Weihnachtsfeier – in 10 Schritten zur perfekten Weihnachtsfeier

Stehen Sie auch vor der alljährlich wiederkehrenden Aufgabe der Weihnachtsfeier-Planung? Die Experten von Event Inc verraten Ihnen, wie Sie in 10 Schritten die perfekte Weihnachtsfeier planen, geben wichtige Tipps für die Organisation und beantworten Ihnen die wichtigsten Fragen wie z.B. “Welche Kosten entstehen bei der Weihnachtsfeier?”, “Was ist bei der Auswahl der Location zu beachten?”, “Was ist bei der Auswahl des Caterings zu berücksichtigen?”. So können Sie nichts vergessen und Ihre Feier wird garantiert zum vollen Erfolg.

1. Teilnehmerkreis: Wer soll eingeladen werden?

Zunächst einmal sollten Sie festlegen, WEN Sie auf Ihre Weihnachtsfeier einladen und in welchem Kreis Sie diese zelebrieren wollen. Eine Festlegung ist essenziell, um die Gästezahl zu überschlagen und die daraus folgenden Kosten im Budget mit einzukalkulieren.

Team bzw. Abteilung

Das Team bzw. die Abteilung einzuladen ist Pflicht. Die Weihnachtsfeier soll Ihren Mitarbeitern Wertschätzung entgegenbringen und deshalb ist es wichtig niemanden auszuschließen. Zudem muss jeder Mitarbeiter eingeladen werden, um die Weihnachtsfeier steuerfrei umzusetzen, da sie sonst nicht als Betriebsfeier gilt.

Alte und neue Mitarbeiter

Alte und neue Mitarbeiter einzuladen ist differenziert zu betrachten. Insofern Sie im Einverständnis mit den ehemaligen Arbeitnehmern auseinander gingen und keine negative Stimmung zu befürchten ist, ist gegen alte Mitarbeiter nichts einzuwenden. Weiterhin lernen neue Mitarbeiter das Team besser kennen und der Zusammenhalt wird über den engen Mitarbeiterkreis hinaus gestärkt.

Ehepartner

Bei den Ehepartnern müssen Sie lediglich das Pro-Kopf-Budget im Auge behalten, um Steuervorteile nutzen zu können. Wird das Budget nicht gesprengt, spricht nichts gegen eine Einladung. Die Teilnahme der Ehepartner kann den Zusammenhalt der Belegschaft und die Bindung an das Unternehmen stärken.

Familien

Wenn Sie die Familien Ihrer Mitarbeiter einladen, sollten Sie die Veranstaltung familienfreundlicher gestalten und das Programm, sowie den Zeitpunkt den Bedürfnissen anpassen. Der Vorteil ist, dass Sie die Familien mit in die Unternehmensaktivitäten einbinden und Ihren Mitarbeitern die Möglichkeit geben, mit ihren Liebsten zu feiern.

Partnerfirmen / Kunden / Presse

Hierbei kommt es ganz darauf an, ob Sie ihre Feier geschäftlich oder als private Veranstaltung innerhalb Ihres Unternehmens gestalten wollen.

Vorteil

Für geschäftliche Beziehungen ist es sicherlich vorteilhaft mit Partnerfirmen zu feiern und eigene Kunden, sowie die Presse einzuladen, um Aufmerksamkeit auf das Unternehmen zu lenken und die Bindung, sowie das Bild nach Außen zu stärken.

Nachteil

Jedoch könnten Ihre Mitarbeiter aufgrund dessen angespannt sein und die wohltuend gemeinte Weihnachtsfeier als Überstunden ansehen, was nicht vorteilhaft für das interne Klima wäre.

Beachten Sie zudem: Je mehr Personen Sie einladen, desto wahrscheinlicher ist es, dass einige einen weiten Weg zurücklegten und nach der Feier eine Übernachtungsmöglichkeit benötigen. Diese sollten Sie organisieren und anbieten, um Ihren Gästen eine geeignete Unterkunft zu gewährleisten.

