Glanz, Glamour und Glitzer: Ein Gala-Event ist vor allem eines, elegant. Damit das Event erfolgreich wird ist, wie in der gesamten Eventbranche, gute Planung unverzichtbar. Welche Aspekte Sie dabei berücksichtigen müssen und welche Bestandteile der Planung besonderer Beachtung bedürfen erfahren Sie im folgenden Artikel.
In den meisten Fällen handelt es sich bei einer Galaveranstaltung um ein formelles Event. Dies bedeutet, es gibt einen Dresscode, ein (gesetztes) Dinner, Live Musik und Entertainment in Form von Standardtänzen. Eine Gala kann aber auch ein gewöhnliches gesellschaftliches Fest sein. In beiden Fällen kann eine Galaveranstaltung die Bekanntheit einer Marke steigern und den Ruf einer Unternehmung verbessern. Insbesondere wenn es sich um eine geschäftliche Gala handelt, können Investoren und A-Kunden beeindruckt werden. Die Event Inc Redakteure haben die Top 10 Tipps für die Planung einer Galaveranstaltung für Sie zusammen getragen und zeigen, wie Sie Ihr Unternehmen in einem positiven Licht dastehen lassen können.
1. Das passende Thema auswählen
Eine Galaveranstaltung, die einem Thema unterliegt, ist oft lebhafter als die Übrigen. Die Wahl eines Themas gibt dem Eventplaner die Möglichkeit, seiner Kreativität freien Lauf zu lassen. Ein Thema kann sich dabei beispielsweise auf die Jahreszeit oder auf eine spezifische Branche beziehen. Wenn Sie sich für ein Thema entscheiden, dann bestimmt dies auch das Entertainment-Programm. Wenn das Motto “Casino-Abend” lautet, dann besteht die Abendunterhaltung aus verschiedenen Kartenspielen und Roulette.
2. Ein Komitee bilden
Ein Komitee sollte so früh wie möglich gebildet werden. Bei der Auswahl der Mitglieder sollte darauf geachtet werden, dass es Personen sind, die ein großes Netzwerk an Freunden und für das Thema relevanten Personen haben. Allgemein ist es wichtig, dass Expertise im Bereich der Eventplanung vorhanden ist. Die beteiligten Personen sollten so unterschiedlich wie möglich sein, um möglichst viele Meinungen zu der Planung der Galaveranstaltung zu betrachten und zu vereinen. Für die erfolgreiche Durchführung eines Events werden nicht nur Planer, sondern auch Beteiligte gebraucht, die während des Events proaktiv arbeiten.
3. Konkrete Ziele setzen
Welche Absicht steckt hinter der Galaveranstaltung? Möchten Sie beispielsweise neue Kunden gewinnen oder ein neues Produkt launchen? Bei einer Gala kann es sich auch im eine Charity Veranstaltung handeln, mit deren Hilfe Sie etwas für einen guten Zweck tun wollen. Von Beginn an sollte klar sein, was die Absicht hinter der Gala ist. Nur dann können Sie auch sinnvolle Ziele setzen, um dies zu erreichen. Dabei ist darauf zu achten, dass das Ziel spezifischer ist als lediglich den Wunsch nach mehr Ticketverkäufen. Die gesetzten Ziele können beispielsweise sein:
- Eine bestimmte Anzahl an Social Media Shares erreichen (z.B. durch die Etablierung eines Hashtags)
- X Verkäufe nach Y Wochen nach der Galaveranstaltung
- Einen besseren ROI erreichen.
Auch wenn es wichtig ist, Ziele zu setzen, sollte der Fokus nicht nur darauf liegen, eine bestimmte Zahl von z.B. Verkäufen zu schaffen. Am wichtigsten ist es, wenn Sie etwas aus der Galaveranstaltung lernen.
4. Kosten kalkulieren und analysieren
Bevor die richtige Planung der Galaveranstaltung beginnt, muss die Unternehmung ein maximal verfügbares Budget festlegen. Der Zeitplan für die Organisation wird zwar je nach Event variieren, aber einige Kostenpositionen sind in jedem Event enthalten, beispielsweise Essen, Trinken, Werbung und Dekoration. Während der Planung muss das Budget immer im Auge behalten werden, um kein negatives Ergebnis zu erhalten.
Kosten analysieren – Quelle: pexels.com
5. Sponsoren an Bord holen
Auch wenn Ihr Unternehmen viel Geld für die Organisation einer Galaveranstaltung zur Verfügung hat, braucht es oftmals trotzdem Unterstützung von einem Sponsor. Wenn Sie anderen Firmen einen Werbeplatz auf Ihrer Gala anbieten, können Sie im Gegenzug wichtige Gegenstände für Ihr Event von diesem Unternehmen zu günstigen Konditionen bekommen. Um einen passenden Sponsor zu finden, müssen Sie ein großes Netzwerk an Personen haben. Kennen Sie beispielsweise einen Location Besitzer, so kann dies der Schlüssel zu einer günstigen Eventlocation für Ihre Galaveranstaltung sein.
