Event zu suchen. Wenn Sie sich für eine Eventlocation entscheiden, die die Erwartungen der Gäste übertrifft, dann haben Sie mit Ihrer Veranstaltung das Potential, ein unvergessliches Erlebnis zu erschaffen. Bei Event Inc finden Sie tolle Locations für Ihr Launch Event.
8. Vielfältige Stories
Ist die angestrebte Zielgruppe eher heterogen als homogen, sollte das Launch Event nicht nur eine Message verbreiten, sondern unterschiedliche Individuen in der Zielgruppe ansprechen. Die wichtigen Fragen diesbezüglich sind: Wie setzt sich die Zielgruppe zusammen? Welches Verhalten legen die einzelnen Personen an den Tag? Wenn eine Einzelperson durch eine gezielte Ansprache adressiert wird, kommt es zu einem höheren Match mit der Message. Ein:e Eventplaner:in beginnt mit Überlegungen und dem Versuch, jeden zu verstehen. Die sozialen Strukturen und das Verhalten spielen dabei eine wichtige Rolle. Einige Informationen können bereits durch den Registrierungsprozess gewonnen werden. Eine genauere Betrachtung der einzelnen Individuen in der Zielgruppe kann dabei helfen, nicht nur demografische Merkmale in Erfahrung zu bringen, sondern auch zu wissen, wie jeder Einzelne fühlt.
9. Ein gutes Launch Event ist auffällig
Etwas so zu planen, wie es all die Jahre zuvor immer gut funktioniert hat, ist zwar sicher, gerät aber auch schnell in Vergessenheit. Seien Sie also mutig und erfinderisch. Wenn ein:e Eventplaner:in eine außergewöhnliche und sehr gute Idee hat, dann sollte diese so schnell wie möglich an die Leute gebracht werden. Es ist offensichtlich, dass besonders kreative Ideen die Voraussetzung der Planung erarbeitet und somit ein breites Setup an Fähigkeiten bereit steht. Durch die Kombination aus kreativen Gedanken und technischen Innovationen können die Grenzen, die das Vorhaben ursprünglich hatte, beträchtlich erweitert werden.
10. Niedriges Budget erfordert eine aussagekräftige Message
Ein großes Budget zur Verfügung zu haben ist immer hilfreich, aber auch ohne viel Geld kann das Launch Event zu einem Erfolg werden. Viele Event Ideen brauchen lediglich eine aussagekräftige Message, das Budget ist dabei oft ein Nebenfaktor. Stecken Sie also das Budget in die Organisation einer Party, die eine Botschaft an die Gäste vermittelt und die nicht so schnell vergessen wird. Für den Fall, dass noch Budget für die Umsetzung einer wichtigen Idee fehlt, ist es immer ratsam, Sponsoren mit einzubinden dadurch das vorhandene Budget zu steigern. Alternativ können Sie auch die wichtigsten Kostenpunkte eines Events reduzieren.
11. Risiken eingehen, aber niemals ohne einen Plan B
Die Entwicklung von neuartigen Ideen geht oft mit der Nutzung von innovativer Technik, die selbst noch auf dem Pfad des Pioniers wandelt. Dieser Fakt sollte die Eventplaner:innen aber nicht davon abhalten, diese Technologie trotzdem zu nutzen. Ganz im Gegenteil, dieser Pioniergeist sollte sich auf das Team übertragen und nachhaltig für Motivation sorgen. Dieser Aspekt kann allerdings schnell falsch verstanden werden. Es bedeutet nicht, einfach jedes neue Tool zu testen, was auf den Markt kommt. Die Auswahl sollte durch eine:n Eventplaner:in sinnvoll getroffen und vor allem im vorhinein getestet werden. Hierbei ist zu beachten, dass es immer sinnvoll ist, einen Plan B im Hinterkopf zu haben…oder besser noch einen Plan C.
