Sie sind auf der Suche nach einer passenden Ticketing Software und wollen zukünftig Ihre Event-Tickets online verkaufen?  Das ist ist ein guter Schritt weg von überfüllten Mail-Posteingängen, unübersichtlichen Excel-Tabellen und dauerhaft klingelnden Telefonen. Der Trend dazu, Event-Tickets mittels einer speziellen Software online zu verkaufen, ist nicht mehr zu bremsen. Die Event Inc Experten zeigen, was es bei der Auswahl der richtigen Software zu beachten gilt.

Eine Ticketing Software hat primär zwei Vorteile für Eventplaner und Entscheider. Der erste ist die Automatisierung vieler Prozesse die im klassischen Eventmanagemnet noch händisch ausgeführt werden und unnötig Zeit und Arbeitskraft kosten. Der zweite Vorteil ergibt sich aus dem Anspruch der Kunden, Event-Tickets einfach und unkompliziert online erwerben und verwalten zu können. Dabei spielen mobile Endgeräte eine zunehmend entscheidende Rolle. Das Angebot an Software-Lösungen um Event-Tickets online zu verkaufen ist groß und entsprechend unübersichtlich. Im Folgenden werden 10 Faktoren aufgezeigt, welche Fragen es auf der Suche nach der passenden Ticketing Software zu beantworten gilt.

1. Zuverlässigkeit der Event-Software

Wenn die Entscheidung für eine Ticketing Software fällt und ein bestehendes System ersetzt, muss diese zuverlässig sein. Ausfälle im falschen Moment sind Stolpersteine und können am Ende bares Geld kosten oder den Ruf der Veranstaltung schädigen. Ein simpler Weg die rein technische Zuverlässigkeit einer Software zu bestimmen, ist die “Uptime”, also die Verfügbarkeit einer Plattform zu testen. Jeder Ausfall bedeutet, dass Nutzer keine Tickets kaufen können oder möglicherweise sogar keinen Zugriff auf ihre Daten bekommen. Online-Portale wie Currently Down zeigen, ob und wann Websites Ausfälle hatten und geben so einen Überblick zur technischen Zuverlässigkeit. Eine Recherche in den sozialen Netzwerken zeigt anhand von Kommentaren und möglichen Beschwerden anderer Nutzer, welche weiteren Probleme es mit der entsprechenden Software geben kann.

2. Sicherheit des Anbieters

Beim Verwalten von Daten über eine Software-Lösung muss der Sicherheitsgedanke unbedingt als Auswahlkriterium beachtet werden. Neben den Daten des Veranstalters sind auch die Kundendaten als äußerst sensibel einzustufen. Im Zeiten von Datenspionage und Cyber-Kriminalität gilt es besonders darauf zu achten, dass der Software-Anbieter die Sicherheitsstandards der PCI (Payment Card Industry) erfüllt. Populärere Anbieter von Ticketing Software bieten durch ihren Bekanntheitsgrad den Vorteil, dass Nutzer ihnen mehr Vertrauen entgegenbringen und eher bereit sind über den angebotenen Dienst Tickets zu kaufen. Obwohl SSL (Secure Sockets Layer) heute eigentlich der Standard ist, sollten Sie im Zweifelsfall erfragen, ob der von Ihnen gewählte Anbieter das sichere Netzwerkprotokoll nutzt.  den sicheren Ein nur schwer zu überprüfender Faktor ist die Anzahl der Sicherheitsspezialisten die ein Unternehmen beschäftigt, um den reibungslosen Ablauf zu garantieren.

3. Zugriff auf alle Daten

Ein zuverlässiger Partner für den online Verkauf von Event-Tickets sollte einen umfassenden und uneingeschränkten Zugriff auf alle gesammelten Daten zulassen. Angefangen bei verkauften Ticktes, bis zum Erfolg etwaiger Marketing-Aktionen sollten Planer und Entscheider freien Hand bei der Einsicht der Daten haben. Monatliche Updates oder spezielle Daten nur auf Anfrage behindern ein schnelles und effektives Handeln. In diesem Kontext ist zudem zu beachten, dass Daten exportiert werden können, sollte die Zusammenarbeit mit dem Software-Anbieter beendet werden – mit anderen Worten: Die Daten sollten dem Veranstalter gehören, nicht dem Software-Anbieter.