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2. Budget: Welche Kosten entstehen bei der Weihnachtsfeier?

Das Budget sollte nicht zu knapp bemessen sein. Da jederzeit Unvorhersehbares passieren kann, ist es vorteilhaft, wenn Sie mit mehr finanziellem Spielraum rechnen. Wichtig ist dabei, dass Sie den Steueraspekt beachten und das Pro-Kopf-Budget im Blick behalten, um Kosten zu sparen. Wir haben hier noch einmal eine detaillierte Anleitung zum sparen von Eventkosten bereitgestellt.

Die wichtigsten Kostenfaktoren

• Speisen und Getränke
• Location
• Rahmenprogramm
• Zusätzliche Dienstleister

Für diese 4 elementaren Bereiche jeder Veranstaltung sollten Sie sich für Ihre Weihnachtsfeier konkrete Gedanken machen und Angebote einholen, um Ihr Maximalbudget besser abschätzen beziehungsweise das möglicherweise bereits festgesetzte entsprechend logisch einteilen zu können.

Geschenke

Geschenke sind stets eine gute Option, um Ihren Mitarbeitern entsprechende Wertschätzung auszudrücken. Ein Jullklapp ist dabei eine geeignete Möglichkeit, um die Kosten gering zu halten.

Steueraspekt

Pro-Kopf-Budget

Das Pro-Kopf-Budget beschreibt die durchschnittlichen Kosten bestimmter Veranstaltungselemente für jeden anwesenden Gast. Mit einberechnet werden nur Kosten von denen der Gast direkt etwas hat wie zum Beispiel Gagen für Bands oder Speisen und Getränke. Nicht relevant sind hierbei Kosten für die Location, Dekoration oder Hintergrundmusik. Das Pro-Kopf-Budget darf 110 Euro nicht überschreiten, damit die Weihnachtsfeier steuerfrei bleibt.

Weitere Kriterien

• es muss eine Betriebsfeier sein (maximal 2 im Jahr möglich)
• jeder Mitarbeiter des Betriebes oder der kleinsten Organisationseinheit ist einzuladen
• das Pro-Kopf-Budget darf 110 Euro nicht überschreiten
• alle Gäste müssen berücksichtigt werden, auch Ehepartner oder Familien

Konsequenzen bei Überschreitung

• es müssen Lohnsteuer- und Sozialversicherungsbeiträge für jeden Teilnehmer nachbezahlt werden
• Unternehmen haben die Möglichkeit einer Lohnsteuerpauschale in Höhe von 25 %

 Achtung bei Minijobbern

Beschäftigen Sie Minijobber in Ihrem Unternehmen und der Lohn des geringfügig Beschäftigten steigt mit den Kosten der Weihnachtsfeier auf mehr als 520 Euro an, dann gilt er als sozialversicherungspflichtiger Arbeitnehmer.

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3. Organisation: Wer sollte die Planung übernehmen?

Wer organisiert die Weihnachtsfeier und arbeitet Punkt für Punkt ab, um eine ansprechende Veranstaltung auf die Beine zu stellen?

Einzelne Person

Eine einzelne Person mit der gesamten Organisation zu beauftragen kann funktionieren, wenn diese über genug Motivation verfügt und sie mit Ihren Vorstellungen und Wünschen, sowie dem Budget vertraut ist. Entscheidungen müssen nicht lange diskutiert, sondern können direkt umgesetzt werden, wodurch eine effizientere Planung möglich ist.

Internes Festkomitee

Eine interne Organisation verspricht eine Nähe zur Belegschaft, um deren Bedürfnisse und somit eine Feier umzusetzen, die sich die Mitarbeiter wünschen. Dafür lassen sich einzelne Abteilungen abkommandieren oder Sie lassen Freiwillige ein eigenständiges Team zum Planen bilden. Sie sollten jedoch an möglichen Ersatz denken, falls einige Planer durch Krankheit verhindert werden.