6. Die angemessene Location buchen
Wenn Sie ein formelles Event veranstalten, dann sollten Sie eine angemessene Location für dieses Event mieten. Zum Glück herrscht in den deutschen Metropolen keine Knappheit an High-End Eventlocations. Dies beinhaltet sowohl zeitgenössische Architektur als auch historische Bauten. Einige der Locations gelten in der eigenen Stadt sogar als eine Art Wahrzeichen.
Sie sollten sich ebenfalls darüber im Klaren sein, ob Sie eine schlichte Lokalität für Ihre Galaveranstaltung wollen oder eine, die unter einem bestimmten Motto steht. Wenn Sie eine Galaveranstaltung planen, die eine Festival-Struktur hat, dann sollten Sie darauf achten, dass die Location bekannt für einen tollen Außenbereich ist.
7. Das Entertainment-Programm festlegen
Eine Gala ist kein Event, dass komplett ohne Entertainment stattfindet. Häufig wird in Begleitung klassischer Musik getanzt. Die musikalische Begleitung wird in den meisten Fällen von einem Orchestra übernommen. Um sich von anderen Galas zu unterscheiden, kann ein Thema für die Veranstaltung festgelegt werden oder ein Maskenball veranstaltet werden.
Beim Entertainment einer Galaveranstaltung muss es sich allerdings nicht nur um ein Orchestra handeln, auch ein DJ kann für musikalische Unterhaltung sorgen. Auch hier ist es möglich, eine Vielzahl an klassischen Liedern spielen zu lassen.
Entertainment – Quelle: pexels.com
8. Das Catering auswählen
Wenn es sich um eine formelle Galaveranstaltung handelt, sollte auch das Essen dementsprechend aufbereitet werden. Hierbei ist es zu empfehlen, Catering-Firmen auszuwählen, die auf formelle Events spezialisiert sind. Wenn Sie den passenden Caterer gefunden haben, steht noch die Entscheidung über die Dinner-Form bevor. Hierbei können Sie grundsätzlich zwischen Buffet oder Gänge Menü wählen.
Neben den offensichtlichen Faktoren ist es wichtig, dass Sie sich um kleine Leckerbissen während des Empfangs kümmern. Ein Beispiel hierfür können kleine Käsespieße sein, die von Kellern im Dress Code serviert werden. Wenn es um Getränke geht, können Sie viele Ihrer Gäste mit einer Martini Bar glücklich machen.
9. Die Marketing- und PR-Strategie entwickeln
Eine Galaveranstaltung muss, genauso wie jedes andere Event auch, vermarktet werden. Während Sie viel durch Social Media erreichen können, dürfen Sie die jedoch Offline-Maßnahmen nicht vernachlässigen. Für Social Media gibt es folgende Punkte zu beachten:
- Einen Event Hashtag nutzen
- Eine offizielle Event Page auf Facebook einrichten
- Crossmediale Nutzung: Facebook, Twitter, Instagram, Snapchat usw. Für Firmenevents sind LinkedIn und Xing empfehlenswert.
Die Nutzung von Social Media Marketing sollte auch die Hilfe von Marken-Befürwortern, Affiliates, Sponsoren und andere branchenbezogene Influencer beinhalten, damit weitere Follower generiert werden können.
Bei der Nutzung von Offline-Maßnahmen ist es empfehlenswert, einen Flyer als Einladung abzuschicken. Durch einen individuell gestalteten Briefumschlag und das Format einer Grußkarte können Sie Aufmerksamkeit erregen und sich zugleich von anderen Anbietern abgrenzen. Diese Einladung sollte alle notwendigen Informationen enthalten, beispielsweise wie Online-Reservierung von Tickets.
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10. Freiwillige Helfer organisieren
Fachlich geschultes Personal ist in vielen Bereich einer formellen Galaveranstaltung unverzichtbar. Nichtsdestotrotz ist die Organisation von freiwilligen Helfern eine kostensparende Möglichkeit. Auch hierfür ist es hilfreich, wenn Sie ein großes Netzwerk zur Verfügung haben. Sie können während des Empfangs die Erfrischungen servieren und dazu beitragen, dass das Event nach Plan verläuft.
Fazit zur Planung einer Galaveranstaltung
Eine Galaveranstaltung versucht immer, eine tolle Zeit für die Gäste zu kreieren. Mit einer gut geplanten und somit erfolgreichen Galaveranstaltung werden Sie das Image Ihrer Marke verbessern und eine größere Fan-Basis für Ihr Unternehmen erlangen.
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