Event Catering – 6 Tipps für ein erfolgreiches Event Catering

Mit dem passenden Catering entscheiden Sie nachhaltig über das Image Ihres Events. Dabei muss es kein drei Sterne Lunch oder Dinner sein, um Teilnehmer zu begeistern. Mit den passenden Erfrischungen und Snacks halten Sie Ihre Teilnehmer nicht nur bei Laune, sondern vermitteln auch einen prägenden Eindruck. Die Event Inc Experten zeigen Ihnen, welche Tipps Sie beim Planen eines Event Catering beachten sollten, damit Ihr Event ein voller Erfolg wird.

Im folgenden finden Sie Anregungen für die Planung und das Angebot für ein gelungenes Event Catering. Den passenden Caterer für jede Veranstaltung finden Sie bei Event Inc. Ob Business-, Hochzeits- oder Film-Catering, Event Inc. listet die angesagtesten Caterer für Deutschland, Österreich und die Schweiz.

1. Event Catering – Wissen wer die Teilnehmer sind

Zu wissen wer an einem Event teilnimmt ist im Kontext des Caterings entscheidend. So werden die Teilnehmer eines Business-Events eine gewisse Erfahrung und Erwartungshaltung mitbringen. Je nach Alter der Teilnehmer variiert die Experimentierfreudigkeit und Akzeptanz für ausgefallene Speisen und Getränke. Für die Auswahl des richtigen Caterings können folgende Anhaltspunkte hilfreich sein:

• Das Alter der Teilnehmer
• Die kulinarischen Vorlieben der Teilnehmer
• Der Grad der Professionalisierung der Teilnehmer.

Heute gibt es mehr Ernährungsrichtungen als jemals zuvor. Um den Teilnehmern möglichst gerecht zu werden ist es entscheidend, dass Sie möglichst früh in Erfahrung bringen, welche Einschränkungen oder Wünsche zu beachten sind. Kommunizieren Sie aktiv, dass Sonderwünsche geäußert werden können, um Ihren Teilnehmern schon vor dem eigentlichen Event einen positiven Eindruck von dem Catering-Erlebnis zu vermitteln. Erfolgt die Auswahl des Caterers schon vor dem Einholen von Informationen bezüglich möglicher Sonderwünsche, ist darauf zu achten, dass dieser mindestens folgende Sonderwünsche berücksichtigen kann:

• Allergien wie Laktoseintoleranz und Nuss-Allergien
• Unverträglichkeiten wie Gluten-Unverträglichkeit
• Religiöse Speisegesetze wie koscheres Fleisch
• Ernährungsweisen wie Vegetarismus und Veganismus

Egal wie gut Sie sich über die Teilnehmer und deren Vorlieben beziehungsweise Sonderwünsche informieren, jeden Gast zufriedenzustellen ist nahezu unmöglich. Um eine möglichst hohe Zahl der Teilnehmer zu überzeugen, sollte eine Auswahl an Speisen und Getränken angeboten werden, so dass die Teilnehmer eine Wahl haben und im Zweifelsfall auf ein alternierendes Angebot wählen können.

Die Zusammensetzung der Gäste bestimmt die Art  des Catering

2. Event Catering –  Die Auswahl des richtigen Caterers

Recherchieren Sie vor der endgültigen Entscheidung für einen Caterer sorgfältig, ob dieser im Sinne von Qualität, Präsentation und Zuverlässigkeit Ihre Anforderungen erfüllt. In diesem Kontext sollte ebenfalls ein Augenmerk auf den Fakt gelegt werden, dass sich viele Caterer spezialisiert haben. Überlegen Sie, ob sie die Ansprüche der Teilnehmer mit dem Angebot des Caterers konform gehen. Event Inc hilft Ihnen durch eine verfeinerbare Auswahl bei der Suche nach dem passenden Caterer. Erstklassige Sterneküche und exotische Cocktails wissen in Restaurants zweifellos zu überzeugen. Bei der Ausrichtung des Caterings für Ihr nächstes Event sollte dieser Ansatz aber nicht als Maßstab dienen. Übermäßig komplizierte Rezepte, exquisite Zutaten und aufwendige Cocktails steigern Verwaltungsaufwand und Kosten enorm. Mit einem minimalistischen Ansatz lassen sich Teilnehmer genau so gut begeistern. Ausführung und Qualität sind die beiden entscheidenden Stichpunkte, wenn es darum geht einen nachhaltig positiven Eindruck zu erzeugen. In diesem Sinne sind die Präsentation und ein stimmiges Timing die zentralen Faktoren für ein gelungenes Event Catering.