Externe Agentur

Natürlich kann der Auftrag auch an eine Agentur abgegeben werden, die sich dann um die Organisation bemüht. Das erspart einem Teil Ihrer Belegschaft zusätzlichen Stress und ist mit weniger Eigenaufwand verbunden.

Nachfolgend haben wir noch einmal externe Dienstleister, sowie deren Funktion und Vorteile aufgelistet:

Vorteile der Nutzung externer Dienstleister

Natürlich müssen Sie die Notwendigkeit bestimmter Dienstleistungen vom Rahmen Ihrer Veranstaltung abhängig machen. Zudem sollten Sie als Initiator stets alle Gebiete der Organisation berücksichtigen, obgleich intern oder extern geplant.

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4. Zeitpunkt: Wann soll die Feier stattfinden?

Der Zeitpunkt Ihrer Weihnachtsfeier sollte mit Bedacht festgelegt werden, da er den zeitlichen Rahmen für die Organisation vorgibt. Je nachdem für welche Variante Sie sich entscheiden, sollten Sie Ihren Zeitplan festlegen, damit Sie rechtzeitig mit den Dienstleistern (Location, Caterer etc..) in Kontakt treten und planen können, um eine reibungslose Umsetzung sicherzustellen.

Der Monat

Vorweihnachtszeit (Oktober/November)

Eine Möglichkeit wäre es in der Vorweihnachtszeit zu feiern. Die Mitarbeiter befinden sich noch nicht im Weihnachtsstresss und die Vorfreude auf das bevorstehende Fest ist noch groß.

Weihnachtszeit (Dezember)

Wenn Sie Ihre Feier direkt in der Weihnachtszeit umsetzen wollen, müssen Sie abschätzen, ob es aufgrund des Zeitraums eine zusätzliche Belastung für Ihre Mitarbeiter bedeutet. Vorteilhaft ist natürlich der direkte Bezug zum bevorstehenden Fest und dass man die Feier als Abschluss eines erfolgreichen Geschäftsjahres wahrnehmen kann.

Nach dem Fest (Januar/Februar)

Eine weitere Option ist es, die Weihnachtsfeier nach dem Fest im neuen Jahr abzuhalten. Ihre Mitarbeiter kommen erholt aus der besinnlichen Zeit, sind ausgeruht und nicht mitten im Weihnachtsstress.

Sommermonate

Um die Weihnachtsfeier einmal anders umzusetzen, können Sie diese auch in den Sommermonaten in der Form einen Sommerfestes gestalten. An den Weihnachtsstress ist zu dem Zeitpunkt noch nicht zu denken und das Wetter eignet sich, um an der frischen Luft zu feiern. Natürlich kommt hierbei nicht unbedingt die Stimmung von Weihnachten auf und das Event besitzt einen anderen Charakter. Hierbei kann der Sinn einer Weihnachtsfeier genauso gut umgesetzt werden.

Der Tag

Donnerstag

Ein Donnerstag eignet sich, um die Feier während der Arbeitszeit zu beginnen oder diese anzuschließen, da Ihre Mitarbeiter in der Woche selten private Veranstaltungen geplant haben und zudem Pendler ohne Probleme mitfeiern könnten. Zwar ist der folgende Freitag ein Arbeitstag, doch wäre eine Option, diesen in einen zusätzlichen Urlaubstag zu verwandeln.

Freitag

An einem Freitag zu feiern ist ebenfalls möglich. Am folgenden Tag ist automatisch frei, wodurch keine zusätzliche Belastung für Ihre Mitarbeiter entsteht und zudem lässt sich die Zeit flexibler gestalten. Die Feier kann während der Arbeitszeit oder direkt im Anschluss stattfinden.

Samstag

Ein Samstag ist kein offizieller Arbeitstag. Somit ist den Mitarbeitern Zeit gegeben, um sich für die Veranstaltung vorzubereiten. Allerdings ist zu beachten, dass Ihre Mitarbeiter einen Samstag als zusätzlichen Arbeitstag wahrnehmen und dadurch weniger Begeisterung für diese Option besitzen könnten.