4. Aufbereitung der Datensätze

Besonders kleinere Veranstalter sind darauf angewiesen, dass die ausgelesenen Datensätze aufbereitet werden. Kryptische Zahlen und zusammenhanglose Datencluster bieten nur bedingt Einsicht und lassen keine präzisen Schlüsse zu. Besonders wenn eine Ticketing Software für mehrere Veranstaltungen genutzt wird, sollten die gesammelten Daten aufbereitet werden, um Tendenzen abzulesen, Prognosen zu erstellen und zielgerichtete Änderungen anstreben zu können. Welche Marketing-Kampagne hat am meisten Ticketverkäufe generiert, wo werden die meisten Tickets abgesetzt und welche Art von Ticket verkauft sich besonders gut? Ohne eine entsprechende Aufbereitung und Bereitstellung bleibt viel Potential ungenutzt.

5. Das Nutzererlebnis der Ticketing Software

Das Nutzerlebnis einer Ticketing Software ist einer der entschiedensten Faktoren für den erfolgreichen online Verkauf von Event-Tickets. Neben der Aufmachung des Userinterface (Benutzerschnittstelle), also der optischen Maske, die Nutzer zum Bestellen von Tickets nutzen, ist die Performance der Software ein entscheidender Faktor. Ob die Aufmachung nutzerfreundlich und der Buchungsvorgang logisch ist, lässt sich am besten durch einen Selbsttest eruieren. Auf technischer Ebene gilt es auf harte Zahlen zu setzen. So legt eine Studie von kissmetrics offen, dass 23 % aller Kunden beim Online-Shopping vor dem Kauf abspringen, wenn ein neues Nutzerkonto vor der Transaktion eingerichtet werden muss. Forbes führt an, dass verlängerte Ladezeiten einen signifikanten Rückgang in Verkaufszahlen bedeuten können.

6. Ticketing Software auf mobilen Endgeräten

Die Bedeutung von mobilen Endgeräten wie Smartphones oder Tablet-PCs ist jedem Event-Planer und Entscheider bewusst. Mobile Endgeräte haben in absoluten Nutzerzahlen den PC bereits übertroffen. So verwundert es nicht, dass mehr Suchanfragen auf Google via Smartphone und Tablet getätigt werden als über de klassischen Computer. Facebook verbucht sogar 75% aller Besuche über mobile Geräte. Für Event-Planer und Entscheider sollte bei der Auswahl einer Ticketing Software die Kompatibilität mit mobilen Endgeräten also keine Option sein, sondern ein Muss. Es gilt vor der endgültigen Entscheidung für einen Anbieter die mobile Portierung zu testen, um die Qualität und das Nutzererlebnis zu prüfen.

7. Support

Event-Planer und Entscheider wissen: Probleme kommen meistens nicht Montag bis Freitags zwischen 10:00 Uhr und 16:00 Uhr auf, sondern zu unmöglichen Uhrzeiten und möglichst unpassenden Situation. Ein Ausfall der Software am Eröffnungstag ist ein absolut valides Szenario. In einer solchen Situation ist ein starker Support gefragt. Neben der umfassenden Erreichbarkeit von technisch geschultem Personal, ist für größere Veranstaltungen ein persönlicher Ansprechpartner mit umfassendem Wissen zu dem jeweiligen Event ein entscheidender Faktor. Auch im Vorfeld einer Veranstaltung sollte ein umfassender Support verfügbar sein, um Ratschläge und Anregungen zu geben.

8. Funktionalität während der Veranstaltung

Besonders bei größeren Veranstaltungen mit mehreren Eingängen ist eine Ticketing Software gefordert die zuverlässig in Echtzeit  synchronisiert, um Engpässe zu vermeiden. Kaum eine Veranstaltung kommt ohne Teilnehmer aus, die ihre Tickets vergessen. Eine Funktion, um schnell die Gästeliste einzusehen und Teilnehmer manuell einzuchecken, spart Zeit und entlastet den Helpdesk. Idealerweise unterstützt die Ticketing Software auch den vor Ort Verkauf von Tickets, gibt Auskunft über verbleibende Kontingente und ermöglicht den bargeldlosen Verkauf. Für Events in Gebieten mit schlechter Netzabdeckung sollte der Software-Anbieter eine Lösung anbieten, die den reibungslosen Ablauf garantiert.

Fazit – Lassen Sie sich bei der Auswahl einer Ticketing Software Zeit

Bei der Wahl der passenden Ticketing Software gilt es viele Faktoren zu bedenken, um die bestmögliche Auswahl zu treffen. Doch lohnt es sich, sich eingehend mit der Thematik zu beschäftigen, da die passende Software-Lösung nicht nur Veranstaltern und Planern viel Arbeit erspart und die Ticketverkäufe steigert, sondern auch für Teilnehmer eine positivere Erfahrung verspricht. Die Wahl der passenden Software ist also eine Win-Win-Situation

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