3. Event Catering – Im Zweifel lieber großzügiger kalkulieren

Eventplaner und Entscheider wissen, dass es kaum eine unangenehmere Situation gibt als zu knapp kalkulierte Verpflegung für Teilnehmer. Das Catering ist ein moderates Mittel, um bei einem Event ein positives Image und die Großzügigkeit des Veranstalters zu vermitteln. Bleibt die ausreichende Versorgung der Teilnehmer jedoch aus, wird dies dem Veranstalter in der Regel negativ angerechnet. Schon der Versuch einer Reduzierung im Bereich des Caterings kann dem Image schaden. Eine enge Absprache mit dem Caterer garantiert einen reibungslosen Ablauf. Achten Sie in diesem Sinne bei der Auswahl des Caterers nicht nur auf die Qualität und das Angebot, sondern auch auf Erfahrungen des Anbieters mit der von Ihnen eingeplanten Teilnehmerzahl. Einen guten Einstieg garantieren Sie mit einem breiten Angebot an Getränken zur Begrüßung. Findet hier jeder Teilnehmer bereits ein Getränk nach seinem Geschmack ist die Grundlage für ein erfolgreiches Event Catering bereits gelegt.

Im Zweifel lieber etwas großzügiger kalkulieren

4. Event Catering – Kosten sparen durch exakte Planung

Ob ein Abendessen mit 600 Teilnehmern, ein Sommerfest für eine kleine Belegschaft oder ein informeller Empfang mit Sekt und Canapés – die Art des Events bestimmt die Anforderungen an das Catering. Dabei können die Kosten schnell zu einem belastenden Faktor werden. Da die Qualität jedoch nie leiden sollte, müssen Event-Entscheider und Planer über die Organisation der Veranstaltung Kosten einsparen. Als einfachstes Mittel ist in diesem Kontext die Limitierung der Teilnehmerzahl zu nennen. Eine intimere Veranstaltungen mit einen exklusiveren Auswahl an Teilnehmern spart nicht nur offensichtlich Kosten durch die geringere Teilnehmerzahl, sondern lässt gegebenenfalls ein alternative Form des Event Caterings zu. Ein weiterer Ansatzpunkt ist die Verkürzung des Events und die damit einhergehende Ersparnis von regelmäßig angereichten Erfrischungen.

5. Event Catering – Zeitmanagement

Das Zeitmanagement ist ein entscheidender Faktor bei einem Event und muss von Veranstalter und Caterer gemeinsam gestaltet werden. Ziel ist es, einen möglichst reibungslosen Ablauf des Events zu gewährleisten und die Teilnehmer zu jederzeit gut unterhalten und gut versorgt zu wissen. Abhängig von der Art des Events und der damit einhergehenden Art des Caterings müssen Veranstalter darauf bauen können, dass der Caterer ein angemessenes Gespür für das richtige Timing hat. Ein weiterer Faktor im Kontext des Zeitmanagements ist die rechtzeitige Buchung des Caterings. Ob bei einem externen Caterer oder bei der Versorgung Ihrer Gäste durch die Küche der ausgewählten Location, sollten Sie mindestens drei Wochen vor dem Event das Catering gebucht haben, um flexibel auf Änderungswünsche der Teilnehmer reagieren zu können.

Mit dem richtigen Zeitmanagement steht und fällt das Catering

6. Event Catering – Green Catering als Alternative

Eine Alternative zum klassischen Catering bildet das Green Catering. Hier wird verstärkt auf Nachhaltigkeit gesetzt. Viele hauseigene Küchen, als auch Catering-Unternehmen bieten mittlerweile nachhaltige Speisen und Getränke an. Zur Auswahl stehen oftmals regionale und saisonale Produkte, welche niedrige Emissionswerte bei der Anlieferung garantieren. Bio-Produkte sprechen für ein nachhaltiges und artgerechtes Wirtschaften der produzierenden Betriebe. Fair gehandelte Produkten setzen auf verbesserte Arbeitsbedingungen für Erzeuger und Produzenten. Fällt die Wahl auf ein Green Catering, ist es entscheidend, dass dies den Teilnehmern aktiv kommuniziert wird. Erst wenn sich die Teilnehmer bewusst sind, welchem Sinn das Catering folgt, erzeugt das Green Catering auch einen Marketing-Mehrwert, da Ihnen der Gedanke der Nachhaltigkeit positiv ausgelegt wird.

Event Catering – Das Fazit der Event Inc Experten

Essentieller Bestandteil eines erfolgreichen Events ist das Catering. Damit dieses gelingt und von Gästen und Teilnehmern positiv wahrgenommen wird, ist es unerlässlich, dass Event-Planer und Entscheider ein klares Bild davon haben, wer die Zielgruppe ist und wie sie sich zusammensetzt – erst dann geht es an die Auswahl von Speisen und Getränken. Professionelle Caterer unterstützen Sie bei der Auswahl und Zusammenstellung von Menüs, sollten aber auch über eine gewisse Erfahrung in der praktischen Durchführung verfügen, damit das geplante Zeitmanagement auch eingehalten wird.