Sonntag – Mittwoch

Am Sonntag wird sich in der Regel der Familie gewidmet und sich auf die bevorstehende Arbeitswoche vorbereitet. An den ersten Tagen der Woche steht die Arbeit im Vordergrund. Ihre Mitarbeiter haben Termine, müssen organisieren und sind dementsprechend im Stress. Besser ist es, zum Ende der Woche eine Weihnachtsfeier zu planen, damit die Mitarbeiter nicht mehr so viel um die Ohren haben und sich auf die Veranstaltung einstellen können.

Die Uhrzeit

Nachmittags (ca. 15.00 Uhr, während der Arbeitszeit)

Bereits während der Arbeitszeit mit der Feier zu beginnen, ist für Ihre Mitarbeiter eine Entlastung, da früher entspannt werden kann und die Motivation für die Veranstaltung dadurch gesteigert wird.

Früher Abend (ca. 17:00/18:00 Uhr, direkt im Anschluss der Arbeit)

Direkt im Anschluss der getanen Arbeit mit der Weihnachtsfeier zu beginnen, bietet sich ebenfalls an. Die zudem eingeladenen Gäste können nach der Arbeitszeit erscheinen und wenn eine externe Location gemietet wurde, kann sich an dieser getroffen werden. Die Fahrzeit zur Location könnten Sie kompensieren, indem Sie Ihren Mitarbeitern entsprechend früher Feierabend gewähren.

Später Abend (ca. 19:00 Uhr, nach der Arbeit)

Ab 19 Uhr am Abend die Weihnachtsfeier zu zelebrieren, hat den Vorteil, dass Ihre Mitarbeiter nach der Arbeit noch einmal nach Hause fahren können, um sich frisch zu machen und munter auf der Feier zu erscheinen. Zudem können sie sich zusammen mit ihren Liebsten auf den Weg machen, insofern diese eingeladen sind.

Zeitpunkt oder Zeitraum

Außerdem ist zu beachten, ob Sie einen Zeitpunkt oder -raum angeben, zu dem Ihre Gäste erscheinen sollen, damit diese besser planen können.

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5. Location: Was ist bei der Auswahl des Veranstaltungsortes zu beachten?

Wenn Sie die personellen und zeitlichen Aspekte Ihrer Feier festgelegt haben, geht es nun darum Ihrer Weihnachtsfeier Leben einzuhauchen und Sie zu gestalten. Dafür ist zunächst die passende Location entscheidend.

Im Unternehmen

Sie können sich dazu entscheiden, die Weihnachtsfeier im Betrieb zu veranstalten. Dazu haben Sie verschiedene Optionen. Es wäre möglich einen Konferenzbereich zu dekorieren oder das Fest in der Kantine beziehungsweise Cafeteria zu planen. Wenn Ihr Unternehmen über eine Dachterasse oder einen Innenhof verfügt, können Sie diese Elemente ebenfalls in die Raumplanung mit einbeziehen, um Ihren Gästen genug Platz und Vielfalt zu bieten. Des Weiteren sparen Sie sich etwaige Mietkosten.

Außer Haus

Eine Weihnachtsfeier außerhalb der gewohnten Arbeitsräume bietet natürlich Abwechslung. Hierbei ist zu beachten, dass eine Mietlocation extra Kosten bedeutet und zudem an Übernachtungsmöglichkeiten, wie auch Catering gedacht werden muss. Die Anreise ist für Ihre Mitarbeiter ungewohnt, weshalb ebenfalls eine gute Erreichbarkeit der Location von Vorteil ist. Darüber hinaus vergisst man allerdings in einer externen Location das Arbeitsumfeld und kann freier miteinander kommunizieren.

Größe und Aufteilung der Räume

Bei der Größe und Aufteilung der Räume sollten Sie im Hinterkopf behalten, wie viele Personen erscheinen, welche Gestaltungsmöglichkeiten gegeben seien sollten, um das geplante Programm umzusetzen und ob die Location genug Platz für dieses bietet. Planen Sie eine Band zu engagieren müssen Sie zum Beispiel an eine Bühne oder sonstige Auftrittsmöglichkeit und den dafür nötigen Raum denken.