12. Interaktion mit der Zielgruppe
Egal ob vor, während oder nach dem Launch Event, die Interaktion mit der Zielgruppe ist enorm wichtig. Die Mentalität “zeigen und erzählen” in Form einer langen Rede führt Sie nicht ans Ziel. Durch das Einbinden der Besucher:innen besteht die Möglichkeit, für die Teilnehmer:innen eine aufregende Reise zu gestalten und das Launch Event zu einem unvergesslichen Erlebnis zu machen. Lassen Sie die Besucher:innen Ihr Produkt oder Ihre Dienstleistung ausprobieren und animieren Sie sie, Ihre Erfahrungen zu tweeten und zu teilen. Um einen größtmöglichen Erfolg aus der sozialen Interaktion zu erhalten, entwickeln Sie im Vorhinein einen Hashtag. Das Treiben auf den sozialen Medien lässt Sie im Newsfeed nach oben steigen und gibt den Journalist:innen Inhalte, über die sie schreiben können. Wenn ein:e Evententscheider:in es schafft, ein personalisiertes Erlebnis für die Zielgruppe zu ermöglichen, werden sie sich besser an das Unternehmen oder das Produkt erinnern können.
13. Der Grund zum Erscheinen
Wenn Ihr Unternehmen oder das Produkt gut bei der Zielgruppe ankommt, dann haben Sie schon einmal eine gute Basis. Doch dies ist oft nicht Grund genug, dass die potentiellen Teilnehmer:innen Ihr Event besuchen. Sie brauchen einen konkreten Grund, weshalb der Besuch vom Launch Event einen Mehrwert bietet. Ein guter Anfang ist es, wenn Sie beispielsweise einen guten DJ engagieren und die Getränke an der Bar kostenfrei anbieten. Die Kosten für einen solchen Aufwand übernimmt häufig der Sponsor. Auch wenn Sie dies per privater Nachricht versenden, seien Sie insbesondere zwecks der kostenfreien Getränke vorsichtig. Einige eingeladene Gäste werden mehr Interesse an den Freigetränken als an Ihrem Launch Event haben. Wählen Sie Ihren E-Mail Verteiler mit Bedacht. Die Schlüsselfaktoren dafür, das Event für potentielle Teilnehmer:innen interessant zu machen, sind folgende:
- Seien Sie bekannt dafür, dass sie außergewöhnliche Events organisieren
- Planen Sie etwas so besonderes, dass die Gäste es ausprobieren wollen.
14. Give Aways nicht vergessen
Give Aways kennt jeder, der schon auf mehreren Events zu Gast war. Umso wichtiger ist es, dass die Goodie Bag auf Ihrem Launch Event nicht typisch kitschig, sondern außergewöhnlich und besonders ist. Das Give Away sollte die Message unterstützen und mit der Event-Idee an einem Strang ziehen. Wichtig ist allerdings, dass das gewählte Produkt in Verbindung mit dem Unternehmen steht und nicht entgegen der Unternehmensvision spricht. Wenn sich die zu vermittelnde Message auch in dem Give Away wiederspiegelt, dann haben Sie den Weg zu einer erfolgreichen Markenkenntnis erschaffen. Die Teilnehmer:innen nehmen quasi ein Stück des Unternehmens mit nach Hause und beschäftigen sich auch nach dem Event mit dem Unternehmen oder Produkt.
15. Feiern Sie Ihr Team
Ohne das Event-Team würde das Launch Event nicht zustande kommen. Das Team ist also die beste Ressource, die Sie haben. Aus diesem Grund ist es besonders wichtig, das Engagement zu feiern und die geleistete, harte Arbeit wertzuschätzen. Wenn noch Budget übrig ist, dann können Sie noch eine Party als Dankeschön organisieren. Wenn das gesamte Budget bei der Planung vom Launch Event bereits verbraucht ist, können Sie während der Veranstaltung öffentlich Danke sagen. Eben diese Anerkennung ist für das gesamte Team wichtig, um die Motivation für ein mögliches, kommendes Launch Event aufrecht zu erhalten.
Fazit zum Launch Event
Für ein Launch Event, dass sich länger in der Erinnerung der Zielgruppe halten soll, ist es wichtig, die Besucher:innen zu kennen und zu wissen, was in ihnen vorgeht. Wenn Sie dieses Verständnis aufbringen, eine gute Event Idee bauen, ist es möglich, ein personalisiertes Event-Erlebnis zu schaffen.
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