Bestuhlungsmöglichkeiten

Lage

Zentral

• sehr gute Erreichbarkeit und Infrastruktur
• am Puls der Stadt
• baut eine geschäftliche Atmosphäre auf (Bankenviertel etc.)
• Übernachtungsmöglichkeiten in unmittelbarer Nähe durch Hotels

Urban

• Infrastruktur ist meist gut
• Öffentliche Verkehrsmittel fahren regelmäßig
• der Mittelweg zwischen Stadt- und Landatmosphäre

Im Grünen

• Oft schwieriger zu erreichen
• eingeschränkte Infrastruktur
• bietet idyllische Atmosphäre
• Entspannen vom Alltagsstress in der Stadt

Ausstattung

Technik

Die Location sollte über entsprechende Anschlüsse für Licht und Sound verfügen. Des Weiteren sollten Sie in der kalten Zeit an vorhandene Heizmöglichkeiten denken.

Garderobe

Gerade in den Wintermonaten ist man oft mit Mänteln oder dicken Jacken bekleidet, weswegen eine vorhandene Garderobe eine gute Möglichkeit zur Unterbringung bietet. Hierbei müssen Sie abschätzen, inwieweit eine betreute Garderobe Sinn macht, damit nichts abhanden kommen kann.

Es empfiehlt sich, diese Punkte bei den eingeholten Angeboten zu vergleichen und sich darauf basierend für eine Location zu entscheiden. Natürlich müssen Sie abwägen und die Inhalte der Location anpassen oder umgekehrt, je nachdem welche Möglichkeiten sich Ihnen bieten.

Experten-Tipp: Professionelle Anbieter wie Event Inc bieten eine tolle Sammlung an professionellen Weihnachtsfeier Locations in jeder Größe und allen Städten an!

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6. Catering: Welche Speisen und Getränke sollen angeboten werden?

Speiseangebot

Zunächst ein paar Worte zum Speiseangebot. Möglicherweise ist ein Anteil Ihrer Belegschaft Vegetarier, Veganer oder Allergiker und verzichtet auf bestimmte Lebensmittel. Dies müssen Sie bei der Wahl des Caterings berücksichtigen. Es empfiehlt sich im Vorfeld eine interne Umfrage durchzuführen, um die benötigten Mengen abschätzen zu können und effizienter zu kalkulieren.

Für die Präsentation der Speisen gibt es verschiedene Möglichkeiten:

Menü

Ein Menü besteht aus verschiedenen Gängen, die meist in Vorspeise, Hauptgericht und Dessert unterteilt und am Tisch serviert werden. Sie sollten hierbei an vegetarische und vegane Alternativen denken. Bei dieser Variante herrscht zwar kein Ansturm auf das Buffet, aber dennoch ist sie nur für eine bestimmte Personenzahl geeignet, um alle Gäste angemessen bedienen zu können.

Buffet

Ein Buffet bietet eine große Auswahl an vorbereiteten Speisen, die an einem seperaten Tisch zur Selbstbedienung bereitstehen. Das Speiseangebot bietet meist für jeden Gaumen und jede Vorliebe eine Auswahl. Ihre Gäste können frei entscheiden bezüglich der Auswahl und Menge und ein Buffet ist auch bei großer Personenanzahl gut umsetzbar. Eventuell sollten Sie mehrerer Buffetstationen berücksichtigen, um Wartezeiten zu vermeiden.

Flying Buffet

Bei einem Flying Buffet werden kleine portionierte Speisen den Gästen angeboten. Diese können im Stehen und meist mit einer Hand verzehrt werden. Hierbei ist die Speisevielfalt meist begrenzt. Bei der Vorbereitung ist darauf zu achten, dass eine gewisse Vielfalt durch vegane und vegetarische Optionen gegeben ist. Zudem ist genug Servicepersonal notwendig, um alle Teilnehmer zu versorgen. Flying Buffets sind besonders vorteilhaft und empfehlenswert für Locations mit beengtem Platz.

Getränkeangebot

Bier / Wein / Sekt

Meist ist ein Event komplett ohne Alkohol schwer zu realisieren, da sich die meisten Angestellten zumindest Bier und Wein wünschen. Es ist üblich und fördert eine entspannte Atmosphäre. Ein Sekt zum Anstoßen ist auch nicht verkehrt. Dieses Mindestmaß sollte erfüllt werden, insofern nichts anderes im Vorfeld angekündigt wird.

Longdrinks / Cocktails

Darüber hinaus sind Longdrinks und Cocktails eine Möglichkeit, um Ihren Mitarbeitern den Durst zu nehmen. Um das Budget nicht zusätzlich zu belasten, können Sie alternativ bestimmte Getränke zur Verfügung stellen, die Ihre Mitarbeiter bei Bedarf selbst bezahlen müssen.

Welcome-Drink

Ein Welcome-Drink stimmt Ihre Gäste ein und empfängt sie in entsprechender Weise. Zur Begrüßung eine schöne Geste, um die Mitarbeiter auf der Feier willkommen zu heißen.

Getränkepauschale bei Außerhaus

Bei einer Getränkepauschale lassen sich die Kosten besser überblicken. Zudem können sich Ihre Mitarbeiter ohne Bedenken bedienen, was eine entspanntere Atmosphäre schafft.

Beim Speise- und Getränkeangebot sollten Sie sich konkret von Ihrem Caterer beraten lassen. Sie können sich auch zuerst mit dem Caterer unterschiedliche Optionen überlegen, die Sie im Anschluss Ihrer Belegschaft zur Wahl stellen. Berücksichtigen Sie außerdem Stornierungen und bedenken Sie mögliche kurzfristige Mengenänderungen, falls zum Beispiel eine Grippewelle kurz vor Weihnachten Ihre Belegschaft schwächt.

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7. Programm: Was ist beim Unterhaltungsangebot zu berücksichtigen?

Nachfolgend geht es um den Inhalt Ihrer Weihnachtsfeier, das Kernstück, das Programm. Ein grundsätzliches Rahmenprogramm wird immer empfohlen. Dieses sollte keiner unflexiblen Reihenfolge unterliegen und einen roten Faden durch die Veranstaltung ziehen.

Reden / Vorträge / Ansprachen

Sie können zum Beispiel Reden, Vorträge und Ansprachen in Ihr Programm integrieren, um Ihren Mitarbeitern etwas mitzuteilen. Eine Rede bietet sich an, um den Angestellten noch einmal für ihre Arbeit zu danken und ihnen eine gewisse Wertschätzung entgegen zu bringen. Reden sollten immer von der obersten anwesenden Hierarchieebene gehalten werden, um die Bedeutung und den Wert der Worte zu bekräftigen. Zudem könnten Mitarbeiter selbst ein paar Worte an die Belegschaft richten oder sich neue Mitarbeiter dem gesamten Team vorstellen.

Pausen

Pausen sind wichtig! Ihre Gäste wollen nicht die ganze Zeit ruhig sitzen und zuhören, sondern sich auch eine Zeit lang unterhalten können, um Informationen auszutauschen. Es sollte auf jeden Fall zu keinen langweiligen Pausen kommen, sondern aktiv kommuniziert und ein Unterhaltungsprogramm geboten werden, das Ihre Gäste passiv genießen können. Ein gewisses Gleichgewicht ist hierbei erstrebenswert.

Musik

DJ

Eine Möglichkeit der musikalischen Untermalung wäre ein DJ, der Ihre Gäste bespielt und anheizt. Hier sollten Sie sich genau informieren und vorher abklären, welche Musik gespielt wird und ob diese zu Ihrer Weihnachtsfeier passt. Allerdings erfordert ein DJ kein aktives Zuhören wie es zum Beispiel eine Band tun kann, weswegen er zudem bei Pausen eingesetzt werden kann.

Band

Bei einer Band ist daran zu denken, dass ein aktiver Informationsaustausch zwischen den Gästen nicht unbedingt fortgeführt werden kann, da die Band die ganze Aufmerksamkeit auf sich zieht und das ist grundsätzlich gut. Eine Band ist somit eine gute Option für das Rahmenprogramm, die jedoch gezielt eingesetzt werden sollte, um den Gästen Platz zum Unterhalten zu gewährleisten

Musikanlage

Natürlich kann Musik auch über eine entsprechende Anlage abgespielt werden. Hierbei sollte darauf geachtet werden, dass genug Musik für den gesamten Abend zur Verfügung steht. Der Vorteil liegt hierbei natürlich in den Kosten. Sie sparen sich das Geld für einen DJ oder eine Band und können den zusätzlichen finanziellen Spielraum woanders verwenden.

Technik

Sie sollten darüber hinaus an die technischen Bedingungen denken und diese abklären. Eine Rede oder ein Vortrag braucht zum Beispiel ein Pult und ein Mikrofon. Eventuell ist für manche Gäste gar ein Übersetzer von Nöten. Für Musik sollte eine entsprechende Soundanlage bereitgestellt werden. Zudem muss die Technik für einen DJ oder das Benötigen von Instrumenten für eine mögliche Band abgesprochen werden.

Wichtig ist, dass Sie sich immer genug Ausweichmöglichkeiten zurecht legen und somit die nötige Flexibilität besitzen, falls etwas nicht 100%ig eintritt, wie Sie es ursprünglich geplant haben. Insgesamt sollte das Ziel sein, ein lockeres Get-Together zu veranstalten, bei dem sich vorallem Ihre Mitarbeiter wohlfühlen.

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8. Einladung: Wie informieren Sie Ihre Gäste?

Kommen wir zu den Einladungen, die Ihre Mitarbeiter auf den Tag der Weihnachtsfeier vorbereiten und sie mit allen nötigen Informationen zur Veranstaltung ausstatten.

Kommunikation

Ob sie diese bei der Post absenden oder elektronisch verschicken und die gesparten Kosten in andere Inhalte investieren ist Ihnen überlassen und sollte situativ abgeschätzt werden.

Persönlich

Eine persönliche Einladung zeigt dem Mitarbeiter, dass es Ihnen wichtig ist, ob dieser auf der Weihnachtsfeier erscheint. Es drückt gewisse Wertschätzung aus und gibt dem Mitarbeiter ein entsprechendes Gefühl.

Aushang

Die Weihnachtsfeier kann auch an einem Aushang präsentiert und die Belegschaft über diesen eingeladen werden. Durch diese allgemein gültige Einladung kann kein Mitarbeiter vergessen werden und jeder fühlt sich gleich behandelt.

Email

Eine Email ist wohl mittlerweile die gängigste Einladungsmethode. Ihre Mitarbeiter können die Einladung nicht verlieren und jederzeit nachschauen, was sie beinhaltete. Eine Antwort per Mail als Rückmeldung ist zudem schnell zuzuordnen.

Einladungskarte

Eine Einladungskarte besitzt in der heutigen digitalen Zeit einen gewissen Charme und wirkt persönlicher als eine Email. Jedoch sind die Versandkosten mit einzukalkulieren.

Zeitpunkt

Der beste Zeitpunkt zum Absenden der Einladungen ist circa 6 Wochen vor der Feier, da sich die Gäste auf den Termin vorbereiten sollen. Es wird ihnen Zeit gegeben in ihrem Kalender nachzuschauen und rechtzeitig Rückmeldung zu geben, ob sie an diesem Termin erscheinen können. Dies gibt Ihnen wiederum die Möglichkeit, die Anzahl der Gäste besser einzuschätzen. Bedenken Sie, dass insbesondere in der Weihnachtszeit die Kalender oft von vielen privaten Terminen und sozialen Veranstaltungen gefüllt sind.

Bestandteile der Einladung

Hier geht’s zum Weihnachtsfeier Ratgeber
im PDF-Format